Vuokrataan ohjelmia

Pertti Hämäläinen • piirros: Petri Rotsten

Vuokrataan ohjelmia

Laitteistohuolet voi unohtaa, kun hankkii ohjelmansa palveluna. Samalla oikenee moni muukin mutka sovellusten hankinta- ja ylläpitologistiikassa.

Ohjelmistoalan kuumimpiin iskusanoihin on jo muutaman vuoden kuulunut saas (software as a service), jonka löytää jokaisen itseään kunnioittavan ohjelmistotalon Powerpoint-esityksistä.

Sana suomennetaan usein proosallisesti sovelluspalveluiksi tai ohjelmistopalveluiksi, jolloin on vaikea ymmärtää, mitä kohuamisen arvoista koko ilmiössä on. Sovelluspalveluihinhan saatetaan lukea esimerkiksi perinteinen sovellusten suunnittelu ja koodaaminen.

Saasissa sovellukset toimivat ohjelmistotalon tai muun palvelukeskuksen palvelinkoneilla, ja käyttäjät ottavat siihen yhteyden internetin yli tavallisimmin web-selaimella. Konsepti on lähellä takavuosien asp-mallia (application service provider); tarkka tekninen rajanveto on hankalaa ja ehkä turhaakin.

Saas-mallissa laitteistot eivät näy kustannustekijänä ja sovelluksesta maksetaan käytön mukaan. Tavallinen laskutusmalli on käyttäjien mukaan ja laskutusjaksona voi olla esimerkiksi kuukausi tai vuosi. Laskutus voidaan sitoa myös muihin tekijöihin: esimerkiksi sähköisen kauppapaikan tarjoaja voi periä asiakasyrityksiltään provision näille kertyneestä liikevaihdosta.

Perinteisessä mallissa palvelimet ja ohjelmalisenssit ostetaan omaan käyttöön, ja sovellukset asennetaan, integroidaan muihin omiin sovelluksiin ja ehkä räätälöidään käyttökuntoon. Lisensseistä, laitteista ja asiantuntijatyöstä maksetaan mittavat summat ennen kuin sovellusta on saatu edes käyttöön. Tämän päälle tulevat vuotuiset ylläpitomaksut ja mahdolliset päivityksistä ja versionvaihdoista aiheutuvat kulut.

Perinteisen mallin ongelmana on kustannusten etupainotteisuus. Tämä tuo mukanaan myös riskin: kustannukset toteutuvat, vaikka sovelluksen käyttöönotto epäonnistuisi. Saas-mallissa kustannukset jakautuvat sovelluksen elinkaarelle tasaisesti, ja pilottien tai pienryhmiä palvelevien sovellusten käyttö on edullista. Integroinnit tehdään standardimenettelyin eikä kalliita yrityskohtaisia räätälöintejä yleensä tarvita tai edes tarjota.

Tarjonta lähtökuopissa

Saas-talot siteeraavat mielellään Gartner Dataquestin ja Forrester Researchin markkinatutkimuksia, joiden mukaan kasvuluvut vuodesta 2006 vuoteen 2007 vaihtelivat markkinasegmentistä riippuen 20 ja 60 prosentin välillä. Mutta vaikka saas on nouseva trendi, kehitys on vielä alkuvaiheessaan. IDC:n arvion mukaan vain kaksi prosenttia maailman ohjelmistolaskutuksesta tulee saas-sopimuksista.

Ohjelmistotalolle saas on kahtalainen haaste. Ensinnäkin ohjelmistot on kirjoitettava sellaisiksi, että ne soveltuvat myytäväksi palveluna. Selainkäyttöisyyden ohella tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että samalla palvelinlaitteella on voitava pitää yllä useiden eri asiakkaiden ympäristöjä niin, että tiedot on eristetty toisistaan ja että laitteistojen käyttöaste voidaan optimoida.

