Ohjelmalisenssit hallintaan
Pertti Hämäläinen • Piirros: Petri Rotsten
Ohjelmalisenssit hallintaan
monessa yrityksessä ylenkatsotaan kaupallisten ohjelmistojen lisenssejä. lisenssien hallinnassa tehdyt virheet voivat kuitenkin käydä todella kalliiksi.
Kenen vastuulla yrityksesi ohjelmalisenssit ovat? Kuka valvoo, että ohjelmia käytetään niiden lisenssiehtojen mukaisesti? Kuka neuvottelee sopimukset ja varmistaa, että käytössä on edullisin lisensointimalli?
Liian usein lisenssit ovat ict-ammattilaisille välttämätön paha, joka mielellään sälytetään jonkun käyttöomaisuuskirjanpidosta vastaavan huoleksi. Vastuuta ei kuitenkaan voi sysätä taholle, joka ei tunne ohjelmien käytön ja asennusten arkea.
Isommissa yrityksissä lisenssien hallinta on parhaimmillaan taloushallinnon ja tietohallinnon ammattilaisista kootun ryhmän vastuulla. Poikkeustilanteiden kuten väenvähennysten ja yrityskauppojen yhteydessä lisenssien selvittelyyn tarvitaan myös lainopillista ja sopimusteknistä osaamista. Esimerkiksi ohjelmien myynti tai siirto toiselle yritykselle on usein vaikeaa ja joskus jopa mahdotonta.
Ulkoistussopimusten piiriin lisenssinhallinta kuuluu vain, jos siitä on erikseen sovittu. Lisäksi palveluntarjoajat tuntevat usein vain edustamiensa ohjelmistotalojen lisensointikäytännöt. Pieniä ja keskisuuria yrityksiä palveleekin joukko Software Explosionin ja PC-Waren kaltaisia lisenssikauppaan erikoistuneita yrityksiä, jotka voivat pitää kirjaa asiakkaidensa sopimuksista ja lisenssimääristä ohjelmistotaloista riippumatta.
Ei pelkkää OEM:ää
Ohjelmien lisensointimalleissa vain mielikuvitus on rajana, ja siinä missä it-ammattilaisten ideat loppuvat, juristeilla riittää vielä kekseliäisyyttä.
Yleisin ohjelmisto on tietokoneen mukana tuleva käyttöjärjestelmä, jonka ostaja saa sen käyttöönsä niin sanotulla OEM-lisenssillä (Original Equipment Manufacturer). Lisenssi oikeuttaa käyttämään ohjelmaa vain ja ainoastaan siinä tietokoneessa, jonka mukana se on hankittu.
Jos tietokone hajoaa, häviää tai varastetaan, korvaavaan laitteeseen on ostettava uusi käyttöjärjestelmälisenssi. Jos kuitenkin vain kiintolevy hajoaa, uutta lisenssiä ei tarvita, koska uudelle kiintolevylle voi asentaa käyttöjärjestelmän laitteen pohjasta tai takalevystä löytyvällä lisenssiavaimella.
Pc:n mukana toimitetaan usein myös tietoturva- tai toimisto-ohjelmista määräaikaisia kokeilulisenssejä. Niiden umpeuduttua ohjelman käyttöä voi jatkaa ostamalla käyttölisenssi luottokortilla valmistajan web-palvelusta.
Tukussa halvemmalla
Kallein tapa hankkia ohjelmia on ostaa yksittäislisenssejä, jotka sisältyvät kaupasta hankittuun tai webistä ladattuun ohjelmapakettiin. Harva jaksaa lukea loppukäyttäjän lisenssisopimusta eli EULAa, vaikka vakuuttaakin ohjelmistoa asentaessaan näin tehneensä.
Jos samaa sovellusta käyttää vähänkin useampi yrityksen työntekijä, sen hankinnasta voi yleensä tehdä paljousalennukseen oikeuttavan määräsopimuksen. Näistä on olemassa lukemattomia versioita erilaisia asiakkaita ja hankintatapoja varten. Eri ohjelmistotalojen päällisin puolin samankaltaisissa sopimusmalleissa on suuriakin eroja asiakasyrityksen koon ja ohjelmien hankintatavan suhteen.
Esimerkiksi Microsoft Office -paketin opiskelu on lasten leikkiä yhtiön sopimuksiin verrattuna: yrityksille ja julkisorganisaatioille on tarjolla kuusi, oppilaitoksille neljä ja yhtiön kumppaneille kaksi erilaista määrälisensointimallia. Adobe puolestaan pärjää kahdella mallilla.
