Tietotekniikan säästökuuri

ALOITUSKUVA: TIMO SIMPANEN

Taantumassa täytyy säästää, mutta sen voi tehdä fiksusti tai tyhmästi. Selvitimme mihin tietotekniikkarahat oikeasti kuluvat ja miten voi säästää järkevästi. Tietotekniikkakuluista pystyy leikkaamaan niin kotona kuin yrityksessä.

Tietotekniikkaan kuluva rahamäärä voi yllättää erityisesti kotona. Kotitietokoneeseen, lisälaitteisiin ja tarvikkeisiin voi kulua helposti jopa 1600 euroa joka vuosi. Matkapuhelinkulut voivat nostaa summan yli 2000 euron. Hyvä uutinen on se, että missä on suuria kuluja, siellä on myös säästömahdollisuuksia.

Yrityksissä tilanne on sama, mutta mittakaava suurempi. Teollisuudessa it-kulut vievät parisen prosenttia liikevaihdosta. Toisessa ääripäässä on finanssiala, jossa it-budjetti voi haukata kymmenen prosenttia myynnistä. Jos nämä kulut jaetaan työntekijämäärällä, tulee hinnaksi 5000–20 000 euroa henkeä kohti.

Kyse on valtavista summista. Keskiarvoilla laskettuna esimerkiksi Nokian it-kulut voisivat olla kaksi miljardia euroa vuodessa. Pienienkin yritysten it-lasku pyörii sadoissa tuhansissa euroissa. Pitkä nousukausi kasvatti menoja entisestään. Konsulttitalot kertovat, että hyvinä aikoina yritykset käyttivät Suomessakin melko ronskisti rahaa it-hankkeisiin. Kulupuolta ei monesti mietitty.

Hölmöilyä vai fiksua säästämistä

Nyt kun taloustilanne on toinen, on väki määrätty etsimään säästöjä. Tämä johtaa helposti vastakkaiseen virheeseen. Säästöjä tehdään ilman kunnon harkintaa. Järjestelmät rapautuvat ja liiketoiminta kärsii, mutta säästöt jäävät tilapäisiksi.

Toisaalta järkevällä säästämisellä voidaan saada paljon aikaan. Yleinen näkemys on, että suomalaisyritysten it-laskua voi pienentää 15–25 prosenttia. Kun järjestelmät ja toimintatavat perataan läpi, löytyy turhaa kulutusta ja monia järkeistämisen mahdollisuuksia.

Yksi esimerkki on Helsingin kaupunki, joka päätti vähentää paperin kulutusta ja tulostamista. Viime vuonna kaupunki säästi 27 miljoonaa paperiarkkia. Tulostuksen säästöt olivat 110 000 euroa, ja päälle tulivat vielä säästöt sähkössä ja jätehuollossa.

Säästäminen vaatii taitoa kotonakin

Säästäminen menee helposti pieleen myös kotona. Yksi syy kevytkannettavien buumiin on se, että lukemattomat ostajat luulivat saavansa täysverisen tietokoneen halvalla. Vasta myöhemmin paljastui, ettei kevytkannettavan teho riitä esimerkiksi viihdekäyttöön. Ostos meni osin hukkaan. Toiset ovat hankkineet muutamalla kympillä huippuhalvan tulostimen vain huomatakseen, että kohtuuttoman hintaisiin tulostusväreihin kuluu satoja euroja vuodessa.

Toisaalta fiksulla säästämisellä voi kotona säästää pitkän sentin. Esimerkiksi tulostuksen ja tietoliikenteen kuluja voi vähentää jopa sadoilla euroilla vuodessa.

Järkevän säästämisen lähtökohta on se, että ymmärtää mihin rahat kuluvat. Muuten säästäminen menee helposti näpertelyksi. Pienissä kuluissa säästetään isolla vaivalla, mutta suuria piilokuluja jää huomaamatta.

Seuraaville sivuille on kerätty tietopaketti siitä, mihin eurot tietotekniikassa oikeasti kuluvat. Monet kalliina pidetyt asiat ovat todellisuudessa aika halpoja. Monet pieninä pidetyt kulut ovat taas yllättävän suuria. Selvitimme mistä säästöjä löytyy – ja miten varoa hölmöilyä.

Tietokone ja ohjelmistot

Kodin tietokone – 1600 euroa vuodessa

Oheinen laskelma on suuntaa antava, mutta se paljastaa ikävän totuuden. Kotitietokone syö vuodessa melkoisen määrän rahaa, kun mukaanlasketaan kaikki kulut. Kulut myös jakautuvat eri lailla kuin äkkiseltään luulisi.