Isompi haaste on varsinaisen palvelun tarjoaminen. Tähän ei moni ohjelmistotalo omin voimin kykene eikä haluakaan kyetä, vaan etsii mieluummin kumppanin esimerkiksi it-palvelukeskuksesta tai teleoperaattorista.

Palvelujen tuotteistus ja markkinointi ovat kuitenkin vielä alkutekijöissään. Palveluna hankittavien taloushallinnon ja crm-ohjelmistojen käyttöä Suomessa tutkinut Market-Vision Mika Ollikainen toteaa, että aktiiviselle myyntityölle olisi maassamme tilaa. ”Tietoisuus saas-mallista ja sen tarjoamista eduista on varsin korkealla, mutta tarjolla olevia palveluita tunnetaan vielä huonosti.”

Viisi syytä hankkia ohjelmistoja palveluna
1. Vältytään pääoman sitomiselta laitteistoihin ja ohjelmalisensseihin
2. Vältytään tarpeelta palkata ohjelmistojen ja laitteistojen erityisosaajia
3. Ohjelmistokulujen ennustaminen ja budjetointi helpottuvat
4. Voidaan hankkia edullisesti erityisohjelmia pienten käyttäjäryhmien tarpeeseen
5. Voidaan hankkia edullisesti ohjelmia tilapäisiin tai nopeasti muuttuviin käyttötarpeisiin

Viisi syytä olla hankkimatta ohjelmistoja palveluna
1. Sopivaa ohjelmistoa ei löydy palveluna
2. Ohjelmistopalvelun tuotteistus on puutteellista
3. Palvelun käyttö tulee kalliiksi suurella käyttäjämäärällä ja pitkällä aikajaksolla
4. Palvelun sovittaminen yrityksen omiin tietojärjestelmiin ei käy joustavasti
5. Tiedot koetaan kriittisiksi eikä palvelun tarjoajaan luoteta

Taloushallintoa palveluna

Taloushallinnon henkilö- ja ict-palveluita yrityksille tuottava Pretax-yhtiöt on sekä käyttänyt itse että tarjonnut asiakkailleen sovelluksia etäkäyttönä jo ennen kuin saas-termi alkoi yleistyä.

Tilipalvelu-yksikön toimitusjohtaja Ari Kelloniemi kertoo, että asiakas voi koostaa Pretaxin palveluista haluamansa kokonaisuuden. Asiakkaan oma henkilöstö voi esimerkiksi hoitaa reskontran itse, mutta ulkoistaa pääkirjanpidon Pretaxin henkilöille.

Työt tehdään samoilla ohjelmilla, halusipa asiakas hoitaa taloushallintonsa rutiinit itse tai ulkoistaa ne Pretaxin henkilöstölle. Esimerkiksi sähköiseen laskutukseen siirryttäessä vähin, mitä asiakkaan on tässä työnjaossa hoidettava itse, on laskujen hyväksyntä.

Sadan hengen yritys tarvitsee taloushallintoonsa vähintään kaksi henkilöä varmistaakseen toimintojen jatkuvuuden lomien ja sairauspoissaolojen aikana. Tässä on oikeastaan puolet liikaa, arvioi Kelloniemi ja tähdentää, että sen toisen puolen voi hoitaa Pretax laajan henkilöstönsä turvin halvemmalla.

Henkilöpalvelut onkin päätuote. Kun Pretaxilla on Suomessa noin kymmenen tuhatta asiakasta, näistä vain joka kymmenellä on sovelluksia etäkäytössä. Toisaalta etäkäyttäjien määrä asiakasyrityksissä on 20000 – 30000. Isolla yrityksellä jo matkalaskusovelluksen käyttäjiä tulee helposti kymmenittäin.

Sovellusten käyttöön riittää yleensä pelkkä selain, eikä asiakkaan työasemalla tarvita erillisiä ohjelmistoasennuksia. Raskaimpia sovelluksia ajetaan tosin palvelimilla Citrix-ympäristössä, mutta tällöinkin tarvittavat etäkäyttökomponentit ladataan selaimeen lennosta.

