Tolkkua sähköpostikaaokseen
Jyrki Oraskari
Tolkkua sähköpostikaaokseen
Jo muutama lomapäivä saa saapuvien sähköpostien kansion pullistelemaan, ja viesteihin vastailu voi täyttää kokonaisen työpäivän. Kaikkialta ryöppyävään viestitulvaan ei kuitenkaan tarvitse jäädä makaamaan.
Sähköpostin lajittelu on jostain syystä vierasta ja eroaa täysin siitä, miten tavallista postia käsitellään. Harva meistä jättää kaikki tulevat postinsa eteisen kynnysmatolle. Silti yllättävän monen mielestä on luontevaa seisottaa satoja sähköposteja odottamassa parempaa päivää ja inspiraatiota. Sähköpostien lajitteluun on onneksi monta ratkaisua – niin ohjelmallista kuin omasta itsestä lähtevää.
Manuaalista lajittelua
Hyvä keino on jakaa saapuvat sähköpostit kahteen nippuun. Ensimmäiseen pinotaan postit, jotka vaativat reagointia, ja toiseen tulevat postit, jotka halutaan säilyttää niiden tietosisällön takia. Jako näihin kahteen ryhmään kannattaa pitää selvänä. Kun tiedotteet ja puhdas informaatio erotellaan päätöksiä vaativista posteista, päätyö saa ansaitsemansa huomion.
Toinen tapa käsitellä sähköposteja on jakaa ne tehtävän työn mukaiseen tärkeysjärjestykseen. Kannattaa huomioida työ, jota juuri sillä hetkellä on tekemässä. Asiakkaiden ja pomon viestit voivat olla tärkeitä, vaikka sitä ei erikseen osoitettaisi.
Posteja ei myöskään kannata jäädä hautomaan. Sen lisäksi, että vastataan viiveettä, pidetään myös saapuvien lokero siistinä. Viestit poistetaan saapuvien lokerosta heti, kun ne on luettu.
Raaempi keino on käsitellä postit yhdellä ripeällä työvaiheella, jossa keskitytään vain postien hallintaan. Ensin poistetaan viestit, joiden tietoja ei tarvita seuraavaan puoleen vuoteen tai joiden sisältö on muuten helposti saatavilla. Tämän jälkeen vastataan – jos pystytään – viestiin kahdessa minuutissa. Jos vastaaminen ei heti luonnistu, delegoidaan työ tai siirretään se työlistalle myöhemmin tehtäväksi.
Yksi hyvä keino on varata kalenterista päivittäin sähköpostien käsittelyyn omistettu aika, jolloin voi unohtaa puhelut ja muut työtä keskeyttävät tekijät. Postit voi lukea vain tiettyyn aikaan päivästä ja sulkea ohjelman muuksi ajaksi. Kiireisimmät yhteydenotot kun tapahtuvat yleensä puhelimitse.
Jokaisella on oma näkemyksensä siitä, millaisiin kansioihin tulevat postit tulisi jakaa. Yleisesti hyväksi todettu jako koostuu seitsemästä kansiosta, jotka ovat saapuneet, vastattavat, tehtävät, säilytettävät, odottavat, arkistoidut ja roskat.
Vähemmän seulottavaa
Jokainen saapuvien lokeroon tuleva sähköposti vaatii huomiota ja aikaa. Mitä vähemmän eroteltavia posteja on, sitä pienemmällä työllä selviää. Mitä enemmän lajittelua voi automatisoida, sitä vähemmän jää käsityötä. Siksi postiohjelman tarjoamat suodattimet ja säännöt lisäävät työtehoa. Esimerkiksi uutiskirjeet ja yksityispostit kannattaa ohjata asianmukaisiin kansioihinsa.
Yksi mahdollisuus on myös ottaa käyttöön eri sähköpostitilit eri asioita varten. Monelle tämä on tuttua koti- ja työsähköpostin kautta, mutta ajatusta voi viedä tarvittaessa vielä pidemmälle. Esimerkiksi harrastuksiin liittyvän erillisen postilaatikon avaaminen saattaa entisestään selkeyttää sähköpostin käsittelyä.
Microsoft Outlookin tapaisilla ohjelmilla usean sähköpostitilin yhtäaikainen lukeminen ei ole mikään ongelma. Posteja ei tarvitse erotella, kun ne saapuvat jo alun alkaen erillisinä.
Värikoodaus posteihin
Kun posteja tulee tukuittain, olennaisen erottaminen roskan joukosta voi olla hankalaa. Pahimmassa tapauksessa jokin tärkeistä viesteistä jää huomiotta. Tasapaksu mustavalkoinen otsakelista ei ole paras, kun halutaan nopeasti löytää olennaiset rivit.
Kun ensiarvoiset viestit erotetaan omalla värillään, tilanne on toinen. Viestien värikoodaus helpottaa ryhmittelyä luonnostaan. Tähän perustuu myös Outlookin värikoodaus. Kun postit merkitään selkeällä huomiovärillä, tärkeisiin viesteihin tulee tahtomattaan palattua.
Automaattisen postien otsakkeiden värjäyksen voi lisätä valitsemalla Outlookin valikosta Työkalut -> Järjestele -> Värien käyttäminen. Esimerkiksi tietyn henkilön postien otsakkeet voi värjäyttää punaisiksi. Mutkikkaampia sääntöjä voi luoda saman näytön yläkulmasta löytyvällä Säännöt ja ilmoitukset -toiminnolla.