Vanhaksi vaikka väkisin
Perinteinen ohjelmalisenssi antaa ostajalleen periaatteessa ikuisen oikeuden käyttää ohjelmaa. Useimpien lisenssiehtojen puitteissa ohjelman voi siirtää uuteen koneeseen vaikka kuinka monta kertaa. OEM-lisenssien kohdalla todellisen käyttöajan määrää laitteen käyttöikä: koska lisenssiä ei voi siirtää koneesta toiseen, ohjelmat romutetaan koneen mukana.
Laite- ja ohjelmistokannan tietoinen vanhentaminen on tietotekniikka-alan yleisesti hyväksytty liiketoimintamalli. Uusien tietokoneiden, oheislaitteiden ja käyttöjärjestelmäversioiden myötä sovelluksetkin vanhenevat nopeasti.
Ohjelman ostohinta on monessa tapauksessa vain pääsymaksu ohjelman ylläpitosirkukseen. Uusien versioiden julkaisuajankohdat, päivityshinnat ja päivitystarjousten kestot ovat sen jälkeen valmistajan vapaasti päätettävissä.
Esimerkiksi monet tietoturvaohjelmistot vaativat jatkuvaa päivitystä säilyäkseen käyttökelpoisina. Tällöin päivityksiin oikeuttava kiinteä vuosimaksu on perusteltu. On lähinnä makuasia, veloitetaanko ohjelmiston käytöstä perushinta ja vuotuinen ylläpitomaksu vai alun perinkin vain kiinteä vuosimaksu. Ilman ylläpitoa ohjelmisto muuttuu joka tapauksessa käyttökelvottomaksi tai hyödyttömäksi jopa muutamassa kuukaudessa.
Vuokraamalla voi välttää yllätyksiä
Lisenssikaupan rinnalle onkin syntynyt ohjelmien vuokrausmalli. Siinä valmistaja ei myy lisenssiä, vaan määräaikaisen oikeuden käyttää ohjelmaa. Sopimus voidaan tehdä esimerkiksi vuodeksi tai kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Sopimuskauden umpeuduttua asiakkaan on joko poistettava ohjelmat koneistaan tai solmittava uusi sopimus.
Vuokramalli tehdään houkuttelevaksi sisällyttämällä siihen erilaisia tukipalveluja kuten oikeus sopimuskauden aikana julkaistaviin ohjelmistopäivityksiin. Budjetointi helpottuu, kun vaikeasti ennakoitavat päivityshinnat poistuvat ohjelmistokustannuksista. Vuokrauksella voi yleensä myös suojautua sopimusaikana tapahtuvilta hinnankorotuksilta.
Jos ohjelman luonne ei edellytä jatkuvia muutoksia, ohjelman vuokraaminen voi kuitenkin olla enemmän ohjelmistotoimittajan kuin asiakkaan edun mukaista.
Hyvä esimerkki tästä on Windows Vista, joka viivästyi alkuperäisestä aikataulustaan vuosia ja valmistui lopulta niin riisuttuna, että käyttöönottoa on ollut vaikea perustella liiketoiminnallisin hyödyin. Kun Windows XP on säilynyt käytössä ja sen ylläpito näyttää jatkuvan ennakoitua pitempään, päivitysoikeuden arvo ei ole suuri.
Aktivointi korvasi kopiosuojauksen
Aktivoinnin suosio on kasvanut tasaisesti, ja etenkin kuluttajamarkkinoilla se on lähes täysin korvannut takavuosien laitteistopohjaiset kopiosuojaukset. Microsoft aloitti aktivointikäytännön jo Office 2000 -pakettinsa yhteydessä. Sittemmin se on laajentunut kattamaan useimmat Officen ja Windowsin eri versiot. Myös useat muut ohjelmistotalot ovat seuranneet Microsoftin esimerkkiä.
Aktivoinnissa ohjelman asennus rekisteröidään Internetin välityksellä valmistajan aktivointipalvelun tietokantaan. Asennusta varten tarvitaan tunnistetiedot sekä itse ohjelmasta että tietokoneesta, johon se asennetaan.
Ohjelman tunnistetieto on lisenssikoodi tai tuotetunnus, joka on painettu esimerkiksi asennuslevyn kuoreen. Tietokoneen tunnistetiedot puolestaan selvittää sovellukseen integroitu aktivointimoduuli. Jos aktivointipalvelu havaitsee, että ohjelma on asennettu useampaan koneeseen kuin lisenssiehdot sallivat, se kieltäytyy aktivoimasta ohjelmaa.
