Tiedon kaatopaikka

Kaikissa tietokoneita käyttävissä yhteisöissä lähestytään samaa ongelmaa suunnasta jos toisestakin – dataa kertyy liikaa. Digitaalisen tallentamisen helppous ja näennäinen halpuus pahentavat tilannetta hurjalla vauhdilla. Jo muutaman hengen yrityksissä tuskaillaan satojen gigatavujen tai jopa teratavun tietomassojen tallennuksen ja varmistuksen parissa.

Tiedon tai pikemminkin datan kerääminen on tyypillistä tietokoneille. Tietokannoissa riiputetaan mukana yrityksen koko historia sovelluksen käyttöönotosta alkaen, käyttäjät säilövät kaikki vanhat tarjouskirjeet ja muut dokumentit tunnollisesti ainakin kahteen paikkaan ja sähköpostit säästetään viimeistä nigerialaiskirjettä myöden visusti. Kaiken kukkuraksi tiedon käytöstä kirjoitetaan lokia ”ikuisesti” säilytettäväksi.

Tieto luokkiin

Parhaassa tapauksessa tieto saadaan hallintaan jo ennen sen syntymistä ja ympäristön perustamista. Ennen ensimmäisen oikean käyttäjän kirjautumista on rakennettu säännöt syntyvän tiedon tallennuspaikoista, luokittelusta, poistamisesta ja vastuullisesta omistajasta. Luokittelussa on hyvä erotella sovellusten tietokantoihin kirjoittama data käyttäjien luomista tiedostoina tallennetuista dokumenteista. Sähköpostit voidaan käsitellä erillisenä kokonaisuutena.

Tallennettavan datamäärän hallintaan saaminen perustuu luokitukseen, käyttäjien ohjeistamiseen ja ohjeiden tunnolliseen noudattamiseen. Luokittelun avulla taataan jo ennen tiedon syntyä sen käyttöoikeudet ja elinkaari. Ohjeiden tekeminen ja noudattaminen on usein hankalaa ja tuntuu turhalta, mutta jo viiden vuoden kuluttua vaivan palkka on maksettu moneen kertaan. Mitä yksinkertaisempi luokittelu on, sitä todennäköisemmin luokitukset tehdään oikein ja tietovarastot pysyvät hallussa. Sama pätee myös luokitukseen sidottuihin käyttöoikeuksiin.

Monessa yhteydessä ongelmaksi koetaan tarvittavien tietoluokkien moninaisuus. Moninaisiin luokkiin johtaa useimmiten halu rajoittaa tietojen käyttöoikeuksia. Ratkaisu on parhaassa tapauksessa toimintatapojen oikaiseminen sallivaan suuntaa aina, kun se on lainsäädännön ja jo tehtyjen sopimusten valossa mahdollista. Yksinkertainen luokitus on helppo rakentaa, ylläpitää, muuttaa ja tarkastaa automaattisesti.

Valmiissa organisaatiossa muutoksiin kuluu paljon aikaa paitsi organisaation, myös suuren työmäärän takia – ennen luokittelua pitää selvittää tietovarastojen nykyinen tila ja suunnitelman valmistuttua muokata myös vanha tieto uuden luokittelun mukaiseksi. Pahimmillaan päätöksiä voi joutua tekemään tiedosto kerrallaan, mikä johtaa huikeaan työmäärään jo muutaman gigatavun tietovarastossa. Tässäkin yksinkertainen luokittelu puoltaa paikkaansa.

Lopuksi avaruuteen

Luokitteluun tarvittava ajatus tiedon elinkaaresta on tallennustilan ja kustannusten säästämisen kannalta olennainen osa. Jo dataa levylle kirjoitettaessa pitää tietää, koska se poistetaan. Vaatimus poistamisesta viimeisen käyttöpäivän jälkeen on vieras useimmille tallennusjärjestelmille. Käyttämättömän tai harvoin käytetyn tiedon siirtämistä hitaammille ja edullisemmille tallennusmedioille on tehty jo kauan sitten automaattisesti.

Valmista ominaisuutta tiedoston poistamiseksi ennalta määrättynä päivänä ei ainakaan toistaiseksi kaupata käyttöjärjestelmien perusominaisuutena. Oletuksen mukaan kaikki tieto tallennetaan iäksi ja samalla täytetään kaikki mahdollinen tallennustila. Automaattista poistamista vaikeuttaa myös se, että samankin dokumentin eri versioilla saattaa olla erilainen elinkaari. Valmis ja hyväksytty versio säilytetään toistaiseksi, esiversiot voidaan poistaa jo vuoden kuluttua tai kuukausi viimeisen muokkauksen jälkeen.

Odotuksesta apua

Tallennusohjelmistojen valmistajat kehuvat kilpaa kukin omaa järjestelmäänsä tiedon elinkaaren hallinnassa. Painopiste on monesti yhdysvaltalaisen lainsäädännön vaatimusten täyttäminen. Tekniikka on alkutaipaleellaan ja sopii rakenteisen tiedon hallintaan. Tällaisen tiedon elinkaarta on helppo hallita, koska tiedon ominaisuuksia kirjataan muistiin sen syntyessä. Käyttäjien luoman rakenteettoman dokumenttimassan, internetistä imuroitujen kuva- ja äänitiedostojen ja muun tiedostosaastan hallintaan ei valmista automaatiota ole olemassa.

Tuotteiden seuraava sukupolvi tullee sopimaan paremmin myös pienten ja keskisuurten tieto-ongelmaisten avuksi. Ensimmäiset amerikkalaisen mitan mukaan keskisuuren yrityksen ratkaisut on jo julkaistu. Suomalaisen yrityksen näkökulmasta paras tapa lienee vielä yhden tuotesukupolven odottaminen.

Automaatioon perustuvaa järjestelmää odotellessa on hyvä aika suunnitella tarvittavaa luokittelua ja maisemoida nykyistä tiedon kaatopaikkaa toimivampaan kuntoon.