Perinteisesti kalliiksi ostoksiksi on mielletty tietokone ja sen ohjelmat. Microsoft Officen (160 €) ostoa harkitaan pitkään, ja tietoturvaohjelmistoille (70 €/vuosi) etsitään ilmaisia tai edullisia vaihtoehtoja. Nämä ovat tietysti suurehkoja kertaostoja, mutta todelliset kuluerät syntyvät pienemmistä puroista.

Nettikäyttöön tarvitaan laajakaistayhteys. Usein rinnalla on mobiililaajakaista. Jos tietokonetta käytetään kolme vuotta, voi koneen nettiyhteyksien hinnaksi tulla 1600 euroa. Sillä saisi kaksi hyvää tietokonetta.

Tulostin voi tuntua kalliilta hankinnalta, mutta todelliset kustannukset ovat tarvikkeissa. Tavallisessa mustesuihkutulostuksesta sivukustannus on noin 20 senttiä. Valokuvatulostuksesta laskua syntyy noin euro A4-sivua kohti. Tulostimen saa muutamilla kympeillä, mutta paperi- ja mustekulut voivat nousta satoihin euroihin vuodessa.

Kaikessa voi säästää, mutta erityishuomio kannattaa kiinnittää edellä mainittuihin, eli tulostamiseen ja nettikuluihin.

Viihde maksaa paljon – ohjelmia ostetaan kitsaasti

Viihde on tietotekniikan kalleimpia kuluja. Uudet cd-levyt maksavat yli 20 euroa. Dvd-levyt voivat olla vieläkin kalliimpia. Pc-pelien hinta liikkuu samoissa lukemissa. Konsolipelien hinnat ovat luku sinänsä. Pelien hinta kipuaa yleisesti 50 euroon ja ylikin. Pelkän kymmenen dvd-elokuvan, kymmenen musiikki-cd:n ja kymmenen konsolipelin ostaminen voi maksaa lähes tuhat euroa.

Miten säästää? Musiikkilevyn digitaalisen version saa nettikaupasta puoleen hintaan, eli kymmenellä eurolla. Elokuvia katsotaan yleensä vain kerran tai kaksi, joten 2–4 euron hintainen vuokraus on hyvä vaihtoehto. Jos pelin ostaa konsolin sijasta pc:lle, voi säästää kymmeniä euroja. Ei kannata myöskään unohtaa, että musiikkia, elokuvia ja pelejä saa aivan ilmaiseksi kirjastosta.

Ohjelmiin kodeissa käytetään sen sijaan rahaa varovaisesti – monesti liiankin varovaisesti. Hyvällä ohjelmalla syntyy hyvää jälkeä nopeammin ja helpommin, olipa kyseessä työnteko tai vaikkapa kotivideoiden editointi.

Uusi elämä tietokoneelle 50 eurolla

Ostettaessa tietokone oli nopea, mutta parin vuoden käytön jälkeen se on tuskastuttavan hidas. Tämä on hyvin tyypillinen tilanne. Uudet ohjelmat ja raskaammat nettisivut lisäävät koneen kuormaa. Todellinen syy löytyy yleensä kahdesta tekijästä: muistista ja käyttöjärjestelmästä.

Windowsissa ohjelmien asennus ja niiden virheet vaikuttavat käyttöjärjestelmän toimintaan ja hidastavat sitä. Parissa vuodessa Windows on usein kipeästi uudelleenasennuksen tarpeessa.

Uudet ohjelmat ja raskaampi nettikäyttö lisäävät myös muistinkulutusta. Ostohetkellä käyttömuistia oli ehkä riittävästi, mutta parin vuoden jälkeen muisti loppuu kesken. Liian pieni käyttömuisti hidastaa koneen etanan vauhtiin.

Ongelman korjaaminen on halpaa. Muistilaajennus maksaa 25–50 euroa. Käyttöjärjestelmän saa kuntoon tietokoneen mukana tulleilla palautuslevyillä. Päivän urakan jälkeen konetta ei uskoisi samaksi, ja käyttöaika jatkuu jopa vuosilla.

Yritys-pc – väärä säästäminen tulee kalliiksi

Yritystietokoneen kustannuksia lasketaan monella tavalla, ja luvut vaihtelevat suuresti. Kokonaiskustannus (tco, total cost of ownership) liikkuu kuitenkin tuhansissa euroissa. Suurin kuluerä ovat piilokustannukset, eli hukattu työaika ja tuottavuus.

Piilokustannusten laskeminen on vaikeaa ja kiistanalaista puuhaa. Suomalaisen työntekijän palkka ja muut kulut maksavat työnantajalle helposti 40 000 euroa vuodessa. Työpanoksella on tarkoitus tienata raha moninkertaisesti takaisin. Mitä enemmän työntekijä tuhlaa aikaansa erilaisiin tietokoneongelmiin, sitä enemmän hukataan tuottavuutta.

