Mobiili etätyö

Pertti Hämäläinen

Mobiili etätyö

Sähköposti ja kalenteri kännykässä ovat jo arkipäivää, mutta mobiilin tekniikan voi integroida syvemmällekin yritysten prosesseihin ja tietojärjestelmiin..

Mitä on etätyö? Työn tekijän kannalta kaikki työ tapahtuu tässä ja nyt, mutta tietojärjestelmän kehittäjän kannalta etätyötä on kaikki se, mikä tapahtuu työnantajan kiinteän toimipisteen ulkopuolella. Mobiili yhteys mahdollistaa työn tekemisen paikasta riippumatta: työntekijän kotona, tilapäisellä työmaalla, asiakaskäynnillä tai työmatkalla.

Helppo esimerkki on myyntineuvottelija, jolla on matkamikrollaan 3g-yhteyden kautta käytössään samat tietojärjestelmät kuin oman työpisteensä ääressä. Tarjouksen voi tehdä tai tilauksen syöttää suoraan asiakaskäynnillä.

Työntekijän normaalien tietotekniikkapalvelujen siirtäminen â€?etäälleâ€? on kuitenkin vain välivaihe. Todelliseen tehostamiseen päästään, kun etänä tehtävät työvaiheet saadaan mobiilin tekniikan avulla liitettyä yrityksen tietojärjestelmiin.

Keskeistä on työprosessien kehittäminen mobiilitekniikkaa hyödyntämällä. Yritysten prosesseihin kuuluu usein turhia kustannuksia tai työtyytymättömyyttä aiheuttavia työvaiheita, jotka voidaan eliminoida mobiilitekniikan avulla.

Tällöin törmätään tietoteknisiin haasteisiin, koska valmiita pakettiratkaisuja on vielä niukalti tarjolla. Kun mobiileja toimintoja liitetään vaikkapa yrityksen toiminnanohjausjärjestelmään, kehittämiseen saatetaan tarvita monia osapuolia.

Hyötyjen mittaaminen ja kustannusten ennustaminen on usein vaikeata, ja siksi kehittäminen tapahtuu parhaiten pienin askelein. Toteutettujen hankkeiden innovaatiot näyttävät puusta katsoen usein vähäisiltä, mutta niiden merkitys yrityksen itsensä kannalta voi olla kauaskantoinen.

Seuraavalla aukeamalla esitellään kolme erityyppistä hanketta. Yhdessä on päätelaitteena tavallinen kännykkä, toisessa tavallinen matkamikro ja kolmannessa erikoistunut mobiilipäätelaite.

Työnohjausta tekstiviestein

Fenestra on yksityinen ovi- ja ikkunaratkaisujen toimittaja, joka valmistaa vuosittain 300000 ikkunayksikköä ja noin 400 000 ovea. Tehtaita on viidellä paikkakunnalla eri puolilla Suomea, ja asiakkaat edustavat rakentamisen kenttää laidasta laitaan: omakotirakentajista ja rakennusliikkeistä talotehtaisiin ja vientiin.

Jälkimarkkinointipäällikkö Timo Minkkinen yhtiöstä kertoo, että Fenestra asentaa itse vuosittain lähes 150 000 yksikköä. Tyypillinen kohde on saneerattava kerrostalo, johon menee tavallisesti talon kaikki ikkunat, parvekeovet ja mahdollisesti porraskäytävän ovet. Asennus- ja huoltokohteita on vuosittain kymmenisen tuhatta.

Aiemmin huoltokohteiden työnohjaus hoitui paperilla. Tuotannonohjausjärjestelmästä tulostettiin työnjohtajille aamulla paperipinot, joista jaettiin konttorilla asentajille seuraavan päivän tai viikon työt. Palaute tehdyistä töistä tuli aikanaan täytetyillä lomakkeilla laskutukseen välitettäväksi.

Kolme vuotta sitten työnohjausta lähdettiin kehittämään yhteistyössä jyväskyläläisen Abakus Ohjelmistojen kanssa. Tavoitteena oli saada järjestelmään reaaliajassa tieto meneillään olevien kohteiden tilanteesta.

