Katsauksessa web-hotellit, yrityksen koti verkossa

Yrityksen omat nettisivut ovat kallis investointi. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse ostaa itse. Usein on järkevämpää sijoittaa valmiit sivut web-hotelli-palveluja tarjoavan yrityksen palvelimelle.

Yritykset avaavat kotisivuja Internetiin palvellakseen asiakkaitaan nopeammin ja tehokkaammin. Firmoja ja niiden tarpeita on monenlaisia: osalle vähän levytilaa ja satunnaiset päivitykset riittävät, kun toiset vastaavasti ovat perustamassa täysimuotoista vuorovaikutteista palvelupistettä.

Otimme katsaukseen merkittävimmät Suomen markkinoilla olevat pk-yrityksille suunnatut web-hotellit ja selvitimme millaisiin tarpeisiin ne soveltuvat. Samalla käymme läpi mitä asioita on valinnassa otettava huomioon, jotta verkkoon siirtyminen onnistuisi kivuttomasti.

Web-hotelli tarkoittaa kokonaisuutta, jossa asiakkaan sivut sijaitsevat palveluntarjoajan koneella, mutta asiakas hoitaa itse niiden päivittämisen. Hotellit lupaavat helppoa ja edullista tapaa Internet-palvelupisteen avaamiseen, sillä asiakkaan ei itse tarvitse huolehtia tarvittavista palvelinlaitteistosta ja -ohjelmistoista, verkkoyhteyksistä tai niiden ympärivuorokautisesta ylläpitämisestä.

WWW-sivut omalla palvelimella ovat myös merkittävä tietoturva-aukko yrityksen lähiverkkoon, jos suojausta ei järjestetä riittävän tehokkaasti. Tällaista osaamista on vielä hyvin harvassa yrityksessä, mikä osaltaan tukee sivujen palvelinylläpidon ulkoistamista. Tällöin yritys ei tarvitse kalliita investointeja, vaan sivujen päivittämiseen riittää jopa tavallinen modeemiyhteys.

Palvelun valinta on sitä vaikeampaa, mitä monimutkaisempaa ratkaisua ollaan rakentamassa. Kevyt muutamien sivujen staattinen yritysesittely palautelomakkeineen ja yhteystietoineen kelpaa sijoitettavaksi melkein minne tahansa. Mikäli sivustolle tulee tuotetietokannan ja tilauspalvelun kaltaista dynaamista sisältöä, on asiakkaan mietittävä myös, missä muodossa yrityksen materiaalit tällä hetkellä ovat. Kovimmat vaatimukset ovat kokonaan dynaamisella palvelulla, jossa sisältö on hallittavissa ylläpitosivujen kautta ja se julkaistaan tietokannoista.

Perusvaatimuksena oma osoite

Yritysten tarpeet ja palveluiden tarjonta vaihteleva runsaasti. Ensimmäisessä vaiheessa onkin mietittävä läpi vaadittavat ominaisuudet ja palveluntaso. Sopivan lähtötason löytäminen on tärkeää, sillä ali- tai ylimitoitetun palvelun vaihtaminen myöhemmin toiseen voi olla hidasta ja tulla kalliiksi. Pahimmassa tapauksessa yrityksen laajenevat tarpeet pakottavat kokonaan vaihtamaan palveluntarjoajaa, mikä voi aiheuttaa lisäkustannuksia ja katkoksen sivujen toimintaan.

Oman domainin eli verkko-osoitteen hankinta on perusteltua kaikille yrityksille. Vielä joitain vuosia sitten yrityspalveluitakin tarjottiin epämääräisillä palveluntarjoajan osoitteen alle piilotetuilla sivuilla. Sisällön määrä Internetissä kasvaa kuitenkin koko ajan, ja oma osoite on nykyään perusedellytys palvelun löytämiselle ja yrityksen verkkoimagon uskottavuudelle. Oman osoitteen rekisteröinti ei ole enää edes kallista.

Yleensä suomalaisen yrityksen kannattaa hankkia niille tarkoitettu fi-päätteinen osoite, joita hallinnoi viestintävirasto (entinen telehallintokeskus). Kansainväliset com-, net-, ja org-osoitteet ovat hyvä valinta silloin, kun yritys palvelee myös ulkomaisia sidosryhmiä tai fi-osoitetta ei saada.

