Laskut siirtyät verkkoaikaan
Lauri Suoranta • Piirros: Petri Rotsten
Laskut siirtyät verkkoaikaan
Verkkolaskutus säästää aikaa, rahaa ja luonnonvaroja. Siirtymistä e-laskuihin helpottaa yhtenäinen järjestelmä.
Sähköiset pankkipalvelut ovat olleet kuluttajien käytössä vuosikymmenen, yrityksillä huomattavasti pidempään. Tästä huolimatta laskutus elää yhä laajalti paperiaikaa.
Muutokselle on tarvetta, sillä laskutustietojen tulostus, postitus ja syöttäminen uudelleen maksujärjestelmään on tarpeeton välivaihe. Elinkeinoelämän keskusliitto arvioi, että suomalaisyrityksillä on tässä mahdollisuus lähes kolmen miljardin euron vuotuisiin säästöihin.
Verkkolaskutukseen siirtymisestä on hyötyä sekä laskuttajalle että asiakkaalle. Laskuttaja säästää rahaa käsittely- ja postituskuluissa. Maksajan ei tarvitse syöttää laskun tietoja pankkipalveluunsa tai huolehtia laskun arkistoinnista.
Periaatteessa järjestelmä voi toimia täysin ilman henkilötyötä. Joihinkin käytännön rajoituksiin voidaan silti törmätä. Esimerkiksi maksajayrityksessä paperilasku on helppo ohjata henkilölle, jonka vastuulla sen hyväksyminen on. Isoissa yrityksissä tosin saapuvat paperilaskutkin tyypillisesti skannataan kierrätettäviksi.
Yhtenäinen järjestelmä
Suomessa on erinomaiset edellytykset siirtyä verkkolaskutukseen, sillä laskujärjestelmä on hyvin yhtenäinen. Finanssialan keskusliiton kehittämää Finvoice-verkkolaskua tukevat kaikki merkittävät pankit. Kuluttajille palvelua markkinoidaan nimellä e-lasku.
Maksuliikenteessä on neljä toimijaa: laskuttaja, hänen asiakkaansa sekä molempien osapuolten pankit. Finvoicessa laskuttaja lähettää laskut asiakkaan sijasta omalle pankilleen, joka välittää laskun asiakkaan pankille. Asiakas löytää laskun kirjautuessaan verkkopankkiin tai pankkiohjelmistoonsa ja voi hyväksyä sen maksettavaksi muutamalla klikkauksella.
Ensimmäinen askel verkkolaskutukseen on laskuttajan tekemä sopimus laskujen lähettämisestä. Kun sopimus on tehty, laskuja voi lähettää suoraan laskutusohjelmistosta asiakkaille, jotka ovat valinneet verkkolaskun.
Laskutettava asiakas yksilöidään hänen tilinumeronsa iban-tunnuksella, jonka hän luovuttaa laskuttajalle siirtyessään verkkolaskuihin. Pankkien kuluttajille suunnatut verkkopalvelut osaavat tarjota e-laskutuspalvelua automaattisesti kohdatessaan laskun, jonka lähettänyt yritys tukee verkkolaskutusta. Pankki välittää tarvittavat tiedot laskuttajalle.
Verkkolaskun vastaanottaminen on maksutonta. Laskuttajalta pankki perii välitysmaksun, joka on pankin ja sopimuksen mukaan tyypillisesti muutama kymmenen senttiä. Pankit tarjoavat myös lisäpalveluja kuten laskujen lähettämistä paperimuotoisina niille asiakkaille, jotka eivät voi tai halua käyttää verkkolaskuja.
Miltä lasku näyttää?
Paperilaskun ehkä ainut vahvuus on sen joustava esitystapa. Asiakas voi haluta esimerkiksi yksityiskohtaisen erittelyn laskutettavasta puheajasta tai käytetystä sähköstä. Finvoice-laskujen käyttämä xml-tietorakenne mahdollistaa näidenkin tietojen välittämisen.
Erittelyn liittäminen laskutiedostoon voi olla haaste etenkin pk-yrityksissä. Onnistuminen riippuu taloushallinnon ohjelmistosta, jolla e-laskut laaditaan. Asiaa kannattaa tutkia etukäteen, mikäli lähetettävät laskut vaativat monipuolista erittelyä.