Ohjelmistoille annetaan asennuksen jälkeen yleensä muutaman viikon mittainen koekäyttöaika, jonka kuluessa ne on aktivoitava. Koeajan jälkeen ohjelman käyttö tehdään joko mahdottomaksi tai sitä rajoitetaan niin, että lisenssiehtojen noudattaminen on käyttäjälle houkuttelevin vaihtoehto.
Esimerkki rajoituksista on Windows Vistan ”rajoitetun toiminnallisuuden moodi”, jossa aktivoimaton käyttöjärjestelmä ei suostunut käynnistämään muita ohjelmia kuin Internet Explorer -selaimen aktivointia varten. Käyttäjien protestien vuoksi Microsoft taipui lieventämään rajoitusta niin, että tänä vuonna aktivoimaton Vista pysyy toimintakelpoisena mutta nalkuttaa aktivoinnin puuttumisesta tunnin välein.
Ohjelmat käyttöön puhelimitse
Kaikki tietokoneet eivät kuitenkaan ole vieläkään verkossa, ja vaikka olisivatkin, yrityksen tietoturvapolitiikka saattaa vaatia palomuuriin sääntöjä, jotka estävät aktivoinnin. Näissä tapauksissa aktivointi voidaan yleensä tehdä puhelimitse automaattisena palveluna tai hätätilassa jopa aktivointikeskuksen palveluhenkilön avustuksella.
Aktivointivaatimuksesta aiheutuu paljon haittaa myös tilanteissa, joissa tietokone varastetaan tai tuhoutuu, jolloin alkuperäinen aktivointi menetetään. Ylimääräinen aktivointi voi vaatia puhelinasiointia aktivointikeskuksen kanssa, jolloin asiakas on kommunikointikykyjensä, ohjelmistovalmistajan hyvän tahdon ja palveluhenkilöstön päätösvallan varassa.
Usein asiakas haluaa käyttää ohjelmaa tai sen versiota pitempään kuin ohjelmistovalmistaja sitä tukee. Esimerkiksi Adobe on tämän takia ulkoistanut aktivointipalvelun alihankkijalle vakuuttaen, että aktivointi toimii myös tuotteiden elinkaaren päätyttyä ja jopa siinä tapauksessa, että Adobe itse lopettaisi yrityksenä toimintansa. Aika näyttää...
Aktivointimenettelyt eivät ole aukottomia. Internetissä liikkuu paljon aktivointien murtamiseen tarkoitettuja välineitä. Aktivoidusta koneesta otetun levynkuvavarmistuksen jakelu identtisille koneille voi hämätä joitakin aktivointimenettelyjä. Virtualisoidussa ympäristössä aktivointikoodi taas ei näe varsinaista laitteistoa vaan virtuaalikoneen, jonka siirtäminen laitteesta toiseen voi rikkoa lisenssiehtoja aktivoinnin voimatta siihen puuttua.
Helpotusta isoille yrityksille
Aktivointivelvoite koskee monilla valmistajilla vain yksittäiskappalein hankittuja ohjelmistoja. Adoben suurasiakaslisensseistä vastaava Riikka Juvonen kertoo, että yrityskäyttöön myytävissä määrälisensseissä on joskus kokeiltu lisenssilaskureita, mutta käytännöstä on luovuttu kielteisen palautteen takia. Määrälisensointi perustuukin asiakkaan vastuuseen, ja aktivointimoduuli sisältyy vain pakettiohjelmien mukana tuleviin asennusmedioihin.
Myös Microsoftilla aktivointi on aiemmin koskenut vain Windowsin ja Officen pakettiversioita. Yrityslisensseissä on käytetty VLK-määräsopimusavaimia, joilla asennetut tuotteet eivät ole vaatineet aktivointia. Microsoftin mukaan neljä viidestä piraatti-XP:stä käyttää vääriin käsiin joutuneita määräsopimusavaimia, ja Vistasta alkaen yhtiö laajentaakin aktivointivelvoitteen koskemaan myös yritysasiakkaita.
Pienemmille asiakkaille myydään MAK-moniaktivointiavaimia, jotka oikeuttavat ennalta määrätyn konemäärän aktivointiin. Suuremmat asiakkaat voivat asentaa verkkoonsa KMS-avaintenhallintapalvelimen, jolla voi aktivoida rajattoman määrän koneita. Kevyen palvelun voi asentaa vaikka toimialueohjaimeen, ja työasemien on uusittava aktivointi enintään 180 päivän välein.
Aktivoinnin voi ennustaa edelleen yleistyvän ja kehittyvän yhä monipuolisempaan suuntaan. Yritysten tekniselle tuelle jatkuvasti muuttuvat käytännöt asettavat yhä uusia haasteita, jotta loppukäyttäjät eivät törmäisi aktivointikyselyihin.
