Virtuaalikokous leikkaa lentämistä
Talouden taantuma on pakottanut yritykset leikkaamaan kulujaan vähentämällä matkustamista. Entistä useammalla organisaatiolla on käytettävissään videoneuvottelutiloja omissa toimipisteissään, ja jos omaa ei ole, voi sellaisen vuokrata.
Isdn-linjoihin perustuvia videoneuvottelulaitteita ja -ohjelmistoja on ollut saatavana jo vuosikymmeniä. Modernit vaihtoehdot perustuvat yritysten olemassa oleviin kiinteisiin linjoihin.
Videoneuvottelut ja etäkokoukset nostavat päätään, koska näin voidaan parhaimmillaan jättää väliin joka kolmas työmatka, arvioi yritysten suunnitelmia selvittänyt projektijohtaja Mika Ollikainen tutkimusyhtiö Market-Visiosta.
”Matkakulut ovat siinä mielessä hyvä lähtökohta arvioida asiaa, että ne on helppo mallintaa ja viestittää johdolle. Videokokoukset tuovat kuitenkin muitakin etuja”, ynnää Ollikainen.
Kaikkea matkustamista virtuaalikokoukset eivät voi korvata, eikä ole tarkoituskaan. Ollikainen neuvoo arvioimaan kriittisesti, mitkä matkat ovat välttämättömiä ja mitkä eivät.
Uutta asiakasta mennään tapaamaan ensimmäisen kerran naamasta naamaan, vaikka tämä olisi toisessa maassa. Seuraavilla kerroilla kokous voidaan käydä jo videoyhteyden kautta.
Tyypillinen videoneuvottelun käyttäjä on yritys, jolla on toimistot sekä Helsingissä että Tukholmassa tai eri puolilla Suomea. Sen sijaan, että kahdeksasta kokoukseen osallistujasta neljä matkustaa, voivat kaikki osallistua omalta työpaikaltaan.
Kyse ei kuitenkaan ole vain matkakuluista, vaan koko työn tekemisen muoto on muuttumassa, toteaa myyntijohtaja Pasi Mäenpää Elisasta. Teleyhtiö on asentanut videoneuvotteluyhteydet yli kymmeneen toimipisteeseensä Suomessa ja myös Tallinnan toimistoon. Se myös myy järjestelmiä asiakkailleen.
Elisan esittelemässä pienemmässä kokoushuoneessa Pasilassa on neljän hengen pöytä, 37-tuumainen näyttö ja pienempi pc-näyttö. Tilaan saapuu myynnin tukihenkilö, joka neuvoo useilla paikkakunnilla Suomessa olevia asiakkaita. Sen sijaan, että hän kuluttaisi monta tuntia matkoihin asiakkaan luo, hän voi selvittää kokoushuoneessa päivän aikana jopa kuusi tai seitsemän tapausta.
Pasi Mäenpää huomauttaa, että liikkuva työ vapauttaa ihmisten aikaa tärkeisiin asioihin. Myös työntekijöiden tyytyväisyys lisääntyy, kun työmatkan takia tarvitsee entistä harvemmin tinkiä vapaa-ajasta iltaisin ja viikonloppuisin.
Työ on monissa yrityksissä hajautunut niin, että tiimit ja työryhmät ovat eri kaupungeissa tai jopa eri maissa. Yhä useammin töitä tehdään myös kotoa.
Omaksi tai vuokralle
Videoneuvottelun ja virtuaalikokousten kirjo on laaja. Kevyimmillään ratkaisun voi muodostaa kannettava tietokone ja web-kamera, järeimmillään kyse on 12 hengen kokoushuoneesta, joka rakennetaan tarkoitusta varten.
Telepresence-tyyppisen kokoustilan etu on se, että ihmiset näkyvät luonnollisessa koossaan. Neuvotteluhuoneessa läsnä olemisen vaikutelma on vahva, ja huone näyttää melkein jatkuvan kolmen ison litteän näytön takana.
Järeä etäläsnäolon kokoushuone on valmistajasta riippuen 200 000 – 300 000 euron investointi huonetta kohti, ja päälle tarvitaan vielä hyvin laajakaistainen symmetrinen yhteys. Näin iso investointi kannattaa, jos matkustelua maasta toiseen on paljon ja videokokouksilla tästä voidaan leikata merkittävä osa.
