Lisää toistuvaa sisältöä helposti

Outi Lammi

Microsoft Office 2007, osa 3/4
Lisää toistuvaa sisältöä helposti

Yksittäisenkin käyttäjän eri asiakirjoissa on paljon samanlaisena toistuvaa sisältöä. Word 2007 -ohjelmassa rakenneosat auttavat lisäämään usein toistuvaa sisältöä asiakirjoihin. Käyttäjää voidaan myös ohjata kirjoittamaan tietoa määrätyille paikoille.

Wordin rakenneosilla (building block) tarkoitetaan asiakirjojen valmiita elementtejä, kuten esimerkiksi Lisää-välilehden kautta haettavia tunnisteita, kansilehtiä, pikaosia tai Taulukko-painikkeen valikossa olevan Pikataulukot-valikoiman taulukoita. Rakenneosissa voi olla valmiiksi muotoiltua vakiosisältöä ja sisältöohjausobjekteja muuttuvaa tietoa varten.

Toimintona rakenneosa muistuttaa aikaisempien versioiden automaattista tekstiä ollen kuitenkin monipuolisempi. Rakenneosat ovat yhteydessä Officen teemoihin, joiden vaihtaminen vaikuttaa rakenneosana lisätyn asiakirjan osan ulkoasuun.

Word-tekstinkäsittelyohjelman malleja (template) on totuttu pitämään ratkaisuna usein toistuviin rutiinitöihin, mutta monet mallit ovat korvattavissa kattavalla rakenneosavalikoimalla. Toisaalta mahdollisuus tallentaa rakenneosia sisältäviä malleja muuttaa ja laajentaa myös asiakirjamallin käsitettä.

Luo oma rakenneosa

Wordissa on erilaisiin tarkoituksiin suunniteltuja valmiita rakenneosia, mutta parhain hyöty toiminnosta saadaan tallentamalla rakenneosiksi käyttäjän omaa sisältöä. Esimerkiksi yrityksen logolla ja yhteystiedoilla varustetut ylä- ja alatunnisteet voidaan tallentaa sellaisenaan ja lisätä lukemattomiin uusiin asiakirjoihin.

Rakenneosaa luotaessa asiakirjaan tehdään jokin valmis kokonaisuus – tunniste, taulukko, tekstikappale, grafiikka tai edellisten yhdistelmä – jota halutaan käyttää samanlaisena myöhemmin. Tallennus aloitetaan rakenneosaan tulevan sisällön valinnasta, jonka jälkeen voidaan edetä kahdella eri tavalla:

1) Näppäinyhdistelmä Alt+F3 lisää rakenneosan oletusarvoisesti ns. pikaosaksi, joka noudetaan asiakirjoihin Lisää-välilehden Pikaosat-painikkeen avaamasta valikoimasta. Pikaosan käyttö on joustavaa, sillä sen kohdesijainti voidaan valita tapauskohtaisesti pikavalikosta. Esimerkiksi mitä tahansa pikaosaksi tallennettua tekstikokonaisuutta on mahdollista käyttää vaikka tunnisteen sisältönä.

2) Toinen tallennustapa aloitetaan valmiita rakenneosia sisältävien valikoimien alareunassa olevalla Tallenna valinta -alkuisella komennolla, joka esimerkiksi taulukoiden kohdalla olisi muotoa Pikataulukot/ Tallenna valinta pikataulukkovalikoimaan. Tällöin oletustallennuspaikkana on valmiin rakenneosan tyypin mukainen valikoima.

Tee määrittelyt

Rakenneosaa tallennettaessa tärkeitä määrityksiä ovat valikoima ja luokka. Valikoima viittaa rakenneosan käyttötarkoitukseen, joka voi olla ylä- tai alatunniste, kansilehti, taulukko tai pikaosa, joka on siis eräänlainen yleiskäyttöinen rakenneosa. Valmiita luokkia ovat sisäinen ja yleinen, joista jälkimmäinen on käyttäjän määrittelemän rakenneosan oletusluokka. On myös mahdollista luoda uusia luokkia.

Valikoimaksi on yleensä selkeintä valita objektin tyyppiä vastaava valikoima. Sitä Word tarjoaakin oletuksena silloin, kun tallennus aloitetaan valikoiman omalla tallennuskomennolla.

Rakenneosa voidaan tallentaa oletusmalliin (Normal.dotm), avoinna olevaan malliin tai rakenneosien tallennuspaikaksi tarkoitettuun BuildingBlocks.dotx-malliin. Normal.dotm-malliin tai BuildingBlocks. dotx-malliin tallennetut rakenneosat ovat käytössä kaikissa avoimissa asiakirjoissa, mutta muihin Mallit-kansion mallitiedostoihin tallennetut rakenneosat saadaan käyttöön vain asiakirjoissa, jotka aloitetaan kyseisiin malleihin perustuen.

BuildingBlocks.dotx on tarkentimensa perusteella aivan tavallinen Word-asiakirjamalli. Tiedostosta tekee erityisen sen tallennuspaikka, Document Building Blocks -kansio, joka on Mallit-kansion rinnakkaiskansio. Kaikkien tähän kansioon tallennettujen mallitiedostojen sisältämät rakenneosat ovat yleisessä käytössä. On huomattava, että Word ei ohjaa mallien tai rakenneosien tallennuskansion valinnassa, vaan käyttäjän on tiedettävä mitä ja mihin kansioon haluaa tallentaa.

