Microsoft Office 2007, osa 1/4

Outi Lammi

Microsoft Office 2007, osa 1/4
Tärkeimmät toiminnot esiin

Uusi Office on tehokas työkalu, mutta käyttöliittymän muutokset voivat aiheuttaa harmaita hiuksia. Neliosaisessa sarjassa kerromme, miten saat toimistotyöläisen perustyökalusta enemmän irti.

Microsoft Office 2007:n käyttöliittymän näkyvin – ja tunteita nostattavin – uusi piirre on valintanauha (ribbon). Sen välilehtiratkaisun avulla on muun muassa pyritty tuomaan toimintoja pois valikoiden kätköistä paremmin saataville. Osa toiminnoista on jätetty erillisille lisävälilehdille, jotka näytetään vasta silloin, kun tekeillä olevassa tehtävässä tarvitaan niiden sisältämiä toimintoja.

Käyttöliittymäsuunnittelun asiantuntijat sekä kehuvat että moittivat ratkaisua. Kauan pintansa pitäneestä valikkorakenteesta eroon pääsemistä pidetään hyvänä esimerkiksi siksi, että graafiset kuvakkeet toimivat muistivihjeinä ja vähentävät tarvetta muistaa komentolitanioita ulkoa. Toisaalta kerralla näkyvien toimintojen runsas määrä alati vaihtuvilla välilehdillä on omiaan hämmentämään ja ärsyttämään.

Jos siirtyminen Officen 2007-versioon on ajankohtaista, ei kannata jäädä pohtimaan, miten uuden työvälineensä saisi näyttämään entisenlaiselta. Välilehtiin tottuu pian, ja itse toiminnot ovat jotakuinkin muuttumattomina uudella tavalla järjestellyn pinnan alla. Alkuun päästyä uusi käyttöliittymä voi jopa tehostaa työntekoa alentamalla toimintojen käyttökynnystä. Parhaimmillaan välilehtinäkymä palauttaa oudomman, mutta käyttäjälle hyödyllisen toiminnon mieleen.

Mukauta työkalurivi

Valintanauhan yläpuolella olevan pikatyökalurivin sisältöä on helppo muokata. Siihen kannattaa lisätä omaan käyttöön sopivat painikkeet, jolloin pääsee vähemmällä välilehtien selaamisella.

Pikatyökalurivin oikean laidan nuolella aukeaa lisättävien painikkeiden perusvalikoima. Välilehtien yksittäisten kuvakkeiden pikavalikon Lisää pikatyökaluriville -komennolla voidaan hakea painikkeita ja komentoja valintanauhasta. Muokatun pikatyökalurivin sisältö on käytössä kaikissa uusissa ja aiemmin tallennetuissa asiakirjoissa.

Makrojen ja välilehdiltä puuttuvien toimintojen painikkeet on lisättävä Mukauta-valintaikkunasta, johon pääsee pikatyökalurivin oikean laidan nuolesta avautuvan valikon Lisää komentoja -kohdasta. Valitse komennoista -luettelon Kaikki komennot tai Muut kuin valintanauhan komennot -valikoimista voi tehdä löytöjä. Kannattaa etsiä aikaisemmista versioista tuttuja toimintoja, jotka puuttuvat välilehdiltä tai ovat muuten vaikeasti saatavilla, kuten Wordin automaattinen teksti.

Käyttäjän muokkaama pikatyökalurivi tallentuu .qat -piilotiedostoksi, joka sijaitsee käyttäjäkansioiden piilotetussa alikansiossa \AppData\Local\Microsoft\Office. Esimerkiksi omat Wordin pikatyökaluriviin tehdyt muokkaukset ovat Word.qat-tiedostossa.

Avoinna olevaan dokumenttiin tai malliin voidaan tallentaa oma pikatyökalurivi. Tällöin ensimmäiset painikkeet on siirrettävä Mukauta-valintaikkunan kautta, jossa on samalla vaihdettava pikatyökalurivin tallennuspaikka valitsemalla Mukauta pikatyökaluriviä -luettelosta avoinna olevan aktiivisen tiedoston nimi.

Ryhmittele välilehdet

Pikatyökalurivin tilankäyttöä voi järkeistää lisäämällä siihen kokonaisia välilehtien ryhmiä. Mukauta-valintaikkunassa ne tunnistaa toiminnon nimen oikeassa laidassa olevasta painikkeesta, jossa on alaspäin osoittava nuoli (esimerkiksi Excelin Lisää-välilehden Kaaviot). Painikkeeksi lisätty ryhmä toimii pikatyökalurivin alivalikon tapaan.

Valintanauha mukautuu automaattisesti erilaisiin näyttökokoihin, mutta esimerkiksi kannettavan käyttäjä ilahtunee Ctrl+F1-pikanäppäinkomennosta, joka antaa lisätilaa piilottamalla kuvakkeet ja jättämällä vain välilehtien nimet näkyviin. Nimen valinta näyttää kuvakkeet ja toiminnot.

Alt-näppäin tuo näkyviin näppäinvihjeet, joita noudattamalla valintanauhan toimintoja voidaan käyttää myös ilman hiirtä.

Huom!
Valintanauha ei ole samalla tavalla muokattavissa kuin Officen vanhojen versioiden työkalurivit. Uusien välilehtien ja niiden sisällön käsittely vaativat xml-osaamista. Tarkoitukseen on myös suhteellisen helppokäyttöisiä työvälineitä kuten Ribbon Customizer (pschmid.net), joka tarjoaa mahdollisuuden palauttaa välilehtiviritelmä vanhan Officen valikoiden näköiseksi. Samaan tarkoitukseen on tehty Addintools-apuohjelma (www.addintools.com).