Sosiaalinen osaaminen
Sosiaalinen osaaminen
Finanssikriisi on laajentunut taantumaksi tai jopa lamaksi, ja yritykset lomauttavat tai irtisanovat väkeä kaikkialla. Vaikka meno hirvittää, on jokaisessa lamassa samalla myös kasvun mahdollisuus. Kun kaikki joutuvat miettimään toimintaansa uudelleen, avautuu uusia tapoja toimia. Helppoa se ei ole. Mutta kuten John F. Kennedy aikanaan sanoi: emme tee asioita siksi, että ne olisivat helppoja, vaan siksi, että ne ovat vaikeita.
Sitten tämän kolumnin varsinaiseen aiheeseen. Minulla oli tänä kesänä ilo päästä kirjoittamaan Leenamaija Otalan kanssa kirja sosiaalisen median käytöstä yrityksen sisäisissä toiminnoissa (www.wikimaniaayrityksiin.blogspot.com, tervetuloa kommentoimaan!). Leenamaija oli kirjoittanut sosiaalisesta mediasta jo edellisessä, osaamispääoman johtamista käsittelevässä kirjassaan. Päätimme kirjoittaa lisää siitä, miten sosiaalista mediaa voidaan hyödyntää yrityksissä, mutta myös sen haasteista ja edellytyksistä.
Tehdessämme haastatteluja kirjaa varten huomasimme, että sosiaalinen media on monelle yritykselle vielä suhteellisen tuntematon käsite varsinkin tietotekniikka-alan ulkopuolella. Useimmille mieleen tuli ensimmäisenä Facebook, Wikipedia tai vastaava avoimen internetin sovellus.
Mielikuvat ulottuivat avoimuudesta anarkiaan: ”sitten luottamukselliset tiedot vuotavat maailmalle”, ”sinnehän tulee ihan mitä tahansa roskaa, jos kuka vain saa kirjoittaa”, ”täytyy voida kirjoittaa nimettömänä, muuten kukaan ei sano, mitä ajattelee”. Yrityksille sosiaalisen median työvälineet ovat kuitenkin jotain aivan muuta.
Itse asiassa yrityksissä pitäisi puhua mielummin vaikkapa virtuaalisesta työtilasta kuin sosiaalisesta mediasta. Sosiaalisen median työvälineillä voidaan yksinkertaisesti tehdä yhteistyötä, tuottaa ja jakaa tietoa yhdessä helpommin ja järkevämmin kuin ennen.
Esimerkki: yrityswikiä pitäisi ajatella wikipediana vain, jos yritys haluaa tuottaa tietosanakirjoja. Muuten yrityswikillä voidaan esimerkiksi tuottaa projektiraportteja, käyttöohjeita, markkinointimateriaaleja tai muita sisältöjä, joiden tekemiseen tarvitaan useita ihmisiä. Tällöin wikillä korvataan ne aiemmin sähköpostina lähetetyt liitteet, joiden eri versioita ihmiset sitten yrittivät käsitellä ja yhdistää. Tehokasta jo varsin pienessä ryhmässä!
Käytännön kokemuksesta on jo opittu useita asioita siitä, miten sosiaalinen media kannattaa ottaa käyttöön yrityksissä. Yksi niistä on, että sosiaalisen median käytölle on oltava selkeä tarve helpottaa työn tekemistä. Jos tehdään blogi siksi, että kaikki muutkin bloggaavat, tai käsketään kaikkia jo muutenkin pitkää päivää tekeviä työntekijöitä kirjoittamaan wikiin, jotta ”saadaan hyviä ideoita”, niin yritykseksi jää.
Yhtä selvää on, että jos työntekijät hengaavat neljä tuntia päivässä Facebookissa kyselemässä toisiltaan, mitä kuuluu, palkan maksava työnantaja saakin miettiä, miten sosiaaliseksi yrityksen kannattaa ryhtyä. Mutta jos tuotekuvauksen tekeminen sujuu muutamassa päivässä ja ilman sähköposteja usean viikon ja satojen sähköpostien sijaan sosiaalisesta mediasta on varmasti hyötyä. Tästä löytyy esimerkki sivulta www.cases2.com, Specialized Bicycle.
Toinen tärkeä käytännön opetus on, että sosiaalisen median opettelulle pitää varata aikaa ja siihen pitää antaa opastusta. Hyvä tapa saada kahdensuuntaista oppimista aikaan on panna (usein nuorempi) sosiaalisen median osaaja tukikäyttäjäksi kokeneemmille, sosiaalista mediaa opetteleville työntekijöille, jotka samalla siirtävät omaa työn ja organisaation osaamistaan nuoremmalle.
Mielikuva luottamuksellisten tietojen vuotamisesta ja virheellisen tiedon kertymisestä on sinänsä ymmärrettävä, mutta itse asiassa suhteellisen helposti ratkaistavissa. Yrityksen sosiaalisen median sovellukset voidaan toteuttaa palomuurin sisällä, jolloin tietoturva on sama kuin muillakin yrityssovelluksilla.
Mitä tulee virheellisen tiedon kertymiseen, yrityksissä voidaan käyttää ihan normaaleja hyväksymismenettelyjä myös yhteisöllisesti tuotetun sisällön suhteen – hyväksymisprosessi vain saadaan nopeammaksi näppärämpien työvälineiden avulla. Sitä paitsi kaikkia yrityksen sisältöjä ei ole edes tarkoitus siirtää sosiaaliseen mediaan: esimerkiksi sopimustekstejä tekevät edelleen yrityksen lakimiehet.
Sitten se nimettömänä kirjoittaminen. Sitä ei tehdä yrityksissä. Eiväthän ihmiset kulje käytävilläkään paperipussi päässä. Sosiaalisen median tarkoituksena on lisätä yhteistä tekemistä, ei toimia vain tunteiden tuuletuskanavana. Wiki, blogi tai keskustelufoorumi ei yksinään muuta yrityksen toimintatapaa avoimemmaksi ja yhteistä tekemistä arvostavaksi. Mutta kun arvostus – tai ainakin tahto siihen – on olemassa, nyt on työvälineitäkin.