Tilannetta helpottaa laskuformaatin avoimuus. Määritykset ovat vapaasti saatavilla Finanssialan keskusliiton ylläpitämästä verkkopalvelusta. Siten laskuttajalla on periaatteessa mahdollisuus räätälöidä laskuista juuri haluamiaan. Käytännön toteutusta helpottaa xml-rakenne, jota käytetään yleisesti muuallakin.
Ulkoasua voi mukauttaa tyylitiedostojen avulla. Näin laskusta saadaan yrityksen graafiseen ilmeeseen sopiva. Toinen etu on, ettei laskun kieli ole sidottu sen tiedot sisältävään xml-tiedostoon. Kieltä voi siten vaihtaa muuttamatta itse laskun sisältävää tiedostoa.
Kuluttajat määräävät tahdin
Suomen Pankin mukaan vuosittain lähetettävästä noin puolesta miljardista laskusta noin kaksi kolmannesta lähetetään kotitalouksille ja reilu kolmannes yrityksille. Kuluttajille suunnatuista laskuista huomattava osa on pieniä, jolloin laskutuksen kulujen osuus voi olla kohtuuttoman suuri.
Konkreettisin keppi tai porkkana e-laskutettaville on tietenkin raha. Teliasonera herätti viime vuonna keskustelua laskutuslisällään. Paperilaskuja haluavat laajakaista-asiakkaat maksavat euron jokaisesta laskustaan. Asiakkaita ei pakoteta kuitenkaan Finvoiceen eli e-laskuun, he voivat valita sähköpostitse lähetettävän pdf-laskun.
Merkittävin puute kuluttajien e-laskupalveluissa lienee osittainen pankkikohtaisuus. Osa laskuttajista ei lähetä e-laskuja kaikkien pankkien asiakkaille, vaan esimerkiksi ainoastaan sisäisesti omaan pankkiinsa.
Myös pankkien tarjoamissa palveluissa kuten arkistoinnissa ja ilmoituksissa on eroja. Pankit ovat velvoitettuja arkistoimaan e-laskut puolentoista vuoden ajalta verkkopankkeihinsa, joskin suurin osa tarjoaa laajennettua arkistointiaikaa.
Maksettujen verkkolaskujen tietoja ei voi siirtää verkkopankista toiseen esimerkiksi pankin vaihdon yhteydessä. Tällöin laskujen tiedot on tulostettava tai tallennettava omalle tietokoneelle yksitellen.
Kirjoitushetkellä keskeisistä pankeista Osuuspankit ja Sampo Pankki tarjoavat maksutonta ilmoitusta saapuneista e-laskuista. Myös suoraveloitusta vastaavissa automaattisissa maksupalveluissa on eroja.
Milloin ulkomaille?
Finvoice-järjestelmä kattaa ainoastaan Suomen sisäisen maksuliikenteen ja järjestelmässä mukana olevien pankkien ulkomaiset asiakkaat. Pohjoismaat ovat verkkolaskutuksen edelläkävijöitä, myös Ruotsissa ja Norjassa on vastaavat järjestelmät. Muualla maailmassa e-laskutus tarkoittaa monesti asiakasyritysten omia järjestelmiä, joihin toimittajat voivat syöttää laskujaan hyväksyttäviksi.
Kansainvälistä verkkolaskujärjestelmää tullaan tuskin näkemään aivan lähitulevaisuudessa. EU:n sisällä verkkolaskutus on osa peppol-ohjelmaa, jonka tarkoituksena on lisätä sähköisten palveluiden käyttöä julkisissa hankinnoissa.
Kun ensimmäiset kansalliset järjestelmät on saatu laajaan käyttöön, ne ovat väistämättä epäyhteensopivia. Tällöin herää kysymys, tuleeko kansalliset järjestelmät muuttaa noudattamaan yhtenäistä standardia.
Toinen ratkaisu on muuntaa tiedot järjestelmien välisillä yhdyskäytävillä. Suomen kaltaisen edelläkävijän kannalta jälkimmäinen ratkaisu on toivottavampi.
