Meiliähky syö työtehot
Meiliähky syö työtehot
Sähköpostissa makaa 200–300 viestiä, joita ei ole ehditty perata edes otsikkotasolla, eli poistaa pelkän otsikon ja lähettäjän perusteella. Uusia viestejä tupsahtelee inboksiin tasaiseen tahtiin sitä mukaa kun karsinta etenee. Päivän päättyessä sähköposti on vielä pahemmin tukossa kuin aamulla. Eikä niiden jäljelle jätettyjen viestien sisältöön ole vielä ehtinyt edes tutustua. Infoähkyn alalaji, meiliähky syö ihmisten työ- ja vapaa-ajasta yhä suuremman osan.
Yhä useampi tärkeä sähköposti hautautuu viestien tulvaan. Valitettavan hyvän esimerkin tästä tarjoaa poliisiylijohtaja Mikko Paatero. Hänelle lähetettiin pian Kauhajoen tapahtumien jälkeen sähköposti, jossa kerrottiin poliisin saaneen varoituksen Kauhajoen ampujan huolestuttavasta käytöksestä jo hyökkäystä edeltäneellä viikolla. Viesti hautautui kuitenkin Paateron sähköpostien joukkoon, eikä sitä huomioitu poliisin toimintaa Kauhajolla selvittäneessä tutkinnassa.
Näin käy helposti, kun viestejä luetaan kiireessä urakalla, sisältöjä vain kursorisesti vilkuillen.
Viranomaisten kanssa asioidessaan kansalaiset ovat tottuneet siihen, että kaikki yhteydenotot vastaanotetaan, käsitellään, vastataan ja arkistoidaan asianmukaisesti. Mikä päti kirjeisiin, ei enää pädekään sähköposteihin. Niinpä yhä useamman viestin jatkoksi lähetetään pari päivää myöhemmin toinen, jossa ihmetellään, miksei vastausta kuulu. Ja hetken kuluttua vielä kolmas.
Kun ensimmäiset sähköpostit lähetettiin Arpanetissä 1970-luvun alussa ja internetin sähköpostiprotokolla smtp kehitettiin 1970/80-luvun taitteessa, kukaan tuskin ajatteli, että samaa perusratkaisua käytettäisiin vielä 30 vuotta myöhemmin. Eikä kukaan voinut kuvitella, kuinka valtavasti sähköposteja jonain päivänä vielä lähetettäisiin.
Viime vuoden lopulla lähetettiin joka päivä yli 200 miljardia sähköpostiviestiä. Kun sähköpostin käyttäjiä on arvioijasta riippuen 1–1,5 miljardia, se tekee noin 200 viestiä jokaista sähköpostin käyttäjää kohti... 365 päivänä vuodessa. Vaikka valtaosa viesteistä on roskapostia, jäljelle jää kymmeniä ihan asiallisia, luettavaksi tarkoitettuja viestejä. Yhä suurempi osa ihmisten elämästä kuluu sähköpostin ääressä.
Sähköpostin valtava suosio kertoo vain siitä, miten tärkeä yhteydenpidon väline siitä on tullut. Toisaalta nimenomaan suuri suosio on sähköpostin suurin ongelma. Sähköposti uhkaakin tukehtua omaan suosioonsa. Sen perillemenoon ei enää luoteta, eikä viestien lukemiseen haluta uhrata enää lisää tunteja.
Sähköpostilla olisi vielä hyviä vuosia jäljellä, jos ihmiset osaisivat käyttää sitä, kirjoittaa sähköpostinsa fiksusti. Joskus tuntuu siltä, että tarvittaisiin sähköpostipoliisi, jolla olisi oikeus sakottaa sähköpostikurin rikkojia siinä missä liikennepoliisi sakottaa liikennesääntöjen rikkojia.
Koska suurin osa viesteistä joudutaan tuhoamaan niitä avaamatta, viesteilleen kannattaa kirjoittaa kuvaavat otsikot. Ja koska avatuistakin viesteistä vilkaistaan yleensä vain alkuosa, asia kannattaa tiivistää viestin alkuun ja kirjoittaa mahdolliset laveammat perustelut vasta sen jälkeen.
Ja mikä tärkeintä, ennen jokaista viestiä kannattaa miettiä, onko sen lähettäminen aivan välttämätöntä: lähettäisikö asiasta kirjeen tai faksin, jos sähköpostia ei olisi keksitty?
Sähköpostirikkeiden lisäksi on toki myös varsinaisia rikoksia. Yksi pahimmista on ihmisten sähköpostien tukkiminen valtavilla tiedostoliitteillä. Mitä mieltä on lähettää esimerkiksi jokaiselle 200 kansanedustajalle neljän megatavun liitetiedosto sen sijaan että viesteissä olisi linkki tiedoston sisältävälle nettisivulle? Muutama tällainen liite riittää täyttämään kansanedustajien sähköpostilaatikot niin, ettei omien viestien lähettäminen enää onnistu.
Vaikka monet yrittävät turhautuneina pyristellä irti sähköposteista, kuluttajat ja kansalaiset käyttävät sitä yritysten ja viranomaisten kanssa asioidessaan vielä monta vuotta. Nykyistä paremmille sähköpostin hallinnan välineille ja käytännöille riittää kysyntää. Niiden rinnalla tulee kuitenkin kehittää myös täysin uusia tapoja tukea kansalaisten ja viranomaisten välistä yhteydenpitoa.
Jo virallista käsittelyä vaativien yhteydenottojen erottelu ja kirjaaminen asianhallintajärjestelmiin helpottaisi meiliähkyhä. Esimerkiksi Isossa-Britanniassa kehitetyn Fixmystreet-palvelun avulla ihmiset voivat raportoida katujen kuopista ja tukkeutuneista viemäreistä ja saavat tiedon siitä, miten korjaustyöt etenevät. Ilmoitukset kirjautuvat osoitetietojen perusteella automaattisesti oikeiden viranomaisten tietojärjestelmiin, ja myös vastaukset lähetetään automaattisesti.
Eri viranomaisten tietojärjestelmien on oltava tietysti yhteensopivia, muuten jokainen joutuu kehittämään oman palvelunsa.