Järjestelmällä on nyt noin 85 käyttäjää. Päätelaitteina voi toimia kannettava tietokone tai tavallinen matkapuhelin työntekijän toimenkuvan, työvaiheen ja osin käyttömieltymysten mukaan.

Asentajien työkalu on matkapuhelin, jossa käyttöliittymä on tekstiviestipohjainen. Tiedot asennuskohteista, tuotteiden saapumisesta kohteisiin ja töiden suorituksesta kulkevat tekstiviesteillä asentajien ja järjestelmän välillä. Yhdellä viestillä päästään järjestelmään, toisella annetaan työmääräimen numero, minkä jälkeen kännykkään tulee tiedot kohteesta. Vastaavasti raportoidaan eri työvaiheet: työn aloitus, keskeytys esimerkiksi rautakauppakäynnin takia, keskeytyksen päättyminen ja lopuksi työn valmistuminen.

Asennuspäällikkö taas voi ottaa matkamikrollaan yhteyden vaikkapa hotellihuoneelta järjestelmään ja syöttää päivän päätteeksi täydentäviä tietoja, kuten yksityiskohtaiset poikkeamaselostukset. Samalla hän voi tarkastaa sähköpostinsa, jos sitä ei ole ohjattu matkapuhelimeen.

Asiakaskin näkee kohteen etenemisen

Aluksi Fenestran omat tarpeet olivat etusijalla, muistelee Minkkinen. Tänään järjestelmästä nähdään Suomen kartan päällä tiedot kaikista meneillään olevista kohteista ja niiden tilanteesta.

Kehittämistyön edetessä asiakaspalvelun parantaminen on kuitenkin noussut etusijalle. Kumppanina toimiva talotehdas ja varsinainen loppuasiakas saavat tiedon työkohteen tapahtumista haluamallaan tarkkuudella. Asennuspäällikkö saa tiedot kaikista asentajien syöttämistä tapahtumista, asiakkaalle saattaa riittää tieto työn valmistumisesta. Asiakas voi tilata esimerkiksi takuukorjauksen netin kautta täyttämällä vahinkoilmoituslomakkeen ja saada puhelimeensa tiedon käsittelyn etenemisestä.

Itse tuotannonohjaukseen ei työprosessien kehittyminen ole vaikuttanut, vaan vastuut on pidetty entisellään, selvittää Minkkinen. Tiedot poikkeamista, kuten valmistusvirheistä, rikkoutumisista tai virheellisistä tilauksista saadaan nyt nopeammin. Asentajille ei kuitenkaan ole annettu lupaa tilata korvaavia tuotteita, vaan päätösvastuu on säilytetty asennuspäälliköllä, ja myynnin tehtävänä on edelleen myydä.

Abakus on kehittänyt järjestelmästään myös älypuhelimilla toimivan version, kertoo toimitusjohtaja Jarmo Reunanen yhtiöstä. Pilottina toimineen putkiasennusyhtiön asentaja voi sen avulla helposti tilata tarvittavia materiaaleja suoraan työkohteesta. Järjestelmään on myös integroitu multimediatoiminnot, joten esimerkiksi tarkastuspöytäkirjoihin saadaan liitettyä kamerakännykällä otetut kuvat ja nauhoitetut ääniviestit suoraan kentältä.

Tilastojen tiedot mobiilisti

Virallisia tilastoja Suomessa tuottava Tilastokeskus saa suuren osan aineistoistaan hallinnollisista rekistereistä. Jotkin erityisesti henkilöitä ja kotitalouksia koskevat tilastot vaativat kuitenkin tiedonkeruuta suoraan kansalaisilta. Tunnetuin näistä lienee työvoimatilasto ja siitä laskettu työttömyysprosentti, jota varten haastatellaan kuukausittain runsasta kymmentä tuhatta kansalaista, kertoo kenttäpäällikkö Kai Vikki.

Tilastokeskuksella on eri puolilla Suomea 160 haastattelijaa, jotka työskentelevät osa-aikaisesti, etupäässä iltaisin. He tekevät käyntihaastatteluita kodeissa, kirjastoissa ja työpaikoilla tai haastattelevat kotoaan puhelimitse. Helsingissä on lisäksi 35 hengen vahvuinen puhelinhaastattelukeskus.