Riittävästi levytilaa

Web-hotellipalvelun peruskomponentti on palveluntarjoajalta vuokrattava levytila. Yksinkertaisten sivujen kanssa voi lähteä liikkeelle muutamista kymmenistä megatavuista, mutta raskas palvelukokonaisuus vaatii helposti jo satoja megatavuja tilaa. Sivuston rakentaja pystyy parhaiten arvioimaan sen nykyisen ja tulevan tilantarpeen.

Hotellipalveluiden peruspaketteihin on yleensä liitetty myös joitakin sähköpostiosoitteita, määrä vaihtelee parista kolmesta muutamaan kymmeneen kappaleeseen. Jos osoitteita ei ole ennestään olemassa, on tämä helppo tapa saada myös sähköposti kulkemaan saman kokonaisuuden rajoissa. Sähköpostipalveluissa ei yleensä ole suuria eroja. Tavallisesti postien lukemiseen käytetään POP3-protokollaa.

Jos sähköpostia aiotaan lukea useammista paikoista, esimerkiksi kotoa ja työpaikalta, on IMAP4-pohjainen ratkaisu yleensä toimivampi. Tällöin postit säilyvät palvelimella ja ovat aina tarkistettavissa. Mikäli sähköpostissa siirretään paljon liitteitä, on levytilalla merkitystä. 10 megatavuakin loppuu tällöin nopeasti kesken.

Kaikki tästä eteenpäin riippuukin täysin yksilöllisesti yrityksen tarpeista ja osaamisesta. Sopivan palvelun löytämiseksi on käytävä tarkkaan läpi millaista sivustoa ollaan perustamassa. Kevyt yritysesittely tai dynaaminen kauppapaikka asettavat palveluntarjoajalle täysin erilaiset vaatimukset ja yrityksellä saattaa olla jo esimerkiksi tietokanta sellaisessa muodossa, jonka julkaiseminen Web-sovelluksena asettaa vaatimuksia hotellipalvelulle.

Kasvuvara kannattaa

Suurin osa tämän markkinakatsauksen palveluista on mitoitettu kevyiden sivustojen tarpeisiin, joissa niin kävijä- kuin liikennemäärätkin ovat kohtuullisen pieniä. Useimmilla yrityksillä on kuitenkin tarjolla monenlaisia valmiiksi tuotteistettuja kokonaisuuksia, jotka sopivat erilaisiin tarpeisiin.

Pakettien hinnoittelu perustuu yleensä palvelun aloitusmaksuun, joka sisältää usein verkko-osoitteen rekisteröinnin ja vuosimaksut kahdeksi vuodeksi. Tämän päälle tulee kuukausimaksu valitun palvelutason mukaan. Kuukausihinta vaihtelee noin sadasta tuhanteen markkaan sen mukaan, millaisia ominaisuuksia tarjotaan ja miten raskaaseen käyttöön palvelu on mitoitettu.

Valmiiden kokonaisuuksien päälle tarjotaan lisäpalveluita, joiden hinnoittelu vaihtelee kertamaksusta kuukausimaksuihin. Tavallista on, että yrityksen tarpeet ja sitä myötä sivuston vaatimustaso nousevat ajan myötä. Tällöin yleensä vaihdetaan palvelukokonaisuutta tai ostetaan uusia lisäpalveluita.

Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että kokonaisuus tulee sitä edullisemmaksi mitä paremmin sen tarpeet osataan jo alkuvaiheessa arvioida. Erityisen tärkeää on tutkia tarjolla olevat laajennusmahdollisuudet siten, ettei jouduta lainkaan vaihtamaan palveluntarjoajaa, vaan se pystyisi laajenemaan yrityksen sivustojen kasvun mukana.

Palvelinympäristöllä on väliä

Helposti ajatellaan, että on merkityksetöntä mille palvelinalustalle hotellipalvelu on rakennettu. Asia ei kuitenkaan ole näin yksinkertainen, sillä yrityksillä on yleensä omia erityistarpeita ja rajoituksia, jotka vaikuttavat myös sivuston toteutukseen.

Kun pk-yritys vuokraa palveluntarjoajalta levytilaa sivustolleen, sillä ei välttämättä ole osaamista Internet-julkaisuun tai edes tavallisten HTML-sivujen toteuttamiseen. Sen sijaan useammin löytyy joku, joka hallitsee Web-dokumenttien tuottamisen perusteet jollakin visuaalisella sivueditorilla, kuten Microsoft Frontpagella.