Eräässä selvityksessä arvioitiin, että työntekijältä kuluu vuodessa 12 tuntia pc-ongelmien ratkaisuun, 11 tuntia koulutukseen, viisi tuntia ohjelmien asennukseen ja päivittämiseen, viisi tuntia asetusten säätämiseen ja viisi tuntia pc-tuen kanssa. Asiakirjojen etsimiseen tuhraantuu kaksi ja puoli tuntia, ja sama aika menee sovellusten säätämiseen. Nämä ja muut aikavarkaat vievät vuodessa yli 50 tuntia.

Jotkut laskevat menetykset paljon suuremmiksi. Toisten mielestä menetetty aika ei välttämättä ole poissa tuottavuudesta. Tuottavuus täytyy kuitenkin ottaa huomioon, jottei säästäminen mene hölmöilyksi.

Tietokoneen elinkaaren voi esimerkiksi pidentää kolmesta vuodesta neljään tai pidemmällekin. Tämä ei välttämättä ole järkevää. Säästö on satasia, mutta se voi kostautua tuottavuudessa ja tuen kustannuksissa. Halvempien ohjelmien käytöllä tai ohjelmien päivitysten lykkäämisellä voi olla sama seuraus. Tärkeintä on se, että työntekijöillä on asianmukaiset työkalut. Muuten tuottavuus kärsii varmasti.

Fiksua säästämistä on se, että koneet viritetään toimimaan mahdollisimman virheettömästi ja tehokkaasti. Sopiva koneiden käytön rajoittaminen vähentää työajan tuhlausta ja ylläpidon työtä. Lukitsemisessa ei toisaalta pidä mennä liian pitkälle, sillä se vaikeuttaa työntekoa.

Ohjelmissa on valtava säästömahdollisuus

Ohjelmistopuolella säästömahdollisuuksia on paljon. Sovellusten hankkiminen ja ylläpito vievät noin 40 prosenttia koko it-budjetista. Ensimmäinen kartoitettava asia on sovellusten määrä, niiden käyttö ja lisensointi. Sovelluksia voi löytyä kymmeniä tai jopa satoja.

Usein lisenssimaksuja on jäänyt elämään, vaikka ohjelmien käyttäjien määrä on vähentynyt. Kalliita sovelluksia voi myös olla sellaisten käyttäjien koneilla, jotka eivät niitä tarvitse. Jos ohjelmaa tarvitaan pelkästään tiedostojen avaamiseen, voi ilmainen katseluohjelma riittää.

Sovellusmäärän karsimisella voidaan saada suuria säästöjä sekä lisenssimaksuissa että ylläpidossa. Jotkin itse tehdyt sovellukset ovat kohtuuttoman kalliita ylläpitää jatkuvien muutosten vuoksi. Valmiina ostettu ohjelmisto voi tulla edullisemmaksi.

Näillä ei säästetä: Linux, Openoffice ja kevytpäätteet

Viime vuosina on ollut paljon puhetta avoimen lähdekoodin ohjelmien säästöistä. Ilmaisella Linuxilla voi korvata Windowsin, ja ilmaisella Openofficella satojen eurojen hintaisen Microsoft Officen. Isossa yrityksessä säästöt voisivat teoriassa olla miljoonia. Vaan miten on käytäntö? Vain kourallinen organisaatioita on vaihtanut Linuxiin tai Openofficeen.

Syy tähän löytyy yritys-pc:n kokonaiskustannuksista. Windowsin osuus tuhansien eurojen vuosikustannuksista on vain muutamia kymppejä. Officen vuosikustannuskin jää sataseen tai pariin. Useimmat yritykset ovat todenneet, ettei riski ole vaivan arvoinen.

Thin client -tyyppisissä kevytpäätteissä on sama ongelma. Satasen tai parin vuosisäästö laitteissa ei juuri houkuttele, jos uhkana on moninkertainen tappio tuottavuudessa.

Thin client -koneita käytetään lähinnä kohteissa, joissa tiedetään tarkasti mitä työntekijät tekevät, ja joissa koneet voidaan standardoida. Tällainen ympäristö voi olla esimerkiksi puhelinmyyntikeskus. Toinen käyttökohde on pc-virtualisointi, jossa sovellukset ja jopa käyttöjärjestelmä pyörivät keskitetysti palvelimilla.

Tietokoneen vuosikustannukset yrityskäytössä

Hinta/vuosi

Tietokone, näyttö, laitteet
500 €

Ohjelmistot (Office, tietoturva, yms.)
400 €

It-laitteiden sähkö
80 €

Tulostaminen
450 €

Tietokoneiden ylläpito, hallinta, tuki
700 €

Piilokulut (menetetty tuottavuus)
2000 €

Yhteensä
4130 €

Säästäjän muistilista

1. Tietokoneen hankintahinta on vain
pieni osa kustannuksista.
2. Vaihda kotikäytössä ilmaisohjelmiin.
3. Päivitä tietokone sen sijaan, että
ostaisit uuden.
4. Pelit ja musiikin voi saada
halvemmalla netistä.
5. Yrityskäytössä avoin lähdekoodi ja
ilmaisuus ei välttämättä säästä.