Kaikki haastattelut tehdään tietokoneen avulla. Kentällä tietoja on kerätty tietokoneavusteisesti jo vuodesta 1993, kertoo kehittämispäällikkö Vesa Kuusela. Otoksiin kuuluvien henkilöiden yhteystiedot ja haastattelulomakkeet on tähän asti siirretty haastattelijan koneelle modeemilla. Lomake on tietokoneohjelma, jolla haastattelutiedot tallennetaan koneelle. Päivän päätteeksi haastattelija on siirtänyt tehdyt haastattelut yhtenä eränä Tilastokeskukseen jatkokäsiteltäviksi.

Langaton aika koittaa

Tänä keväänä siirryttiin langattomaan tekniikkaan. Matkamikroihin asennettiin Elisan toimittama Vodafone Mobile Connect -3g-mokkula ja sankaluurit. Erillistä lankapuhelinta ei enää tarvita, vaan haastattelija soittaa haastateltavalle klikkaamalla käyttöliittymässä näkyvää puhelinnumeroa ja käy kysymykset läpi Vodafonen puhesovelluksen avulla. Tämä helpottaa työtä merkittävästi, kiittelee Vikki.

Liittymät on tilattu dual-sim-ominaisuudella: toinen sim-kortti laitetaan haastattelijan matkapuhelimeen, johon voi puhua ilman tietokonettakin.

Järjestelmästä arvioidaan kertyvän vuosittain mittavat säästöt. Aiemmin Tilastokeskus on kustantanut kiinteät puhelinlinjat 160 haastattelijalle, minkä takia on jouduttu asioimaan 20–30 puhelinyhtiön kanssa eri puolilla Suomea. Nyt kaikki hoituu yhdellä sopimuksella Elisan kanssa, mikä vähentää hallinto- ja logistiikkakuluja merkittävästi. Lisäsäästöä koituu puhelinkuluissa: 80 prosenttia haastateltavista tavoitetaan nykyisin matkapuhelimista, ja niihin soittaminen lankapuhelimista on ollut kallista.

Liittymiin on tilattu nimellisnopeudeltaan 5/2 megabitin yhteydet, mikä riittää muuhunkin kuin haastattelusovellukselle. Ensimmäisessä vaiheessa tiedot siirretään nimittäin Tilastokeskukseen edelleen erillisenä eräajona. Kun saadaan kokemusta Elisan 3g-verkon kattavuudesta ja käytännön siirtonopeuksista, voidaan mahdollisesti siirtyä käyttämään suoraa yhteyttä Tilastokeskukseen järjestelmiin. Gprs lienee tähän tarkoitukseen liian hidas, arvioi Kuusela.

Järjestelmä on ainutlaatuinen maailmassa, kertoo Kuusela, joka on pitkään osallistunut haastattelutoimintaa käsitteleviin kansainvälisiin konferensseihin. Aivan ensimmäisiksi suomalaiset eivät kuitenkaan ehtineet; vastaava järjestelmä otettiin kolme vuotta ennen Suomea käyttöön Latviassa. Maassa ei ollut aiemmin tietokoneavusteista haastattelutoimintaa, ja suomalaiset pyydettiin konsulteiksi EU-rahoituksella. Tuolloin 3g-verkkoa ja puhelinsovellusta ei ollut Suomessa vielä saatavissa ja tekniikka oli huonosti tunnettua, muistelee Kuusela.

Käsipääte tehostaa jäätelön jakelua

Ingman Ice Cream huolehtii pääkaupunkiseudulla jäätelön riittävyydestä täyden palvelun periaatteella. Jakeluautot kiertävät myyntipisteestä toiseen ja täydentävät kylmäaltaita ennalta sovitun valikoiman ja varastotasojen puitteissa.

Tietohallintopäällikkö Kimmo Pelkonen yhtiöstä kertoo, että aiemmin jakeluauton kuljettajilla oli mukanaan omalla muistilla varustetut käsipäätteet. Kierroksen aikana kertyneet tapahtumat tallennettiin niihin ja purettiin keskusvarastolla olevien telakointiasemien kautta toiminnanohjausjärjestelmään. Laitteet alkoivat olla vanhentuneita: niiden muisti ei enää riittänyt, ja tiedonsiirto ja prosessointi telakassa saattoi kestää tunnin, pari. Tekniikan haitatessa työnkulkua kuljettajat turvautuivat mieluummin kynään ja paperiin.

