10 tapaa säästää tulostuskustannuksia

Samuli Kotilainen

10 tapaa säästää tulostuskustannuksia

Tulostaminen voi olla hirvittävän kallista puuhaa. Yrityksiltä kuluu pahimmillaan jopa useita prosentteja liikevaihdosta tulostamisen kustannuksiin. Kodeissakin väripatruunoihin laitetaan helposti satoja euroja vuodessa. Onneksi myös kulujen vähentämiseen on runsaasti keinoja.

1. Tee säästäminen helpoksi

Tulostamisen kuluja voi pienentää monella tavalla. Ongelma on lähinnä siinä, miten tehdä säästävien säätöjen käyttö helpoksi. Joskus tarvitaan parasta laatua, joskus kelpaa säästölaatu. Asetuksia ei tarvitse olla aina muuttamassa, kun tekee eri profiileista erilliset tulostinajurit.

Tämän voi tehdä esimerkiksi Windowsissa niin, että kirjoitin asennetaan normaalisti uudestaan, ja malliksi valitaan sama kuin aiemmin. Ajuria asennettaessa Windows kysyy, käytetäänkö jo olemassa olevaa ajuria. Kun tähän vastaa kyllä, tulostinajurista syntyy kopio, jolle voi antaa erilaiset asetukset. Tulostimen nimen perään kannattaa laittaa merkintä laadusta, ja oletustulostimena kannattaa tietenkin pitää säästölaatua.

2. Älä mene valmistajien musta-ansaan

Väritulostimissa valmistajat vetävät yleensä kotiin päin musteen kulutuksessa, sillä musta väri on yleensä oletusarvoisesti säädetty tehtäväksi muita värejä yhdistämällä. Vaativassa väritulostuksessa jälki on tällöin parempaa, mutta arkitulostuksessa komposiittimusta on naurettavaa tuhlausta.

Kun musta rakennetaan punaisesta, sinisestä ja vihreästä, väriä voi kulua jopa kolme kertaa enemmän kuin valmista mustaa käyttämällä. Tulostimen ajureista kannattaakin etsiä kohta, jossa mustat alueet määritellään tulostettavaksi mustalla värillä.

3. Kaksipuoleisuus on iso asia vihreydelle

Kun puhutaan tulostamisen vaikutuksista ilmastonmuutokseen, tärkeintä ei ole itse tulostimen sähkönkulutus vaan paperi. Paperiarkin valmistamiseen kuluu jopa kymmenkertainen määrä sähköä arkille tulostamiseen verrattuna. Ja paperihan tehdään kaadetuista puista, jotka eivät ole enää poistamassa hiilidioksidia ilmasta.

Helppo tapa vähentää paperinkulutusta on käyttää kaksipuoleista tulostusta. Tätä helpottaa suuresti tulostimen duplex-ominaisuus (usein d-kirjain tyyppimerkinnässä), joka kääntää paperin laitteen sisällä. Kaksipuoleisuus kannattaa tehdä oletusarvoiseksi kaikkiin tulostinajureihin. Paperin kulutus vähenee yritysympäristössä tyypillisesti 25 prosenttia, mikä merkitsee myös suurta rahallista säästöä.

Monilla tulostimilla yhdelle arkille saa myös tulostettua useita sivuja. Pitkiä asiakirjoja tulostettaessa kaksi, neljä tai jopa kahdeksan sivua arkille voi olla hyvä vaihtoehto.

4. Älä säästä väärässä paikassa

Tulostimen ostohintaa ei kannata tuijottaa liikaa, sillä hintalappu on lähinnä silmänlumetta. Todelliset kustannukset – ja valmistajien suurimmat katteet – tulevat musteista. Monesti jo yhden täyttökerran mustekasetit maksavat tulostimen hinnan tai enemmänkin. Kaiken huipuksi monet tulostimet myydään erikoispienillä mustekaseteilla, jotka täytyy vaihtaa pian.

Mustekasettien hinnan lisäksi kannattaa ottaa huomioon kasettien riittoisuus. Avuksi tämän selvittämisessä ovat esimerkiksi Tietokone-lehden vertailut, joissa musteiden riittävyys on mitattu.