Aktivointi on työlästä mutta toimivaa
Testasimme tuoteaktivointeja ja lisensointikäytäntöjä muutamalla yleisellä ohjelmistolla. Tavoitteena oli selvittää, miten onnistuneesti asennettu ja aktivoitu tuote saadaan siirrettyä tietokoneen rikkoutumisen takia uuteen koneeseen.
F-Securen ja Symantecin tietoturvaohjelmistojen lisenssi sallii ohjelman asentamisen kolmelle eri koneelle. Aktivoinnin sijasta valmistajat puhuvat tilauksista, koska ohjelmien varsinainen arvo on verkon kautta päivittäin toimitettavissa haittaohjelmien tunnistetietojen päivityksissä. Koska päivitykset haetaan valmistajan palvelusta, aktivointien kokonaismäärää on helppo seurata.
Kummallakin ohjelmistolla tilauksen tekeminen onnistui yllättäen myös konerikon jälkeen uudelle tietokoneelle. Kun rikkoutuneet koneet palautuivat huollosta, myös niiden ohjelmistot jatkoivat toimintaansa.
F-Securen tuotetuki selvitti, että järjestelmä antaa mahdollisuuden asentaa tuote tilapäisesti useampaankin koneeseen esimerkiksi koneenvaihtotilanteita varten, vaikka asiakas onkin tällöin tarkkaan ottaen rikkonut lisenssiehtoja. Symantecilta taas vastattiin, että järjestelmä sallii tietyn määrän ylimääräisiä aktivointeja, jotta asiakkaat pystyvät hoitamaan poikkeustilanteet ilman yhteydenottoa tuotetukeen.
Kumpikin valmistaja muistutti valmiuksistaan puuttua tilanteeseen, mikäli ylimääräisiä asennuksia jää käyttöön. Näin käy molempien mukaan äärimmäisen harvoin, eivätkä lisenssirikkomukset ole olleet käytännössä ongelma.
Testiä jatkettaessa kummallakin ohjelmalla saatiin lopulta aikaan tilanne, jossa tilauksia ei enää pystytty tekemään uusilta koneilta.
Microsoft Windows Vistan kohdalla aktivointipalvelu huomaa tuotetunnuksen olevan jo käytössä ja kehottaa ostamaan uuden tunnuksen verkosta tai syöttämään muulla tavoin hankitun uuden tunnuksen. Rikkoutuneen koneen korvaajaan tehty asennus saadaan aktivoitua automaattisen puhelinaktivoinnin tai Microsoftin tuotetuen avulla.
Automaattinen puhelinpalvelu on toimiva, joskin työläs: käyttäjä joutuu ensin syöttämään 54-numeroisen asennustunnuksen yhdeksässä kuuden numeron ryhmässä puhelimeen ja sen jälkeen lähes yhtä vaikean vahvistustunnuksen tietokoneelle.
Adoben Creative Suiten lisenssiehdot sallivat ohjelmiston asennuksen kahteen koneeseen mutta käytön vain yhdeltä koneelta kerrallaan. Näin käyttäjä voi asentaa ohjelmansa työkoneensa lisäksi esimerkiksi matkamikroonsa.
Mikäli asennus on tarvis siirtää koneesta uuteen, se on ensin deaktivoitava vanhasta koneesta ja vasta sen jälkeen otettava käyttöön uudella koneella. Vanhan asennuksen voi poistaa vanhasta koneesta tai jättää siihen uudelleen aktivoitavaksi esimerkiksi siinä tapauksessa, että uusi kone oli vain koekäytössä.
Uudelleen aktivointi koneen rikkoutumisen jälkeen vaatii myös Adoben tapauksessa puhelimen käyttöä. Automaattinen menettely on vielä hankalampi kuin Microsoftilla, koska sarjanumeron ja aktivointitunnuksen joutuu syöttämään puhelimeen yhdessä pötkössä, mutta ihmisavusteinen aktivointikeskus oli joustava ja avulias.
Sekä Microsoftin että Adoben tapauksessa huollosta palautuneeseen koneeseen alun perin aktivoitu ohjelmisto jatkoi toimintaansa uudesta aktivoinnista piittaamatta, ja myös päivityksiä saatiin ladattua kaikkiin koneisiin häiriöittä. Testin aikana ei selvinnyt, missä vaiheessa aktivointipalvelut mahdollisesti havaitsisivat ylimääräisiä aktivointeja tapahtuneen.
Lopputulos testeistä on, että aktivoinnit eivät estä ohjelmien laitonta käyttöä vedenpitävästi. Ne suojaavat kuitenkin ohjelmistovalmistajan oikeuksia useammallakin eri tavalla.