Frontpagen etu on, että sivuja pääsee päivittämään suoraan palvelimelle, mikäli palveluntarjoaja on asentanut Frontpagen tarvitsemat palvelinlaajennukset. Nämä ovat yleensä tarjolla Windows NT/2000 -pohjaisissa hotellipalveluissa, jolloin Microsoft-ympäristön käyttäminen voi helpottaa sivujen ylläpitoa selvästi.

Pienyrityksen tuotetietokanta tai muu vastaava tietosäilö on hyvin usein Microsoft Access
-muodossa. Windows NT/2000:n IIS-palvelinympäristön ASP-tuki (Active Server Pages) ja Front-
page-laajennukset mahdollistavat sen, että Access-kanta on valituin osin julkaistavissa verkossa kokonaan ilman kallista tietokantaohjelmointia. Samalta pohjalta on myös helppo rakentaa palautelomakkeet, sisäiset tai julkiset keskustelualueet ja monet muut dynaamiset toiminnot. Tämä on edullinen ja nopea tapa saada dynaamisen sisällön edut pienyrityksenkin käyttöön. Se riittää silloin, kun julkaistava tietomäärä ja sivujen käyttäjämäärät eivät ole suuria.

Dynaamiset sivustot toimivat toki muillakin kuin MS-ratkaisuilla. Esimerkiksi Linux-ympäristössä voi käyttää Perl- tai PHP-tekniikoita ja MySQL-tietokantaa, mutta tällöin joudutaan yleensä teettämään työ ohjelmointitaitoisella taholla, mikä puolestaan nostaa kustannuksia tuntuvasti. Tämä pätee myös Windows-palvelinympäristöön, kun rakennetaan vaativampaa palvelua kymmenille tai sadoille yhtäaikaisille käyttäjille.

Vaakakuppia kääntää Linux-pohjaisen palvelun suuntaan puolestaan se, että lähes kaikki NT/2000-pohjaiset ratkaisut ovat Linuxia jopa useita satoja markkoja kuukaudessa kalliimpia. Palveluntarjoajat ovat perustelleet tätä muun muassa kalliimmilla ylläpitokustannuksilla heikomman vakauden vuoksi. Joillakin palveluntarjoajilla on käytössä myös muita palvelinympäristöjä, mutta tämän markkinakatsausten yritysten perusteella valinta tehdään tavallisesti Linuxin tai Windowsin välillä.

Monenlaisia lisäpalveluja

Sivuston kehittyessä sen vaatimukset kasvavat. Tavallisimpia lisäpalveluita ovat suurempi levytila, tietokannan julkaisumahdollisuus, omien sovellusten ajo-oikeudet ja dynaamisten sivujen toteuttaminen. Statistiikkapalvelut puolestaan ovat tärkeä tapa seurata sivujen kävijämääriä.

Lisätilaa sivuja varten saa helposti, mutta usein turhan kovaan hintaan. Jos uskoo sivujen paisuvan kiivaassa tahdissa, kannattaa lisätilan hinnat tarkistaa huolellisesti etukäteen. Sama pätee sähköpostiosoitteisiin, joita voidaan yrityksen kasvaessa tarvita paljonkin lisää.

Monet hotelleista veloittavat kustakin uudesta osoitteesta lisän kuukausimaksuun ja voikin olla kannattavampaa ottaa jo alkuun riittävän iso osoitepaketti. Valmiista kokonaisuuksistahan tulee yleensä halvempia kuin jonkin peruspalvelun täydentämisestä lisäpalveluilla.

Web-sivujen tilastojen seuraaminen on osalla hotellipaikoista maksullinen lisäpalvelu, kun toisilla se kuuluu peruspakettiin. Tarjonta vaihtelee paljon. Vaatimattomin ratkaisu on tarjota asiakkaalle pääsy palvelimen lokitiedostoihin, jolloin tietojen purkaminen ja vieminen analysointiohjelmaan jää käyttäjän itsensä tehtäväksi.

Nykyään yleisin tapa on päästää asiakas käsiksi Web-pohjaiseen lokien tilastointiin. Näissäkin vaihtelua on suuresti. Osa raporteista tarjoaa yksinkertaisen päivän, viikon tai kuukauden kävijätietojen tiivistelmän, kun taas toiset on tehty palvelemaan sivuston kehitystarpeita. Tällöin asiakas saa tarkat tiedot muun muassa kävijöiden määrästä, suosituimmista sivuista ja vieraiden jakautumisesta eri aikoina.