Pretax ei itse ohjelmoi käyttämiään sovelluksia, vaan hankkii ne suomalaisilta ohjelmistotaloilta.

Yhteistyökumppaneista Kelloniemi mainitsee Aditron, Baswaren ja Logiumin. Nykyiset sovellukset on valittu pääosin vuonna 2001, jolloin kynnyskriteereinä olivat etäkäyttömahdollisuus ja moniyritystoiminnallisuus.

Taloushallinnon ohjelmistoihin tehdään vuosittaiset päivitykset jo lainsäädäntömuutostenkin takia, ja Pretax on intensiivisesti mukana toimintojen kehittämisessä. Vuoden 2009 versiot on jo lyöty lukkoon, nyt speksataan vuotta 2010. Pretax ei teetä sovelluksista erityisversioita itselleen, vaan toivotut parannukset ja uudet toiminnot menevät ohjelmien vakioversioiden kautta ohjelmistotalojen kaikkien asiakkaiden käyttöön. Taloushallinnon ohjelmistojen tarpeethan ovat varsin yleispäteviä, huomauttaa Kelloniemi.

Ohjelmistoista ei peritä erillisiä lisenssi- tai aloitusmaksuja, vaan laskutus tapahtuu yleensä kuukausittain käyttäjämäärän mukaan. Käyttäjiä on helppo lisätä, ja kausiluontoisesti toimivalle yritykselle kuten kesäravintolalle tai hiihtokeskukselle laskutus joustaa edestakaisin liiketoiminnan mukana.

Käyttöönottoprojektit laskutetaan henkilötyönä. Ne ovat tyypillisesti muutaman päivän pituisia. Mahdolliset integroinnit esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmiin voivat teettää hiukan enemmän työtä, mutta nekin hoituvat yksinkertaisina tiedostonsiirtoina.

Onko Pretax ohjelmien tarjoajana ohjelmistotalojen kilpailija? Ei toki, maksaahan Pretax ohjelmistotaloille provisiota perimistään käyttömaksuista, selvittää Kelloniemi. Pikemminkin Pretax on keskisuuria yrityksiä palveleva täydentävä jakelukanava, kun taas isojen ohjelmistotalojen suoramyynti painottuu suurasiakkaisiin.

Erikoistuneemmille ohjelmistotaloille Pretax voi Kelloniemen mielestä olla mielenkiintoinen yhteistyökumppani. Esimerkiksi toimialakohtaisten toiminnanohjausohjelmistojen valmistaja välttyy monelta päänsäryltä integroimalla ohjelmansa Pretaxin käyttämiin ratkaisuihin.

Asiakkuuksien hallintaa palveluna

Saas-talojen Miss Universum on yhdysvaltalainen crm-ohjelmistoja valmistava Salesforce.com. Vuonna 1999 perustettu, 50 prosentin vuosikasvua näyttävä yritys kehrää liikevaihtoa vuositasolla jo miljardi dollaria, ja asiakkaita on liki 50 000.

Salesforcen ratkaisu on toimialariippumaton ja soveltuu kaiken kokoisille yrityksille. Lähtötasona on yksinyrittäjille ja kehittäjille tarkoitettu ilmainen henkilökohtainen versio. Yrityksille on tarjolla neliportainen valikoima työryhmäversiosta rajoittamattomaan. Matkan varrella kasvavat niin enimmäiskäyttäjämäärä, toiminnallisuus kuin käyttäjäkohtainen vuosikustannuskin.

Salesforce Nordicin toimitusjohtaja Thomas Zetterström kertoo, että yrityksen Pohjoismaiden toimintoja johdetaan Ruotsista, mutta syksystä 2007 lähtien myös Suomessa on toiminut oma myyntiryhmä. Suomalaisia asiakkaita ovat muun muassa Kone, Wärtsilä, Ilmarinen ja Digium, ja lisää suomalaisia käyttäjiä löytyy lukuisten monikansallisten yhtiöiden Suomen toimipisteistä.