Ehkä tärkeintä on, että aktivointivelvoite pitää asiakkaan tietoisena lisenssien käyttörajoituksista. Tieto aktivointikertojen täyttymisestä on signaali käyttäjälle varmistua siitä, että ohjelman käyttö on asiallisella pohjalla. Laiton kopiointi on aina lisenssirikkomus, josta vastuun kantaa ylimääräisen kopion tekijä ja käyttöönottaja.
Ylimääräisiä asennuskertoja tarvitaan yrityksissä usein, ja aktivointi voi tuntua kohtuuttomalta riesalta varsinkin, jos se ei enää onnistu netin kautta automaattisesti. Sitä ei silti kannata pelätä, koska valmistajien puhelinpalvelut ovat asiallisia, eikä puhtain paperein liikkeellä olevalla ole ongelmia selvittää tilannettaan.
Aktivointi antaa ohjelmistovalmistajalle mahdollisuuden seurata lisenssikoodien asiatonta käyttöä tai mahdollista leviämistä vääriin käsiin. Systemaattinen väärinkäyttö tai julkiseen levitykseen lipsahtaneet määrälisenssikoodit pystytään havaitsemaan ja selvittämään. Yksittäistapauksissa menettely mahdollistaa pistokokeet, ja aktivoinnista saatavat tilastot antavat ohjelmistotalolle eväitä käytäntöjen tiukentamiseen tarvittaessa.
Asiakas pystytään yleensä selvittämään lisenssin myyntikanavan kautta tai joidenkin ohjelmistotalojen käytännöillä myös aktivoinnin tunnistetietojen avulla. Ohjelmien valmistajilla on lisenssisopimusten perusteella yleensä oikeus jonkinlaisiin tarkastuksiin. Useimmiten yritykset ovat yhteistyöhaluisia ongelmien selvittämisessä, ja laittomiin kopioihin päätyneet lisenssikoodit pystytään kuolettamaan. Räikeimmät väärinkäytökset saadaan ruotuun BSA:n avulla ja oikeusprosessein.
Lisenssinhallinnan sanastoa
AKTIVOINTI Tietokoneelle asennetun ohjelman ottaminen jatkuvaan käyttöön.
BSA (BUSINESS SOFTWARE ALLIANCE) Johtavien ohjelmistovalmistajien perustama yhteistyöelin, joka vastustaa ohjelmistopiratismia ja käynnistää tarvittaessa oikeusjuttuja laittomia ohjelmakopioita käyttäviä tai levittäviä yrityksiä ja henkilöitä vastaan.
EULA (END USER LICENSE AGREEMENT) Käyttöoikeussopimus eli loppukäyttäjän ja valmistajan välinen lisenssisopimus, joka määrittelee ohjelman käyttöehdot.
KMS (KEY MANAGEMENT SERVICE) Microsoftin aktivointipalvelin, jolla yritys voi aktivoida Windows Vista- ja Server 2008 -asennuksiaan.
MAK (MULTIPLE ACTIVATION KEY) Microsoftin aktivointiavain, jolla voi aktivoida ennalta määrätyn määrän asennuksia.
MÄÄRÄLISENSSI Yrityksen joko kertaostona tai pitemmälle ajanjaksolle ajoittaman ohjelmistohankinnan ohjelmistoasennukset kattava lisenssi.
OEM-LISENSSI (ORIGINAL EQUIPMENT MANUFACTURER) Lisenssityyppi, joka oikeuttaa ohjelman käyttöön vain siinä fyysisessä laitteistossa, jonka mukana ohjelma on jaeltu.
PAKETTILISENSSI Vähittäiskaupasta ostetun yksittäisen ohjelmatuotteen lisenssi.
SA (SOFTWARE ASSURANCE) Microsoftin sopimusmalli, joka antaa yritysasiakkaalle oikeuden siirtyä käyttämään sopimuksen piiriin kuuluvien ohjelmatuotteiden uusia versioita sopimuskauden aikana haluamassaan aikataulussa ilman erillistä päivitysmaksua.
VLK (VOLUME LICENSE KEY) Microsoftin määräsopimuskohtainen lisenssiavain, jolla asiakas voi asentaa tuotteita ilman aktivointivelvoitetta.
WGA (WINDOWS GENUINE ADVANTAGE) Windowsin aitoustarkastus, jonka avulla Microsoft pyrkii tunnistamaan ohjelmiensa laittomat kopiot muun muassa vertaamalla tuotetunnusta aktivoinnilla kerättyjen tunnusten tietokantaan.