Ohjaa sisältöä objekteilla

Sisältöohjausobjekteja (content control) voisi verrata vanhojen versioiden lomakekenttiin, mutta on heti huomautettava, että ne eivät ole lomakekenttien seuraava kehitysvaihe, vaan perustuvat täysin erilaiseen ajatteluun. Valinnan jälkeen sinisenä korostuvia sisältöohjausobjekteja ilmestyy asiakirjaan esimerkiksi valmiiden tunnisteiden mukana.

Tunnisteiden sisältöohjausobjektit sisältävät tyypillisesti metatietoa, joka voi olla peräisin asiakirjan ominaisuustiedoista tai käyttäjän tiedoista. Vastaavasti metatietoa voidaan lisätä tai muuttaa sisältöohjausobjektien välityksellä. Samanlaisia sisältöohjausobjekteja on Pikaosat-valikoiman Asiakirjan ominaisuus -valikossa. Sisältöohjausobjektissa oleva tieto voidaan myös syöttää käyttäjän toimesta tai noutaa ulkoisesta tietolähteestä.

Sisältöohjausobjekteja lisättäessä ja muokattaessa tarvitaan Kehitystyökalutvälilehteä. Se ei välttämättä ole valmiina valintanauhassa, vaan välilehti on erikseen haettava Office-valikon Wordin asetukset -painikkeen avaamasta valintaikkunasta. Näytä kehitystyökalut valintanauhassa kohta on Käyttäjän asetukset -välilehdellä.

Valitse objekti oikein

Sisältöohjausobjekteja on erilaisiin käyttötarkoituksiin. Tekstimuotoista tietoa varten on olemassa Teksti- ja RTF-ohjausobjektit. Jälkimmäisen muotoilumahdollisuudet ovat monipuolisemmat ja sisältönä voi olla useita erillisiä kappaleita sekä taulukoita ja grafiikkaa.

Päivämäärävalitsin avaa pienoiskalenterin päiväyksen lisäämistä varten. Avattava luettelo ja Yhdistelmäruutu ovat luettelotyyppisiä sisältöohjausobjekteja. Näistä ensin mainittu rajoittaa valinnan ennalta annettuihin vaihtoehtoihin, mutta jälkimmäiseen voidaan lisätä myös vapaamuotoista tekstiä. Rakenneosa-sisältöohjausobjektiin voidaan sijoittaa esimerkiksi mallin rakenneosia.

Sisältöohjausobjekti lisätään aina tekstikohdistimen osoittamaan kohtaan Kehitystyökalut- välilehden Ohjausobjektitryhmän painiketta napsauttamalla. Ominaisuudet- painike avaa valintaikkunan, jonka sisältö vaihtelee objektin tyypin mukaisesti.

Yhteisiä ominaisuuksia kaikille objekteille ovat otsikko ja erillisellä Suunnittelutila- painikkeella aukeavassa suunnittelutilassa näkyvät merkinnät (tag), joita tarvitaan käsiteltäessä ohjausobjekteja ohjelmallisesti. Suunnittelutilassa voidaan myös muokata ohjausobjektin paikkamerkkiohjetekstiä, joka oletusarvoisesti perustuu objektin tyyppiin, joka voi olla esimerkiksi avattavan luettelon kohdalla ”Valitse kohde”.

Sisältöohjausobjektin välityksellä lisättävän tekstin muotoilu voidaan määritellä valmiiksi liittämällä objektiin tyyli. Ominaisuuksien valintaikkunassa on myös mahdollista estää sisältöohjausobjektien poistaminen ja niiden sisällön muokkaus. Tekstisisällölle tarkoitetuista ohjausobjekteista saadaan asiakirjamalleihin mm. käyttäjää ohjaavia tekstin paikkamerkkejä määrittelemällä ne häviämään asiakirjasta siinä vaiheessa, kun niihin ryhdytään kirjoittamaan.

Lukitse objektit

Sisältöohjausobjekteja sisältävä, valittuna oleva alue voidaan lukita tekemällä siitä ryhmä Kehitystyökalut-välilehden Ryhmitä- painikkeella. Tällöin alueella oleviin sisältöohjausobjekteihin voidaan lisätä tekstiä, mutta niitä ei pääse poistamaan tai muokkaamaan. Samoin alueen vapaamuotoisen tekstin tai grafiikan muokkaus on estetty.

Ryhmäksi muuttaminen ei ole kovin vahva suojaustoimenpide, sillä Wordin toiminnasta perillä oleva voi halutessaan purkaa ryhmän. Vahvempaa salasanasuojausta sekä valittuihin asiakirjan osiin kohdistuvaa suojausta kaipaavalle on tarjolla asiakirjan suojaustoiminto Kehitystyökalut-välilehdellä.

Koska sisältöohjausobjekteja voidaan lisätä asiakirjan sivulle, niitä on mahdollista tallentaa myös rakenneosiin. Rakenneosat säilyvät asiakirjassa vanhempien versioiden tiedostomuotoon tallennettaessa, mutta niihin mahdollisesti sijoitetut sisältöohjausobjektit muutetaan kuitenkin staattiseksi sisällöksi, tekstiksi tai grafiikaksi.

Lisää automaattinen teksti

Vanhemmista Word-versioista tuttu Automaattinen teksti on ollut tehokäyttäjien suosima toiminto. Automaattinen teksti on nyt yksi rakenneosavalikoima. Automaattisten tekstien valikoimaan tallennettuja tekstikokonaisuuksia voidaan muiden rakenneosien tapaan lisätä asiakirjaan kirjoittamalla nimestä joitakin merkkejä ja painamalla F3 näppäintä. Edellytys tälle on, että rakenneosan nimi on yksiselitteisesti tunnistettavissa kirjoitettujen merkkien perusteella.