Paperiton toimisto on mahdollinen

Tietokoneet, mobiililaitteet ja internetyhteydet ovat muuttaneet huomattavasti työskentelytapoja. Mutta edelleen laukkuun pakataan kannettavan mukaan nippu papereita ja työpöydät täyttyvät paperipinoista. Paperittomasta toimistosta puhuttiin jo parikymmentä vuotta sitten, mutta dokumentteja ja sähköposteja tulostetaan vielä valtavia määriä – monesti aivan turhaan.

Paperittomasta toimistosta ei ole jostain syystä juurikaan enää puhuttu, vaikka vihreä it on nykyisin muotisana ja sähkönkulutukseen kiinnitetään yhä enemmän huomiota.

Tulostamisesta on tullut monelle rutiinia, vaikka usein dokumentti voitaisiin jättää tulostamatta ja lukea sen sijaan tietokoneen näytöltä. Varsinkin vuosikausia tietokoneita käyttäneille kyseessä on varmasti tottumiskysymys. Pienikokoisten ja välkkyvien kuvaputkinäyttöjen aikana harva viitsi lukea mitään suoraan näytöltä, mutta nykyiset paneelinäytöt ovat hyvin laadukkaita ja tarkkoja.

Sen sijaan että klikkaa tulostus-komentoa, kannattaa kokeilla, miltä dokumentin lukeminen tuntuu tietokoneen näytöltä.

Usein tulostimista vyöryvät paperimassat eivät edes ole mitään laajoja artikkeleita vaan yksinkertaisia listauksia esimerkiksi kokouksessa käsiteltävistä asioista. Tuntuu hölmöltä lukea esityslistaa, varsinkin jos nokan edessä on kannettava tietokone.

Toinen usein täysin turhaan tulostettu dokumentti on sähköpostiviesti, joita on perinteisesti tulostettu paljon ja luettu matkoilla tai säilötty mappeihin. Miksi ei mieluummin lukisi viestiä tietokoneelta ja säilöisi viestejä sähköpostiohjelmaan? Mobiililaitteiden ja langattomien internetyhteyksien yleistyessä sähköpostien tulostamisessa ei ole enää mitään järkeä, kun niihin pääsee käsiksi helposti melkein missä tahansa.

Ja jos kyseessä on kokousmuistio, miksi se pitäisi tulostaa ja jakaa paperilla, kun sama voidaan tehdä nopeammin ja ekologisemmin sähköpostiviestin avulla. Delphin, IDC Meta Groupin ja HP:n tekemän tutkimuksen mukaan yli 40 prosenttia yritysten sisäisestä viestinnästä tapahtuu paperidokumenttien avulla. Sähköpostilla, wikillä ja tiedostojen verkkojaolla voitaisiin helposti vähentää huomattava määrä turhaa tulostamista, mistä tulisi myös selviä säästöjä yrityksille.

Kannettavien tietokoneiden ja mobiililaitteiden yleistyminen tekee tulostuksen vähentämisestä yhä helpompaa. Esimerkiksi junassa paperinipun esille vetämisen sijaan voikin vain avata läppärin kannen ja lukea dokumentit sähköisessä muodossa. Ja matkalle mukaan otettavat paperit, kuten matkasuunnitelmat, aikataulut ja matkakohteiden tiedot, on kätevä koota yhteen vaikkapa pdf-tiedostoiksi ja siirtää mobiililaitteeseen.

Mobiililaitteen suurin etu on sen kätevässä koossa, tietoihin pääsee käsiksi käden käänteessä vaikkapa lentokentän jonossa. Kun opettelee käyttämään laitteen osoitekirjaa, kalenteria ja muistiota, ei paperisia vastineita enää kaipaa.

Kysymys on juuri opettelusta, sillä sähköisiä muistikirjoja ja kämmenmikroja on ollut tarjolla jo vuosikausia ja nykyisin monella on taskussa toiminnot sisältävä älypuhelin. Silti monet kantavat edelleen mukana myös perinteistä kalenteria. Tutusta ja turvallisesta on vaikea luopua, mutta mobiililaitteen edut näkee nopeasti.

Paperikasoista luopuminen on hyvinkin mahdollista. Oikeastaan ainoa mihin tulostinta tulee enemmän käytettyä, on valokuvien tulostaminen paperille. Mutta sekin on vähentynyt, sillä kuvia on helppo katsoa katseluohjelmalla, lähetellä sähköpostilla ystäville tai julkaista netin kuvagallerioihin.

Joka kerta kun tulostin temppuilee, tulostinpäät ovat tukossa tai mustekasetit ovat tyhjiä, tulee mieleen, pääsisikö laitteesta lopullisesti eroon. Tulostimet ovat halpoja, mutta harmittavana piirteenä monissa tulee mukana vain puolitäydet mustekasetit, ja täydet voivat maksaa enemmän kuin uusi tulostin. Vaaditaan melkoista ponnistelua ostaa vain pelkät musteet, jos uuden ja mahdollisesti paremman tulostimen saa tarjouksesta halvemmalla.

Paperitonta toimistoa on kutsuttu myytiksi, mutta tekniikka kehittyy ja maailma muuttuu.

Laskut ja tiliotteet saa jo nyt kätevästi sähköisinä, ja veroehdotukseen tehdyt korjauksetkin pystyy lähettämään sähköisesti. Paperiton toimisto on täysin mahdollinen.