10 aikavarasta

Petteri Järvinen

10 aikavarasta

Uuden tekniikan pitäisi tehostaa ajankäyttöä ja rikastuttaa ihmisen arkea. Usein käy päinvastoin: tekniikka näyttää tehokkaalta, mutta todellisuus on jotain muuta. Tekniikan arkisista rutiineista syntyy varas, joka turhauttaa ja laskee työtehoa. On aika esitellä 10 yleistä ja salakavalaa aikavarasta.

1. Päivittäminen

Kaikkea pitää nykyisin päivittää: Windowsia, Office-sovelluksia, apuohjelmia, selainta, digikameraa, matkapuhelinta…

Osa pc:n päivityksistä latautuu automaattisesti yöaikaan, mutta asetuksista riippuen nekin ilmoittavat itsestään kesken työpäivän. Haettujen päivitysten asentaminen keskeyttää työnteon, vie oman aikansa ja vaatii joskus vieläpä koneen uudelleenkäynnistyksen.

Acrobat ilmoittaa päivitystarpeesta vasta, kun sillä avataan tärkeä dokumentti. Työn alussa on vihonviimeinen aika ryhtyä lataamaan megaluokan päivitystä.

2. Käynnistysviiveet

Koneen käynnistäminen ja Windowsin lataaminen toimintavalmiiksi vie helposti pari minuuttia. Myös sammuttaminen tietää odottamista. Odotukselta välttyy pitämällä konetta aina päällä, mutta virhetilanteen tai päivityksen jälkeen uudelleenkäynnistystä ei useinkaan voi välttää.

Tietokoneen ohella muitakin laitteita saa odottaa. Skanneri, lasertulostin ja kopiokone lämpenevät aikansa, ennen kuin ovat valmiita töihin. Matkapuhelin hakee verkkoa, navigaattori signaalia ja mp3-soitin päivittää tietokantaansa.

3. Pikaviestit

Pikaviestit ovat näppärä tapa viestiä, mutta ne eivät ota huomioon käyttäjän työtilannetta. On ärsyttävää, kun pikaviestiohjelma alkaa vilkuttaa saapuvan yhteyden merkiksi keskittymistä vaativan työn aikana.

Jos kutsuun vastaa, edessä voi olla monen minuutin istunto, jonka aikana keskustelu eksyy alkuperäisestä kysymyksestä joutavanpäiväisiin asioihin. Silti vastaamatta jättäminen on epäkohteliasta.

4. Virustarkistus

Tietoturva on tärkeää, mutta alati taustalla hyrräävä ja tiedostoja tarkistava virustorjunta saattaa hidastaa konetta tuntuvasti. Vanhassa koneessa tarkistus voi syödä puolet prosessoritehosta, eikä yleensä edes löydä mitään.

Väärät hälytykset tuottavat sydämentykytystä ja voivat pysäyttää työnteon pitkäksikin aikaa, ennen kuin mikrotuki saadaan paikalle ja asia tutkittua. Kotikäyttäjällä on usein edessä soitto maksulliseen asiakaspalveluun tai turvautuminen netistä saatavaan itseapuun.

5. Vapaa-ajasta työaikaa

Matkapuhelin ja kannettava tietokone tuovat työasiat kotiin ja kesälomalle. Työntekijä on milloin tahansa esihenkilöiden ja kollegoiden tavoitettavissa. Moni lukee sähköposteja iltaisin ja viikonloppuisin sekä vastailee niihin. Tietenkin palkatta.

Tuoreen tutkimuksen mukaan yli puolet suomalaisista hoitaa ainakin jonkin verran työasioita vapaa-ajallaan. Mobiili sähköposti tuo työviestit sillekin, jolla ei ole tietokonetta kesämökillä tai lomamatkalla.

6. Onkohan minulle sähköpostia?

Olisiko joku lähettänyt sähköpostia? Uteliaisuus ajaa tarkistamaan saapuneet-kansion sisällön vähintään kerran tunnissa, vaikkei siihen olisi mitään syytä.

Postiohjelma, joka ilmoittaa saapuvista viesteistä pienessä ikkunassa äänimerkin kera, on erityisen ärsyttävä. Se lähes pakottaa tarkistamaan jokaisen viestin heti tuoreeltaan. Ja kun viesti on kerran avattu, siihen tulee yleensä vastattua.
Viesteihin vastaaminen keskeyttää oman työn ja sotkee ajatuksia. Siksi on tehokkaampaa varata sähköpostin lukemiselle erillinen aika päivästä ja hoitaa silloin useita viestejä peräkkäin.

7. Roskaposti

Ennen näki usein jo viestien otsikosta, mikä on roskaa ja mikä ei. Tämän päivän roskaajat ovat fiksumpia: he väärentävät jopa suomenkielisiä viestiotsikoita ja suomalaisia lähettäjänimiä.

Liiketoiminta on yhä kansainvälisempää, ja englanninkielisistä viesteistä roskan tai virusten erottaminen on vaikeaa.
Roskapostissa kahlaaminen turhauttaa, ja roskan määrä vain lisääntyy koko ajan. Suodatusohjelmat auttavat vähän, mutta silloinkin on käytävä ajoittain tarkistamassa, ettei suodattimeen ole jäänyt asiallisia viestejä.

8. Pienlaitteiden lataaminen

Teknisesti suuntautuneella käyttäjällä on kokonainen kirjo erilaisia pienlaitteita: navigaattori, pda, mp3-soitin, miniläppäri ja tietenkin 3g-puhelin. Vähän väliä ne piippaavat akun hiipumisen merkiksi. Laitteita saa olla koko ajan lataamassa – eikä oikeaa laturia ole aina edes mukana.

Onneksi monia uusia laitteita voi ladata tietokoneen usb-portista, mikä vähentää työ- ja stressimäärää.

9. Muiden opastaminen

Mikrotuen ulkoistaminen on johtanut siihen, että apua on vaikea saada puhelimella, eikä auttaja ehdi paikalle moneen työpäivään. Niinpä työntekijät joutuvat neuvomaan toisiaan. Kukapa voisi kieltäytyä, kun pulassa oleva kollega pyytää apua takkuilevan tulostuksen tai oikuttelevan sovelluksen kanssa? Varsinkin niiden, jotka tietävät asioista muita enemmän, oma työ kärsii ylimääräisestä neuvomisesta. Uudet pienlaitteet vaativat käyttöopastusta, sillä käyttöohjeita ei enää toimiteta laitepaketissa. Ostaja saa enintään linkin www-sivuun, jolta ohjeet löytyvät. Niksit ja hienoudet on kysyttävä saman laitteen omistavalta työkaverilta.

10. Nettiviihde

Mitähän maailmalla on tapahtunut? Tarkistanpa otsikot muutamasta verkkolehdestä.

Ennen kuin käyttäjä huomaakaan, hän on surffannut uutisten perässä palvelusta toiseen, lisätieto- ja videolinkkejä klikkaillen. Ja vain harvoin mikään uutisista on niin merkittävä, että sen näkemisellä olisi oikeasti ollut kiire.

Ajantuhlaajista pahin on Youtube. Jokainen video kestää useita minuutteja, ja palvelu suosittelee ovelasti koko ajan uutta katsottavaa. Videokierteen katkaisu vaatii suurta itsekuria.