Microsoft Office 2007, osa 4/4

Outi Lammi

Microsoft Office 2007, osa 4/4
Visualisoi tieto helposti

Asioiden esittäminen kuvallisessa muodossa on usein tehokkaampaa kuin pelkän tekstin näyttäminen. Tekstimuotoisen tiedon visualisointiin Office tarjoaa Smartart-kaaviotyökalun, jolla voidaan kuvata esimerkiksi prosesseja, asioiden keskinäisiä suhteita tai työnkulkuja.

Smartart-kaaviot ovat käytettävissä Wordissa, Excelissä, Powerpointissa ja yllättäen myös Outlookissa. Työkalu korvaa aikaisempien versioiden Kaaviokuvavalikoima-toiminnon.

Kaavion piirtämiseen tarvittava Smartart-painike löytyy Lisää-välilehdeltä ja Powerpointissa se on lisäksi diassa kuvakkeena ns. sisällön paikkamerkissä. Smartart-kaavioiden yhteys tekstiin havainnollistuu Powerpointissa, jossa luetteloteksti voidaan muuntaa kaavioksi Aloitus-välilehden Muunna SmartArt-grafiikaksi-painikkeella.

Seitsemän kaavioluokkaa

Kaaviot on jaettu seitsemään luokkaan, mutta jotkut kaavioista esiintyvät useassa luokassa. Kaaviot koostuvat tekstiä sisältävistä objekteista sekä tehosteobjekteista, kuten nuolista tai objekteja yhdistävistä linjoista. Kaaviotyyppiä valitessaan kannattaa lukea SmartArt-grafiikkaobjektin valitseminen -ikkunassa oleva kuvausteksti, josta saa selville muun muassa käytettävissä oleva tekstin jäsennystasojen määrän.

Oletuskaavion ulkoasu on karu, mutta sen voi vaihtaa SmartArt-tyylit-valikoimasta, joka löytyy Rakenne-lisävälilehdeltä kaavion ollessa valittuna. Tyylivalikoiman vieressä on Muuta värejä -painike, jonka avaamasta valikoimasta kaavioon voi valita uuden väriyhdistelmän. Käytettävissä olevat värit perustuvat Officen teemoihin.
Kaaviotyypit ovat keskenään vaihdettavissa, mutta tietyt reunaehdot on toki huomioitava. Kaikki kaaviot eivät esimerkiksi tue useita jäsennystasoja ja kaaviotyypin valintaan vaikuttaa myös esitettävän asian luonne.

Kaavion tekstien muokkausta varten on erillinen tekstiruutu, jossa toimitaan kuten Powerpoint-dian luettelotekstiä kirjoitettaessa. Uusi tekstirivi ensimmäiselle jäsennystasolle vastaa uutta objektia kaaviossa. Uusi objekti voidaan lisätä kaavioon myös Rakenne-lisävälilehden Luo grafiikka -ryhmän Lisää muoto -painikkeella. Käytössä on myös painikkeet tekstisisällön siirtämiseksi jäsennystasolta toiselle.

Muokkaa kaavioita

Valmista kaaviota voi muokata monin tavoin. Yksittäisiä objekteja on mahdollista siirtää, kunhan pysyttelee Smartart-kehyksen sisäpuolella. Jos siirrettävään pääobjektiin liittyy nuoli tai yhdistämisviiva, se seuraa mukana.

Powerpointissa kaavion muokkauksen avuksi voidaan ottaa apuviivat ja ruudukot, jotka saa esille dian taustan pikavalikon Ruudukko ja apuviivat -komennolla aukeavasta valintaikkunasta. Tarvittaessa mikä tahansa valittu objekti voidaan vaihtaa toisenlaiseksi Muotoile-lisävälilehden Muuta muoto -painikkeella.

Koko kaavio palautetaan oletustyylin mukaiseksi Rakenne-lisävälilehden Palauta grafiikka -painikkeella. Yksittäinen muokattu objekti palautetaan alkuperäiseksi pikavalikon Palauta muoto -komennolla.

Tekstit kuntoon

Tekstin automaattinen sovitus toimii Smartart-kaavioissa pienentäen tekstin fonttikokoa kaikissa saman tason objekteissa, mikäli yksittäiseen objektiin lisätään paljon tekstiä. Tavoitteena tässä lienee ulkoasun yhdenmukaisuuden säilyttäminen, mutta ominaisuus voi olla myös melkoinen riesa.

Yksittäisen objektin sisältämän tekstin määrityksiä voi kuitenkin muokata manuaalisesti. Vaihtoehtona on myös tekstin automaattisen sovittamisen poistaminen käytöstä. Tämä tapahtuu valitsemalla kaavio sen reunaa napsauttamalla, ja valitsemalla jokin fonttikoko, josta tulee uusi oletuskoko. Tätä keinoa kannattaa kuitenkin välttää kaavioissa, joissa jäsennystasojen ero halutaan osoittaa fontin kokoerolla, sillä pistekoon muuttaminen vaikuttaa kerralla koko kaavioon.

Paikkamerkit ja animaatiot

Joissakin kaavioissa on paikkamerkki valokuvaa tai muuta vastaavaa varten. Paikkamerkki helpottaa kuva-aineiston käyttöä, mutta valitettava ominaisuus on suorakaiteen muotoisten kuvien vääristyminen. Parhaan tuloksen saamiseksi objekteihin lisättävät kuvat kannattaakin hakea ensin avoimeen tiedostoon johonkin kaavion ulkopuolelle, rajata neliön muotoon Rajaa-työkalulla, kopioida leikepöydälle ja liittää valittuun kuvaobjektiin.

Vanhastaan Powerpoint-animaatioista on tullut lähinnä kirosana. Harkiten käytettyinä ne ovat kuitenkin tehokas korostuskeino.

Smartart-kaavioita varten on omat animointityylinsä. Heikkoutena on se, että ne kohdistuvat koko kaavioon ja saattavat etenkin moniosaisissa kaavioissa pitkästyttää katsojaa. Toimivamman korostuksen pääsee tekemään valinnalla Mukautettu animaatio, jolloin animaatio voidaan määritellä yksittäiselle objektille.