Webin kautta toimivalla yhtiöllä on vähemmän tarvetta paikalliselle henkilöstölle kuin perinteisellä ohjelmistotalolla. Salesforcen Pohjoismaiden ryhmästä puolet toimii Dublinista käsin. Suomessa ei toistaiseksi ole omia teknisiä asiantuntijoita tai pelkästään Salesforceen erikoistuneita konsultteja. Käynnistys- ja integrointiprojekteissa voivat kuitenkin auttaa yhtiön omien asiantuntijoiden lisäksi myös Tietoenatorin, Accenturen ja IBM:n kaltaiset kumppanit, selvittää Zetterström.

Käyttäjän kokemuksia

Suomalainen tietoturvayhtiö Stonesoft otti Salesforcen käyttöön alkuvuodesta 2005. Taustalla oli tarve saada myyntiprojektien tiedot myyntihenkilöiden Excel-taulukoista ja muistilapuista myyntijohdon tietoon, selvittävät johtaja Juha Kivikoski ja markkinointijohtaja Klaus Majewski.

Yhtiö oli aiemmin yrittänyt rakentaa crm-järjestelmää perinteisen, yritysverkossa toimivan ohjelmiston avulla, mutta kun kentällä kiertävät myyjät kävivät toimistolla ehkä vain kerran viikossa, tiedot jäivät päivittämättä. Salesforcen web-käyttöliittymällä kukin myyjä voi syöttää tiedot omalta matkamikroltaan.

Kokemukset ovat olleet hyviä, vakuuttavat miehet ja luettelevat kilvan onnistuneen hankkeen hyötyjä: asiakkaiden nimet ja kontaktitiedot on saatu harmonisoitua, myyntihankkeita ja sopimuksia voidaan seurata, paikallisten kumppanien sertifioinnit ja muut myynnin edellytykset voidaan tarkistaa, markkinointikampanjoiden tehoa voidaan mitata, kun ne on kytketty myynnin- ja asiakkuudenhallintajärjestelmään, myyntikannasta saadaan ennusteet tuotannolle ja hävityistä tarjouksista impulsseja tuotekehitykselle.

Järjestelmän käyttöönotto kesti vain puolisen vuotta. Alkuvaiheessa osa myyjistä tosin halusi istua oman muistikirjansa päällä, mutta muutosvastarinta rapisi nopeasti, kun järjestelmän hyödyt ymmärrettiin, muistelee Majewski. Tänään Salesforcea käyttää Stonesoftilla noin sata henkeä 14 maassa.

Salesforcen vahvuuksiin kuuluu se, että perusmääritysten lisäksi myös toiminnallisia muutoksia on helppo tehdä. Kivikoski kertoo esimerkiksi poistaneensa Stonesoftin järjestelmästä toiminnon, jolla myyjä voi hävittää toteutumatta jääneen myyntihankkeen. Seurantaa parantavan muutoksen teko kävi määrityksiä säätämällä, eikä sovellusasiantuntijoita tai koodareita tarvinnut vaivata.

Integrointi muihin järjestelmiin vaatii jo hiukan html-osaamista. Järjestelmä on integroitu yrityksen web-palveluihin ja extranetiin sekä Googlen Adwords-palveluun, selvittää Kivikoski. Markkinointi näkee, mihin täkyihin asiakkaat tarttuvat, ja potentiaalisesta asiakkaasta saadaan heti liidi myyjälle tämän syöttäessä tietonsa web-lomakkeelle.

Stonesoftin tietoturvapolitiikka varmistaa, ettei vahvaa suojaa edellyttävien asiakasyrityksen tietoja viedä ulkomaiselle palvelimelle. Salesforceen ei myöskään viedä teknisiä tietoja asiakkaiden verkkotopologioista tai tukipalvelupyynnöistä. Vaikka integrointi olisi teknisesti helppoa ja mahdollisesti hyödyllistä, se ei olisi tietoturvamielessä järkevää, päättää Kivikoski.