Syksyllä 2007 käynnistettiin projekti, jossa käsipäätteet vaihdettiin mobiiliyhteydellä varustetuiksi. Tiedot siirtyvät nyt langattomasti käsipäätteen ja taustajärjestelmän välillä. Varastolla on käytössä langaton lähiverkko, kentällä käytetään gprs:ää, ja laitteet valitsevat verkon automaattisesti. Esimerkiksi asiakaskohtaiset toimituskiellot saadaan kuljettajille tosiaikaisesti, ja käsipäätteillä voi lukea myös sähköpostin.

Tarjouskilpailun jälkeen toimittajaksi valikoitui espoolainen Fifth Element, jolla oli referenssejä niin päätelaiteosaamisesta, taustajärjestelmäintegroinnista kuin sovellusalueestakin. Toiminnanohjausjärjestelmänä toimii alun perin ruotsalaisen Intentian kehittämä Movex.

Projekti vaati Ingmanilta muutaman kymmenen henkilötyöpäivän panostuksen, ja se vietiin läpi muutamassa kuukaudessa. Aikataulun toteutumisen takasi etukäteen tehty tarkka määrittely. Pelkonen kiersi ensin itse päivän jakeluauton kuljettajan kanssa selvittääkseen työrutiinit, ja Fifth Elementiltä saatiin arvokkaita vinkkejä tekniikan mahdollisuuksista prosessin tehostamisessa.

Päätelaitteella kovat olot

Päätelaitteeksi valikoitui pistoolimallinen näytöllä, näppäimistöllä ja viivakoodinlukijalla varustettu Psion Workabout Pro. Samaa laitetta käytetään myös myöhemmin varastolla käyttöön otetussa raaka-ainetoimitusten hallintasovelluksessa. Vyöllä kuljetettavien käsipäätteiden on kestettävä kolhuja ja roiskeita ja toimittava myös kylmäauton pakkasessa, joten esimerkiksi älypuhelimet eivät soveltuisi käytettäväksi, selvittää Pelkonen. Psionin laitteet on myös sertifioitu myrkyttöminä elintarviketeollisuuskäyttöön.

Jokainen kuljetusauto toimii omana varastopaikkanaan. Päivän aluksi käsipäätteeseen ladataan reittioptimoitu käyntilista, jonka mukaan autoon täydennetään varastosiirtona tarvittavat tuotteet.

Asiakkaan luona kuljettaja täydentää kylmäaltaan valikoiman etukäteen sovittujen varastotasojen mukaisesti ja tallentaa tehdyt täydennykset käsipäätteellä. Asiakas ei voi sopia tuotevalikoiman tai -määrien muutoksista kuljettajan kanssa, vaan hänen on otettava yhteys myyntipalveluun ennen seuraavaa jakelukierrosta.

Asiakaskäynnin päätteeksi kuljettaja vie käsipäätteen autolle, lyö sen telakkaan ja tulostaa kuormakirjan asiakkaalle kuitattavaksi. Autoissa on tätä varten lasertulostimet, joilla saadaan suoraan arkistointikelpoinen tuloste.

Kuljettaja voi käyttää käsipäätteen viivakoodinlukijaa ja lukea tuotekoodit paketin kyljestä. Sovelluksesta on kuitenkin saatu niin helppokäyttöinen ja prosessia tukeva, että useimmat naputtavat tiedot näppäimistöltä, kertoo Pelkonen.

Suurimmat hyödyt ovat tulleet työntekijöiden päivittäisten rutiinien tehostumisen myötä, mikä alentaa kustannuksia ja parantaa palvelua. Järjestelmä palvelee nyt hyvin, eikä muutostarpeita ole näkyvissä. Ensi vuonna on tosin vuorossa toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen, minkä Pelkonen uskoo sujuvan standardoitujen rajapintojen ansiosta helposti; kentän prosessiin ei tarvitse sen takia kajota.