Microsoft Office 2007, osa 2/4

Outi Lammi

Microsoft Office 2007, osa 2/4
Ehdollinen muotoilu näyttää olennaisen

Kun laajasta taulukosta on löydettävä poikkeamia, virheitä tai jakaumia, kannattaa ottaa käyttöön Excelin ehdollinen muotoilu.

Excel 2007:n ehdollinen muotoilu nostaa huomiota vaativat kohdat esiin numeromassasta muotoilemalla alueen soluja annettujen kriteerien perusteella. Kyseessä ei ole uusi ominaisuus, vaan aikaisempaa visuaalisemmaksi uudistettu tuttu toiminto. Uusien grafiikkatehosteiden takia yhteensopivuus taaksepäin on rajallinen.
Muotoilusääntöjä on viidenlaisia: Solujen korostussäännöt muotoilevat muun muassa annettua arvoa pienemmät tai suuremmat sekä tietylle välille sijoittuvat arvot.

Ensimmäiset/viimeiset-säännöt -ryhmän ehdot tutkivat valitun alueen solujen suuruusjärjestystä ja muotoilevat suurimman tai pienimmän pään arvot, esimerkiksi ensimmäiset 10 prosenttia.

Tietopalkit, väriasteikot ja kuvakejoukot perustuvat alueen soluissa olevien arvojen keskinäiseen vertailuun. Solussa olevan kuvakkeen väri tai värin määrä riippuu siitä, mikä on solun arvon suhde muiden solujen arvoihin.

Säännöt on tehty muokattaviksi

Jokainen sääntöluokka sisältää valmiita asetuksia, joiden rajat kuitenkin tulevat ennen pitkää vastaan. Käyttäjä voikin itse muokata sääntöjä ja luoda uusia. Käytännöllisintä on aloittaa valitsemalla valmis sääntö, josta viilaa omaan käyttöönsä sopivan.

Esimerkiksi kuvakejoukot toimivat yhtä poikkeusta lukuun ottamatta siten, että suurimmat arvot merkitään vihreällä ja pienimmät punaisella. Tällöin syntyy sellainen mielikuva, että suuri on positiivinen ja pieni negatiivinen asia. Suuri luku ei kuitenkaan aina merkitse toivottua tilaa, joten kuvakkeiden merkitystä on muutettava.

Ehdollinen muotoilu -painikkeella avautuvan valikon alareunan Hallitse sääntöjä -kohdasta aukeaa Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -valintaikkuna. Muokkaa sääntöä -painike avaa valitun säännön muokattavaksi Muokkaa muotoilusääntöä -valintaikkunaan, jonka sisältö vaihtelee käytetyn sääntöluokan mukaan. Kuvakejoukkoja muotoiltaessa kuvakkeiden järjestyksen voi kääntää.

Muotoilu voidaan toteuttaa myös kaavalla. Kaavaan perustuva sääntö päästään kirjoittamaan sekä säännön muokkauksen valintaikkunan että Uusi sääntö -komennolla aukeavan valintaikkunan kohdasta Määritä kaavan avulla, mitkä solut muotoillaan. Kaavan on oltava looginen eli palautettava totuusarvo TOSI tai EPÄTOSI. Esimerkiksi =ONTYHJÄ(A3) tutkii solusta A3 alkavan valinnan ja merkitsee värillä solut, joissa kaava palauttaa arvon TOSI eli kaikki tyhjät solut.

Myös valmiiden ehtojen toimintaa voidaan mukauttaa kaavalla. Ehto, joka muotoilee keskiarvoa pienemmät solut, on mahdollista muuttaa etsimään ja muotoilemaan vaikkapa mediaania pienemmät solut. Koska ehdon halutaan vertaavan yhtä solua kerralla koko alueeseen, kaavan toimintaa ohjataan soluviittauksin, kuten =B3

Määrittelyt kohdalleen

Ennen uuden muotoilusäännön käyttöönottamista entinen on poistettava Poista säännöt -komennolla, ellei sitten tarkoituksella halua käyttää useita muotoilusääntöjä. Tämä edellyttää sääntöjen huolellista määrittelyä ja niiden toiminnan ymmärtämistä. Ristiriitaiset sääntöyhdistelmät eivät välttämättä näytä taulukossa mitään, mutta pahimmassa tapauksessa toimivat näennäisesti ja antavat virheellisen tuloksen.

Sääntöyhdistelmä voi kuitenkin joskus olla ainoa tapa saada aikaan haluttu sääntö. Perusperiaate on, että uusin sääntö saa korkeimman prioriteetin, mutta sääntöjen järjestystä voidaan muuttaa Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -ikkunassa, jossa kaikki samaa aluetta koskevat säännöt näytetään allekkain.

Toinen tapa vaikuttaa sääntöjen etenemiseen on Ehdollisen muotoilun sääntöjen hallinta -ikkunan Lopeta, jos tosi -valinta. Esimerkiksi valmiita kuvakejoukkoja käytettäessä kuvakkeet voidaan poistaa halutulta arvoväliltä kuvakesääntöä edeltävällä säännöllä, joka määrittelee lukualueen muotoiluksi Muotoilua ei ole määritetty. Kun ehto palauttaa solun kohdalla arvon TOSI, ehdollisen muotoilun toiminta lopetetaan kyseisen solun osalta, eikä kuvakesääntö enää vaikuta siihen.

Muototilu suodattimena

Ehdollista muotoilua voidaan hyödyntää myös pikasuodatuksen kanssa siten, että sarakkeessa käytetty ehdollinen muotoilu toimii suodatuskriteerinä. Excelin entinen pikasuodatettava luettelo on versiossa 2007 nimetty taulukoksi, ja toiminto löytyy Aloitus-välilehden Muotoile taulukoksi -painikkeen takaa. Nimenmuutoksesta huolimatta se on säilynyt jotakuinkin entisellään.