Teliasonera uskoo verkkolaskutukseen
Teliasonera on laskujen määrässä mitattuna Suomen suurin laskuttaja. Laskuja lähetetään vuosittain lähes 20 miljoonaa, joista kolme neljäsosaa kotitalouksiin. Yhtiö on aktiivisesti mukana kehittämässä suomalaista verkkolaskutusta.
Laskutuksesta vastaava johtaja Hannu O. Savolainen kertoo siirtymän verkkolaskutukseen etenevän toivotulla tavalla. "Kuluttajille lähetetyistä laskuista vasta 15 prosenttia on sähköisiä, mutta osuus on kolminkertaistunut vuodessa. Joka viikko tuhannet asiakkaat vaihtavat sähköiseen laskutukseen", Savolainen kertoo.
Teliasonera on tarjonnut useamman vuoden mahdollisuutta vastaanottaa laskut sähköpostitse. Suoraan verkkopankkiin saapuva e-lasku on ollut käytössä reilun vuoden.
"Huomattava osa sähköisestä laskutuksestamme tapahtuu yhä sähköpostitse. Kehitämme mallia e-laskun rinnalla niin kauan kuin sille on kysyntää", sanoo Savolainen. Hän näkee e-laskussa yhä kehitettävää.
"Lasku on myös tietokanava asiakkaalle. Ulkoasu voisi olla nykyistä mukautuvampi."
Yrityslaskutuksesta noin neljännes tapahtuu sähköisesti, mutta kasvu on huomattavasti maltillisempaa kuin kotitalouksissa. "Pk-yritykset eivät ole vielä havahtuneet verkkolaskutuksen hyötyihin laskujensa maksussa ja omassa laskutuksessaan. Siirtymä vaatii toki myös yritykseltä resursseja", Savolainen tuumaa.
"Teliasoneralle on luonnollista olla edelläkävijä, koska tuotamme digitaalisia palveluja. Jos laskutus ei sujuisi sähköisesti, suutarin lapselta puuttuisivat kengät. Henkilökohtaisesti toivon näkeväni volyymilaskuttajien siirtyvän verkkolaskutukseen alasta riippumatta", Savolainen päättää.
Itella ja S-Pankki jäivät yksin
Itella eli entinen Posti tarjoaa omaa laskutusjärjestelmäänsä yhdessä S-Pankin kanssa. Ipost-palvelussa laskuttava yritys toimittaa laskut sähköisesti Itellalle, joka jakelee ne asiakkaille paperisina tai Netposti-palveluun. Itella huolehtii myös arkistoinnista.
Itella on verkkolaskutuksessa pankkien kilpailija. Sen kanssa yhteistyötä tekee ainoastaan S-Pankki. Ipost-laskujen tiedot on syötettävä verkkopankkeihin kuten tavallistenkin laskujen. Siten järjestelmä muistuttaa monien yritysten tapaa lähettää laskuja esimerkiksi sähköpostitse pdf-liitteinä.
Huvittavinta kilvoittelussa on, että Itella käyttää laskujen vastaanottamisessa Finvoicen tiedostotyyppiä. Syksyllä Itellan palveluun oli rekisteröitynyt vastaanottajiksi 1800 yritystä ja 140 000 kuluttaja-asiakasta, mikä on vähän verrattuna verkkopankkien käyttäjämääriin.
Finvoice-laskuja lähettävät ja vastaanottavat pankit
Aktia Säästöpankki
Nordea
OP-Pohjola-ryhmä
Paikallisosuuspankit
Sampo Pankki
Svenska Handelsbanken
Säästöpankki
Tapiola
Ålandsbanken
Lisää aiheesta
www.e-lasku.info
Finanssialan keskusliiton kuluttajille suunnattu tietopalvelu.
www.finvoice.info
Finvoice-järjestelmän sivusto sisältää tietoa yrityksille ja sovelluskehittäjille.
www.ipost.itella.net
Itellan kilpaileva Ipost-palvelu.
Tieke.fi/liiketoimintapalvelut/verkkolaskufoorumi
Tietoyhteiskunnan kehittämisÂkeskuksen Verkkolaskufoorumilla on tietoa verkkolaskutuksesta ja laskuformaateista. Yrityksillä on myös mahdollisuus osallistua alan työryhmiin.