Suurin osa yrityksistä on kuitenkin Suomessa liian pieniä, jotta oma telepresence-kokoustila olisi perusteltu. Sellaisen voi kuitenkin saada vuokralle esimerkiksi hotellista tai toimitilasta. Tarjonta ei vielä Suomessa ole laajaa, mutta suurimmissa kaupungeissa on jo jokin tila käytettävissä.
Aivan pikkurahalla ei isoa videoneuvottelutilaa saa vuokralle. Vuokratilojen hinnat vaihtelevat 100 – 300 euron välillä tunnilta huonetta kohti. Kuluja voi tulla tuhansista euroista liki 10 000 euroon kuukaudessa, jos tilaa lasketaan käytettävän säännöllisesti kerran tai pari päivässä. Silloin oma huone alkaa näyttää jo kannattavalta investoinnilta. Oma videoneuvotteluhuone ei vaadi jätti-investointeja. Perusjärjestelmään pääsee käsiksi jo muutamilla tuhansilla euroilla.
Videoneuvottelu avautumassa
Elisan Pasi Mäenpää uskoo, että osittain jo nyt, ja entistä enemmän lähivuosina, videoneuvottelu muuttuu avoimemmaksi.
”Nykyisin videoneuvottelutilat ovat usein point-to-point-tyyppisiä. Tulevaisuudessa päästään siihen, että yhteyksiä voidaan muodostaa muiden organisaatioiden ja laitetoimittajien tiloihin.”
Tällä hetkellä tilanne on vielä se, että esimerkiksi Ciscon telepresence-kokouksesta ei pääse ilman ”lisäpalikoita” esimerkiksi kilpailija HP:n järjestelmään, tai päinvastoin.
Kokonaan suljettuja videoneuvottelujärjestelmät eivät ole. Ainakin HP ja Tandberg lupaavat yhteensopivuutta kaikkien H.323-standardin mukaisten järjestelmien kanssa. Cisco on ostamassa Tandbergin, joten myös siltä osin yhteensopivuus paranee.
Isot yritykset, kuten Nokia ja Wärtsilä, ovat rakentaneet kymmeniä videoneuvottelutiloja toimipisteisiinsä ympäri maailmaa. Asiakkaan tai kumppanin järjestelmästä riippuu, voidaanko yhteys muodostaa sinne.
Aina ei ole mahdollista tai tarpeen muodostaa videoyhteyttä, joten jo puheeseen ja Powerpoint-esitysten jakamiseen perustuva web-konferenssi voi olla yhtä tärkeä työkalu. Järjestelmät kannattaa myös suunnitella niin avoimiksi, että kokoukseen saadaan mukaan asiantuntija tai yrityksen johtaja pelkällä matkapuhelimellakin tien päältä.
Kuinka paljon etäkokoukset säästävät?
Esimerkkitapaus 1: Elisa
Elisa laskee, että jokainen toimistotyöntekijä osallistuu web- tai videokokouksiin vähintään viikoittain. Etätyöpäiviä kertyy yksi viikossa. Säästöihin on laskettu niin web-konferenssipuhelut kuin videoneuvottelut. Teleoperaattori on kytkenyt etäläsnäolojärjestelmäänsä myös hiilidioksidipäästöjen laskurin.
- Yli 17 000 matkaa
- Yli 5 miljoonaa euroa tammikuusta 2009 marraskuulle 2009
- Yli 47 000 tuntia työtä
- Yli 600 000 kiloa hiilidioksidia
Esimerkkitapaus 2: Pk-yrityksen matkat
Jo pieni yritys voi säästää kymmeniä tuhansia euroja, jos edes viikoittain säästyy pari kotimaahan tai ulkomaille suuntautuvaa matkaa. Matkakulujen ohella hyödyksi voi laskea säästyneen työ- ja vapaa-ajan.
- Viikossa jää pois kaksi matkaa, joihin osallistuisi kaksi henkeä.