Liput viestien hallinnassa
Outlook tarjoaa myös toisen pikkunäppärän tavan hallita posteja. Saapuvia posteja lukiessa viestit voi merkata erivärisin merkkilipuin. Lippuihin voi edelleen määrätä muistutuksen, jolloin ohjelma muistuttaa esimerkiksi postiin vastaamisesta tiettyyn aikaan mennessä.
Liput tarjoavat myös mahdollisuuden seurata kirjeenvaihtoa viestiketjuna. Viestiä lähetettäessä siihen voi lisätä Seuranta-lipun, jonka avulla viestiketjun lukeminen onnistuu helpommin. Mikä parasta, keskustelun edetessä lippua voi siirtää aiempaa tähdellisempään viestiin, joten käytössä on aina linkki keskustelun ydinfaktoihin.
Superapuohjelma Outlookin tukena
Xobni on paljon kehuttu ilmainen lisäohjelma, joka tuo uusia ulottuvuuksia Microsoft Outlookiin. Sen lisäksi, että Xobni tarjoaa Outlookia nopeamman hakutoiminnon, se myös näyttää käyttäjän erikseen etsimättä kunkin lähettäjän viestiketjut ja niihin kuuluneet liitetiedostot siisteinä listoina.
Microsoft Outlookin käyttöliittymästä käsin toimiva Xobni kykenee tarjoamaan viesteistä enemmän tietoa, kuin niistä odottaisi löytyvän. Tilastoikkunasta näkee, minä tunteina tietty henkilö keskimäärin lähettelee viestejä. Ohjelma osaa myös näyttää viestin lähettäjän lähimmät kontaktit ja puhelinnumeron, jos se on jossain viestissä esiintynyt.
Data-addikteille ohjelma tarjoaa herkkupaloja. Tilastoja ei tarjota vain tutuista henkilöistä, vaan Xobni Analytics esittelee tilastoja lähetetyistä viesteistä ja kertoo, kuinka paljon aikaa kunkin henkilön viesteihin vastaaminen on vienyt.
Loppuhuipennuksena Xobni osaa myös esittää kontaktien kuvan ja tittelin, jos ne ovat julkisesti tarjolla Linkedin- tai Facebook-palveluissa.
Gmail ja avainsanalistat
Gmail tarjoaa paljolti samoja asioita kuin Microsoft Outlook, mutta myös ilman apuohjelmia. Tärkeät viestit voi merkitä tähdellä, ja viesteihin voi lisätä myös itse keksimiään leimoja. Leimojen hienous on siinä, että tavallisen polveilevan keskustelun sijaan viestejä voi tarkastella myös leimoilla luotujen näkymien kautta.
Esimerkiksi pc-tuen lähettämät ohjeet voi merkitä valitulla avainsanalla, jolloin ne löytyvät helposti. Yksittäisellä viestillä voi olla niin monta eri leimaa kuin on tarpeen.
Taglocity-niminen sovellus tarjoaa Gmailin tapaisia ominaisuuksia myös Outlookiin. Sen käyttöliittymä ei ole kovin intuitiivinen, mutta ohjelmassa on paljon kiinnostavia piirteitä. Postien suodatus avainsanojen perusteella on hyödyllinen toiminto, samoin kuin avainsanojen automaattinen lisäys viesteihin. Taglocityn hakutoiminnot vaativat, että koneelle on asennettu Microsoftin oma Desktop Search -ohjelmisto.
Näkymiä posteihin
Neo Pro on maksullinen ohjelma, josta on kokeilunhaluisille tarjolla 90 päivän ilmaisen koeversio. 50 dollarin arvoinen ohjelma keskittyy puhtaasti sähköposteihin, niiden sisältöön ja hallintaan. Erillinen postien synkronointi sähköpostisovelluksen kanssa ja Outlookista erillinen käyttöliittymä saattavat alkuun vaikuttaa hieman kömpelöiltä.
Neo Pron avulla on mahdollista tarkistella viestiketjuja henkilöiden mukaan tai keskusteluna, jossa näytetään kaikkien keskusteluun osallistuneiden kommentit. Ohjelma mahdollistaa myös viestien suodatuksen esimerkiksi liitetiedostojen perusteella. Näin jollain tietyllä ohjelmalla luodut liitetiedostot löytyvät viestimassan seasta nopeammin.
Neo Pro on kätevä ohjelma, joka auttaa löytämään postit ja näkemään kaaoksessa järjestystä. Hyvät työtavat sähköpostin käsittelyyn joutuu kuitenkin yhä opettelemaan itse.
10 tapaa hallita sähköpostitulvaa
1. Lajittele postit heti käsiteltäviin ja myöhemmin luettaviin
2. Vastaa sähköposteihin viiveettä
3. Siivoa turhat sähköpostit pois saapuneiden kansiosta
4. Lajittele sähköposti aiheen mukaisiin kansioihin
5. Varaa tietty aika työpäivästä pelkästään sähköposteille
6. Automatisoi postin lajittelu sähköpostiohjelman suodattimilla
7. Ota käyttöön omat postilaatikot työ- ja vapaa-ajan posteille
8. Merkitse tärkeät viestit värikoodeilla
9. Arkistoi arkistoitavat viestit ja poista kaikki muu
10. Tutustu sähköpostiohjelman ominaisuuksiin rohkeasti
Linkkejä
Xobni: www.xobni.com
Gmail: www.gmail.com
Taglocity: www.taglocity.com
Neo Pro: www.emailorganizer.com
