Viritä vanhaa

Viritä vanhaa

Näyttävät mainoskampanjat, seminaarit ja muu markkinointi kannustavat vaihtamaan sovellukset ja niiden alustan tuoreimpaan versioon. Vanhemmat joutavat jo romukoppaan – myös ne viime vuonna uusimmat!

Monissa yhteisöissä pohditaan siirtymistä Microsoftin tuotteiden uusimpiin versioihin. Tarjolla on tuoreet käyttöjärjestelmät työpöydille ja konesaliin, käyttäjien näkemät sovellukset vuosimallia 2007. Uutta tietokanta-alustaakin pukkaa hetken perästä.

Päätöstä käyttöjärjestelmien ja toimistosovellusten vaihtamisesta ei kannata kytkeä uuden tekniikan saatavuuteen. Jos käsillä on vanhentuneiden laitteiden uusiminen tai suunniteltu muutos sovellusalustassa, kannattaa lähtökohdaksi valita tuoreet käyttöjärjestelmät ja sovellukset.

Teknisten ratkaisujen pitää kulkea käsikynkkää toiminnallisten tavoitteiden kanssa. Yhteispelin puuttuessa käyttäjät jäävät muutoksessa tyhjän päälle, ja kokonaisuuden hallinta pettää. Samalla kustannukset helposti poikkeavat toivotusta. Käyttäjien kouluttamisen ja tekniikkaympäristön muutosten kustannukset yllättävät tavan takaa.

Vaihto ei aina kannata

Tekniikan tai sovelluksen vaihtamiseen pitää olla hyvä syy. Koululaisten suusta tuttu ”…kun kaikilla muillakin on…” ei saa olla peruste käytössä olevan hylkäämiseen. Myöskään sovellus- tai laitekannan ikä ei yksin perustele työlästä ja kallista muutosta. Hyvä peruste on esimerkiksi päätös kokonaan uudesta toimintatavasta.

Tällainen muutos on esimerkiksi asiakaspalvelun laajentaminen puhelimesta nettiin. Näin voisi käydä esimerkiksi palloiluhallille. Käytössä oleva sovellus, vaikkapa ruutuvihko, ei taivu kenttien reaaliaikaiseen varaamiseen internetin kautta ilman muutosta. Uusi toimintatapa ei välttämättä paranna kannattavuutta, mutta saattaa kilpailutilanteen takia olla edellytys toiminnan jatkamiselle.

Kaikkia tai suurta osaa henkilökunnasta koskettavan sovelluksen vaihtaminen toiseen on erittäin työlästä. Laitteiden, lisenssien, koulutuksen ja käyttöönottoprojektin kustannusten lisäksi uuteen vaihtaminen hukkaa edellisen järjestelmän aikana opitun käsikirjojen ulkopuolisen tiedon. Tätä tarvitaan paitsi oikeissa virhetilanteissa, myös sovelluksen omituisuuksien kanssa aivan arkipäiväisissä asioissa.

Sovelluskannan vaihdossa suositaan usein valmisohjelmia, jotka muokataan käyttöönoton yhteydessä käyttäjän tarpeiden mukaisiksi. Hankintapäätöksen valmistelussa kannattaa miettiä mittakaavaa huolellisesti toiseenkin kertaan.

Monet toimialakohtaiset ratkaisut on mitoitettu Pohjois-Amerikan yritysten tarpeisiin. Kymmeniin tuhansiin samanaikaisiin käyttäjiin skaalautuva järjestelmä on yleensä tarpeettoman monimutkainen kymmenien tai satojen käyttäjien organisaatiolle. Monimutkaisuus maksaa jokaisessa käänteessä sovelluksen koko elinkaaren ajan.

Oma apu paras apu

Pienemmät muutokset on usein edullisinta tehdä mylläämättä koko järjestelmää uuteen uskoon. Vaikka toteutus olisi teknisessä mielessä alkukantainen, se usein täyttää tarpeen nopeasti ja edullisesti.

Sovelluksen käyttäjää ja ylläpitäjää toteutus voi työllistää. Lopullista asiakasta toteutuksen tekniikka ei kiinnosta, kunhan se on järkevä ja luotettava. Loistava esimerkki alkeellisen tekniikan voimasta on sähköpostin muokkaaminen puhelinta varten tekstiviestiksi.

Valmiin sovelluksen lisätoimintoja voi pyytää valmistajalta kehitysehdotuksena tai asiakaskohtaisena muutoksena. Yleensä seuraavan version julkaisua ei voida odottaa. Jos toimittaja on suuri ja asiakas suhteessa pieni, tulee muutos toimittajan projektikäytäntöjen takia hintoihinsa. Pienet asiakkaat kokevat usein saavansa huonoa palvelua suurilta toimittajilta.

Sovelluksesta ja muutostarpeesta riippuen tarvittavan toiminnon voi pystyä tekemään ilman sovellustoimittajan apua. Melkein kaikkien sovellusten tiedonsiirron pienin yhteinen tekijä on ascii-tekstitiedosto. Tästä lähtökohdasta kuka tahansa voi kirjoittaa tarvittavan komentojonon tai ohjelman.

Oman ohjelmoijan tai skriptaajan puuttuessa kannattaa etsiä luottotoimittaja pienille ohjelmointitöille. Hyvän kumppanin kanssa homma sujuu joustavasti ja edullisesti. Myös suuret toimittajat teettävät osan töistään alihankintana pienemmillä yrityksillä aikataulujen tai osaamisen takia. Yrityksen pieni koko ei ole este hyvälle työlle.

Uusia ajatuksia

Tietotekniikka-alalla sukupuolijakauma muistuttaa alokasjoukkueen vastaavaa. Internethuuman jälkeen tekijöiden keski-ikäkin tuntuu nousseen tasaiseen tahtiin. Jos jonkin kokonaisuuden kehityksestä vastaa vuodesta toiseen sama homogeeninen porukka, uusiutuminen on vaikeaa. Tulos on tekijöidensä näköinen.

Erilaiset ihmiset laventavat ryhmän ajattelua. Tällä alalla muutoksen siemen on naisten ja nuorten lisääminen vakiintuneisiin työryhmiin. Uudet ja ulkopuoliset näkevät totutun järjestelmän puutteet korostetun selvästi.