- Yhden kokouksen matka- ja päivärahakulut ovat 500 euroa
- 11 kuukauden ajalta säästöä kertyy kahdelta hengeltä 44 000 euroa
Videoneuvottelua lehtitalossa
13 maassa toimiva aikakauslehtiyhtiö Sanoma Magazines on aloittanut videoneuvotteluiden, pikaviestien ja web-konferenssien pilotoinnin. Tavoitteena on säästää matkakuluja ja työaikaa. Toiveena on myös suurempi yhteydenpito toimipisteiden välillä.
Yhteisten palveluiden päällikkö Kalle Kamotskin Sanoma Magazines Finlandin ict- ja talousosastolta kertoo, että videoneuvottelu on ollut päivittäin käytössä, kun menossa on taloushallinnon uudistusprojekti Hollannin sisaryhtiön kanssa.
”Vastaanotto on ollut hyvä. Turha matkustelu on vähentynyt, ja järjestelmä on maksanut itsensä takaisin jo pilottivaiheessa”, ylistää Kamotskin.
Videokokoustila on nopeasti esitelty. Näyttö päälle, ja kaukosäätimestä päästään Tandbergin hallintaliittymään. Sieltä avautuu lista kymmenestä neuvotteluhuoneesta eri kaupungeissa ja maissa. Tarvittaessa järjestelmätoimittaja Talk & Visionin palvelu auttaa useiden neuvottelutilojen kokousten järjestelyissä.
Kamotskin kertoo, että suunnitelmissa on laajentaa videoneuvottelu koko konserniin. Vain tähän omistettu kahden megabitin linja kulkee Sanoma Magazines Finlandin pääkonttorista aikakauslehtien pääkonttoriin Amsterdamissa ja useisiin maakonttoreihin. Samanlainen yhteys on koko konsernin pääkonttoriin Helsingissä.
Kuvan- ja äänenlaatu on parempi, jos käytössä on reilusti verkkokaistaa. Kamotskin arvioi, että kahden megabitin linja riittää useisiin yhtäaikaisiin neuvotteluihin kelvollisella kuvanlaadulla. Äänenlaadun järjestelmä optimoi aina ensisijaisesti. Kustannukset laskevat tulevaisuudessa, jos yhteys voidaan vetää oman putken sijaan julkisen internetin läpi. Se avaa mahdollisuuden yhdistää useampiin toimipisteisiin ja myös asiakkaisiin.
Kamotskin muistuttaa, että aina videota ei tarvita, vaan usein jo web-konferenssi riittää. Silloin keskustelijat kuulevat toistensa puheen ja Powerpoint-esitys voidaan jakaa kaikkien osallistujien kesken Windows Live Meetingin avulla. Myös pilottikäytössä oleva Outlook Communications Server tuo pikaviestien mahdollisuudet, ja yhteisellä käyttäjänhallinnoinnilla voidaan myös ulkopuoliset Messenger-käyttäjät päästää mukaan.
Järjestelmä: Tandberg
Aloituskustannus: 27 000 € / ensimmäinen huone
Ylläpito ja huolto: 3100 € / vuosi
Yhteys: 1000 € / kuukausi
Hyödyt ja säästöt: Vähentynyt ulkomaanmatka lähes joka päivä, säästynyt työaika.
Videoneuvotteluun omalta työpöydältä
Kokonaisen työpisteen tai neuvotteluhuoneen varaaminen videoyhteyttä varten ei aina onnistu, mutta kevyimmillään neuvotteluun voi osallistua jo kannettavalla tietokoneella tai kotitoimistosta. Web-kamerat ovat tulleet myös moniin yrityskannettaviin, ja erillisen web-kameran saa edullisimmillaan parillakymmenellä eurolla.
Esimerkiksi Nokian järein videoneuvottelutila on HP Halo -huone, joka muistuttaa läheisesti Cisco Telepresence 3000 -järjestelmää. Ruoholahden konttorissa otamme videoyhteyden Brasiliaan, ja HP:n työntekijä pääsee mukaan tapaamiseen kannettavalla tietokoneella kotoaan Britanniasta.