Tilastointiohjelmia ja -raportteja tuntuu olevan lähes yhtä monta erilaista kuin web-hotellejakin. Jos tämä osa-alue on erityisen tärkeä, voi asiakas testata hotellin palveluhalukkuutta pyytämällä demotunnusta tilastointijärjestelmään tai vaikka näytettä sähköpostitse.

Mitä tahansa lisäpalveluita kokonaisuuteen ostaakin, on tärkeä saada erittely niiden hinnoista. Asiakkaan kannattaa olettaa, että kaikki mitä ei ole tuotekuvauksessa tai hinnastossa mainittu, saattaa olla erikseen laskutettava lisäpalvelu. Tarkkaan eritellystä hinnastosta näkee nopeasti mistä kokonaishinta muodostuu ja näin on helppo varmistaa, että ei maksa turhista palveluista.

Vaativan sivuston tarpeet

Sivujen kehittyessä syntyy uusia tarpeita. Tyypillinen kehityssuunta on, että aiemmasta staattisesta yritysesittelystä tulee elävä palvelupiste. Teknisten vaatimusten lisääntyessä yleensä myös kävijämäärät kasvavat ja Web-palvelun rooli osana yrityksen liiketoimintaa muuttuu keskeisemmäksi.

Teknisiä tarpeita ovat muun muassa tuki ASPin, Perlin tai PHP:n kaltaisille dynaamisille sivutekniikoille, tietokantatuki ja omien sovellusten ajo-oikeudet palvelimella. Usein myös SSL-salauksen on oltava käytettävissä turvallisia maksuja varten.

Kun kyse on verkkokaupasta tai vastaavasta palvelusta, on äärimmäisen tärkeää voida luottaa sivuston pysyvän toiminnassa 24 tuntia vuorokaudessa. Jos ja kun vikoja ilmenee, on palveluntarjoajan tiedotettava niistä asiakkaalle ja korjattava ne mieluiten viimeistään saman päivän aikana. Tämä tekijä erottaa kevyen sarjat palveluntarjoajat vaativan asiakkaan palveluista. Läheskään kaikki markkinakatsauksen yrityksistä eivät tarjoa jatkuvaa päivystystä ja takuuta sivujen palveluntasosta.

Tärkeää on myös huomioida se, kuinka paljon käyttäjiä ja liikennettä sivuille odotetaan. Useimmat markkinakatsauksen hotellipalveluista eivät veloita erikseen siirretystä tietomäärästä. Tämä johtuu siitä, että suurimman osan kävijöistä oletetaan tulevan kotimaasta. Jos on avaamassa kansainvälisiä sivuja, kannattaa tämä tuoda esille jo tilausvaiheessa ja varmistaa palveluntarjoajan kanta ulkomailta tuleviin vieraisiin.

Toinen tärkeä seikka on, että ulkomaanliikenteen kapasiteettia ei ole välttämättä mitoitettu kuin hyvin vähäiseen liikennemäärään ja muutamaan yhtäaikaiseen käyttäjään per sivusto. Jos yrityksellä on asiakkaita tai muita sidosryhmiä ulkomailla, on sivuston sujuva toiminta myös kotimaan rajojen ulkopuolella hyvin tärkeää.

Yhä useammin yritykset tekevät palveluntarjoajan kanssa SLA:n (Service Level Agreement) eli sopimuksen palveluntasosta. Siinä määritetään yksityiskohtaisesti, miten hyvin palvelun on toimittava ja millaisia sanktioita hotellin pitäjälle seuraa, mikäli ehdot eivät täyty. Sopimukseen kuuluu tavallisesti sivujen toiminta-aika, vikoihin reagointiaika sekä tukipalveluiden saatavuus eri aikoina.

Osa web-hotelleista kehuu surutta katkottomia yhteyksiään ja nopeaa asiakaspalvelua mainitsematta sanaakaan kirjallisesta palvelutasosopimuksesta. Tällaiseen kehuskeluun ei pidä uskoa. Katkoksia tulee aina ja mikäli niiden varalta ei ole tehty sopimusta, ei hotelli todennäköisesti toimi riittävän ammattitaitoisesti ja vastuuntuntoisesti.