5. Tulosta vedoslaadulla – säästä väriä

Melkein kaikissa tulostimissa on erillinen vedoslaadun asetus (esimerkiksi draft tai economy), joka säästää rutkasti mustekuluissa. Yleensä kulutus putoaa ainakin puoleen. Joissakin testeissä on saatu jopa viisi kertaa enemmän tulosteita kuin normaalilaadulla. Arkitulostuksessa vedoslaatu kannattaa usein laittaa oletusasetukseksi.
Kannattaa myös miettiä, tarvitseeko lainkaan väriä tulosteisiin. Jos määrittelee tulosteet tulostinajurissa mustavalkoisiksi, säästää kalliita värejä.

6. Harkitse tarvikekasetin käyttämistä

Mustekasettien täyttäminen ja tarvikekasettien ostaminen herättää suuria tunteita. Printterivalmistajat eivät tarvikkeista pidä, sillä mustekasettien kauppa on monesti valmistajan tärkein tulonlähde. Tarvikekasettien käyttäjiä uhkaillaan huonolla tulostuslaadulla, suuttimien tukkeutumisella ja muilla ongelmilla.

Ainakin laatuväitteissä on usein kieltämättä perää, mutta toisaalta tarvikekasettien hinnat ovat selvästi edullisempia. Jos tulostuslaadulla ei ole suurta merkitystä, tarvikekasettia käyttämällä voi säästää rahaa. Monissa uusissa tulostimissa tarvikevärien käyttö on tosin estetty.

7. Käytä virransäästöä

Varsinkin lasertulostimet käyttävät paljon sähkövirtaa. Siksi niiden virransäästötiloja kannattaa ehdottomasti käyttää hyväksi. Virransäästön asetukset kannattaa tarkistaa tulostimen asetuksista. On kuitenkin hyvä muistaa, että säästötilassakin kuluu tyypillisesti virtaa parikymmentä wattia. Tulostimen eliniän aikana voidaan puhua jo kolminumeroisesta eurosummasta. Tulostimet kannattaa siksi sammuttaa mahdollisimman usein.

8. Keskitä tulostaminen

Jos toimistossa on tulostin jokaisella pöydällä, tulostus tuskin on edullista. Tulostuksen keskittäminen suuriin verkon monitoimikoneisiin voi säästää reilusti kuluja. Kunnon laitteissa säästöä tuovat myös edistyneet ominaisuudet, kuten asiakirjojen skannaus verkkolevyille kopioiden ottamisen sijasta ja kaksipuoleinen tulostus. Ja kun tulostimelle pitää kävellä, turhat tulosteet vähenevät kummasti.

9. Älä tulosta kaikkea itse

Valokuvien tulostaminen itse on helppoa, ja jälkikin on lähellä valokuvaliikkeiden paperikuvia. Valokuvatulostimien musteet ovat kuitenkin kalliita, ja niitä kuluu paljon. Postikortin kokoisten kuvien kehittäminen liikkeessä maksaa noin 10–20 senttiä kappaleelta. Itse tulostettuna hinta voi helposti nousta 30–50 senttiin kuvalta.

Kannattaa laskea oman tulostimen käyttämien musteiden ja paperien hinta. Jos kuvien hinta nousee liian suureksi, kannattaa ainakin isommat kuvamäärät teettää muualla. Tilanne on sama, jos mustesuihkutulostimella pitää tulostaa paljon pitkiä asiakirjoja. Kopioliikkeen palvelu saattaa tulla edullisemmaksi.

10. Älä tulosta ollenkaan

Kaikkein paras tapa säästää tulostuksen kuluissa on tietenkin olla tulostamatta ollenkaan. Kannattaa miettiä omia tulostustottumuksia. Tulostanko papereita tai sähköposteja vain nopeaa lukemista varten? Tekstin lukeminen ruudulta voi säästää rahaa, luontoa ja myös aikaa.

Onko kotona tai toimistossa turhaa paperinpyöritystä ja arkistointia? Asiakirjoja voi lähettää paperin sijasta vaikkapa sähköpostilla, ja niitä voi arkistoida tietokoneen kiintolevylle. Paperikopioiden ottamisen vaihtoehtona on taas skannaus tietokoneelle.

Tulostaessa kannattaa käyttää esikatselua. Asiakirjoistakin on monesti järkevää tulostaa vain osa.