Kehityspäällikkö Kustaa Valtonen HP:stä kertoo, että tulevaisuudessa videoyhteydet voivatkin laajentua entistä enemmän myös etätyöpisteisiin, kun standardinmukaiset ratkaisut yleistyvät.
Elisan myyntijohtaja Pasi Mäenpää arvioi, että videokokouksissa hyödynnetään tulevaisuudessa kannettavien tietokoneiden ohella kodin olohuoneen litteää televisiota.
Videoyhteys kannettavalla tietokoneella onnistuu kahden koneen välillä kevyimmillään ilmaiseksi Skype-ohjelmalla, joka onkin monien yrittäjien käytössä.
Järjestelmä: Useita video- ja web-konferenssiohjelmistoja
Aloituskustannus: 0–1000 €
Käyttökustannus: Riippuu ohjelmistosta ja palvelusta
Hyödyt ja säästöt: Videoneuvottelut mistä tahansa nopeasti kaikille työntekijöille
Etäläsnä vuokratiloissa
Rakentamisen ja projektijohtamisen konsultointiyhtiö Pöyry toimii kansainvälisesti ja Suomessa monilla paikkakunnilla. Yritys hyödyntää web-konferensseja ja videoneuvottelua säästääkseen matkakuluja sekä asiantuntijoidensa ja johtajiensa arvokasta työaikaa.
Tapaamme Pöyryn edustajan Technopoliksen vuokrattavassa videoneuvotteluhuoneessa Espoon Otaniemessä. Avain neuvottelutilaan saadaan Innopoli 2 -toimistotalon vastaanotosta. Toimistopäällikkö Mikko Hyytinen Pöyrystä ja videoneuvottelupalveluiden assistentti Minna Sova Technopoliksesta odottavat videoruutuun toisella puolella. He osallistuvat haastatteluun Oulusta.
Haastattelutilanne alkaa hieman kankeasti, koska normaalia kättelyä ei ole. Ensimmäisellä kerralla olisi ehkä kätevämpi tavata fyysisesti kasvokkain. Tämä ei kuitenkaan ole iso ongelma, hetken päästä jutustelu sujuu jo hyvin. Vaikka Oulun kokoushuone näkyy vain yhdestä näytöstä, ero ei tunnu suurelta verrattuna siihen, että haastateltava olisi samassa huoneessa.
”Video ei korvaa fyysistä tapaamista, mutta on siitä seuraavaksi paras. Olemme pyrkineetkin aloittamaan asiakassuhteet henkilökohtaisella tapaamisella”, kiteyttää Hyytinen.
Mikko Hyytinen kertoo, että kansainvälisesti toimiva Pöyry on käyttänyt monenlaisia puhelin-, web- ja videoneuvotteluympäristöjä jo pitkään. ”Kun videoneuvottelun palvelutaso on noussut, aletaan konsernissa hyödyntää tätä entistä enemmän sisäisesti ja myös asiakastapaamisissa.”
Yhtiöllä on oma web-konferenssijärjestelmä ja sisäisissä tapaamisissa puhelin- ja web-konferenssit ovat riittäneet. Technopoliksen järjestelmä täydentää sitä asiakastapaamisissa. Asiakkaita tavatessa videoyhteys tuo lisänä elekielen ja ilmeet. ”Technopolis toimii hyvin niillä paikkakunnilla, joissa myös Pöyry on”, toteaa Hyytinen vuokratilojen käyttömahdollisuudesta. ”Lähtökohtamme on ollut käyttää vuokratiloja palveluna. Jos näyttää siltä, että tarve kasvaa paljon, harkitsemme omia tiloja.”
Hyytinen vinkkaa laskemaan, mikä on neuvottelutilan käyttöaste ja -kustannukset. Niitä voi sitten verrata säästettyihin matka-aikoihin ja -kuluihin. Hän arvioi matka-aikojen vähentymisen matkakuluja merkittävämmäksi. ”Yhteen paikkaan kerääntymisen kustannus on aika iso.”
Järjestelmä: Tandberg 8000 MXP
Aloituskustannus: Ei ole
Käyttökustannus: 150 € / tunti
Hyödyt ja säästöt: Ympäristöarvot, jopa neljännes työmatkoista.