Tuki ja varmistukset tärkeitä

Hyvinkin rakennettu järjestelmä pettää viimeistään silloin, kun vika aiheutuu ulkopuolisista tekijöistä. Tavallisia katkosten aiheuttajia ovat palvelinkoneiden ja verkkolaitteiden viat sekä hotellipalvelun verkkoyhteyden katkokset.

Laadukas palvelu toimii siten, että asiakkaalle tiedotetaan etukäteen tulossa olevista huoltotoimenpiteistä ja muista tiedetyistä mahdollisista katkoksista. Jos yllätyksiä tulee, on asiakkaan saatava tieto niistäkin viipymättä. Tästä osa-alueesta monet arvostetutkin palveluntarjoajat usein laistavat ja asiakas ei saa mitään tietoa siitä, milloin sivut ovat taas käytettävissä.

Kilpailu alalla on kovaa, vaikka iso joukko pieniä firmoja onkin pistänyt lapun luukulle tai fuusioitunut isompaan yritykseen. Tämän vuoksi hinnat ovat laskeneet ja ominaisuuslistat pidentyneet. Tämä ei kuitenkaan kerro koko totuutta, sillä moni hotellipalvelu on samalla joutunut tinkimään inhimillisen asiakaspalvelun ja tuen tarjonnasta.

Optimitilanteessa web-hotelli toimii lähes omillaan, kun asiakkaat hoitavat tilauksensa web-palvelun kautta ja päivittävät sivuja palvelimelle. Palvelutason koetinkivi on se, miten asiakkaita pystytään tarvittaessa palvelemaan henkilökohtaisesti ongelmien kohdatessa.

Vaadi hyvää palvelua

Tuki sähköpostitse toimii vähemmän kiireellisissä asioissa mainiosti. Tehokkain yhteydenoton muoto on kuitenkin henkilökohtainen puhelinsoitto. Tällöin voi varmistua siitä, että tieto menee perille ja hotellilla tiedetään asiakkaan jo odottavan kärsimättömänä vian korjaamista tai apua ongelmaan. Sähköpostit unohtuvat liian helposti tai niihin vastataan useiden päivien viiveellä, jolloin tilanne voi olla jo ohi. On hyvä vaatia tukipalvelua puhelimitse, jos sivuston jatkuva toimivuus on yritykselle tärkeää tai uskoo kaipaavansa apua sen hallinnassa.

Samalla kannattaa varmistaa teknisen tuen ja ylläpidon palveluajat. Internet ei mene öisin kiinni, vaan kävijöitä on sivuilla monesti vuorokauden ympäri. Jatkuva toiminta on ehdottoman tärkeää, jos sivuilla käy asiakkaita eri puolilta maailmaa toisilta aikavyöhykkeiltä.

Pahin uhkakuva lienee se, että esimerkiksi järjestelmävian tai tietomurron takia palvelimella olevat sivut katoavat kokonaan tai ulkopuolinen taho onnistuu pistämään ne uuteen uskoon. Tämä riski on aina olemassa, joten varmuuskopioiden tärkeyttä ei voi liikaa korostaa. Esimerkkiä ei tarvitse hakea tämän vuoden kevättä kauempaa, kun Jippii Groupin palvelimelta katosivat vähäksi aikaa noin 400 yrityksen sivut. Varmuuskopiot löytyivät, mutta ne olivat joidenkin asiakkaiden osalta jopa kuukausien ikäisiä.

Varmuuskopiointi ei tavallisesti sisälly peruspalveluihin, vaan se on erikseen tilattava lisäpalvelu, jos sitä on ylipäätään saatavissa. Jos varmuuskopioinnin haluaa järjestää, on tärkeä saada sopimuspaperiin tarkat ehdot niiden säännöllisyydestä ja toteutuksesta. Näin vältytään monilta harmailta hiuksilta mahdollisen ongelmatilanteen sattuessa.

Kun kaikki on hoidettu hyvin, on web-hotelli vaivaton ja turvallinen paikka yrityksen Internet-sivuille. Täyden palvelun hotellissa asustaminen on verkkomaailmassa oman talon hankintaa mukavampi ja usein myös edullisempi vaihtoehto.

Muistilista Web-hotelliin muuttajalle
Vertailutaulukko