Kodin tietotekniikan kustannukset (Laitteiden ja ohjelmien käyttöaika 3 v.)

Hinta/vuosi

Tietokone ja näyttö (1000 €, 3 v.)
333 €

Lisälaitteet (esim. ulkoiset kiintolevyt)
90 €

Mobiililaajakaista (10 €/kk)
120 €

Laajakaista (2 M, 34 €/kk)
408 €

Toimisto-ohjelmisto (Office Home)
50 €

Tietoturvaohjelmisto
70 €

Muut ohjelmat
50 €

Tulostin (120 €, 3 v.)
40 €

Tulostuspaperi 1)
30 €

Tulostusmusteet 2)
260 €

Sähkö 3)
100 €

Cd-, dvd-mediat
50 €

Yhteensä
1601 €

1) (15 s/vk + 2 s/vk valokuvapaperi)
2) (0,20 € x 15 s/vk + 1 € x 2 s/vk)
3) (pc, näyttö, wlan-tukiasema, adsl-modeemi)

Tulostimet ja tietoliikenne

Tulostamisen ylivoimaisesti suurin kustannus syntyy musteista. Valmistajat hinnoittelevat tietoisesti tulostimet halvoiksi, ja varsinaiset tulot otetaan myöhemmin musteita myymällä. Laitteiden mukana toimitetaan pienet aloituspatruunat, tai osa musteista voi puuttua kokonaan. Säästämisen kannalta on tärkeää ymmärtää eri tulostintyyppien kustannuserot.

Lasertulostin ja musta väri on ylivoimaisesti edullisin yhdistelmä. Viiden prosentin peitolla sivun hinnaksi tulee vain 2–4 senttiä, ja laitteen hintakin voi jäädä alle sadan euron. Yritysten tehokkaimmilla lasertulostimilla voidaan päästä jopa alle sentin sivuhintaan. Teholaitteen ostohinta on kuitenkin 500–1000 euroa tai enemmän.

Värillinen sivu samalla peitolla maksaa lasertulostimella 10–20 senttiä. Halvimmillaan värilaserin voi saada alle 200 eurolla. Tehotulostimilla värisivun hinta voi tippua alle viiteen senttiin.

Mustesuihkutulostin on ostohinnaltaan edullisin, ja tulostusjälki on erinomainen. Halpaa mustesuihkutulostaminen ei silti ole. Viiden prosentin peitolla sivun hinnaksi tulee noin 15–30 senttiä.

Tulostuksen hinta nousee maksimiin, kun mustesuihkutulostimeen ladotaan valokuvapaperia ja tulostetaan sivun täyttäviä valokuvia. Valokuvapapereiden hinnat alkavat 25 sentistä sivulta, mutta paksu kiiltävä paperi voi maksaa euronkin. Mustetta kuluu paljon. Normaalimateriaaleilla sivun hinnaksi tulee yleensä 1–1,20 euroa sivulta, mutta hinta voi olla korkeampikin.

Miten säästää tulostuksessa?

Jos tulosteissa ei tarvitse valokuvalaatua, kannattaa hankkia lasertulostin. Parempaan laatuun tarvitaan mustesuihkutulostinta. Silloin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota musteiden hintaan. On parempi valita malli, jossa värit ovat erillisissä säiliöissä. Näin yhden värin loppuminen ei pakota koko värikasetin vaihtoon.

Jos tulostaa paljon, voi paras ratkaisu olla kahden tulostimen yhdistelmä. Edullinen mustavalkolaser hoitaa pääosan tulostuksista edullisesti. Kun tarvitaan laatua, käytetään mustesuihkutulostinta. Mustesäästöt korvaavat nopeasti kahden tulostimen hinnan.

Mustelasku säädöillä pienemmäksi

Väritulostimet eivät useinkaan tulosta mustaa väriä mustalla, vaan musta saatetaan rakentaa muista väreistä. Jälki on vaativassa tulostuksessa näin parempaa, mutta tapa on melkoisen kallis. Kannattaa siis määrittää asetuksista, että musta todella tulostetaan mustalla värillä.

Tutumpi asetus on vedos- tai säästölaatu, joka vähentää käytettävän musteen määrää. Ikävä kyllä, valmistajat piilottavat vedoslaadun asetuksen tulostinajurin syövereihin.

Vedoslaadun saa käyttöön helpomminkin. Tulostimen voi asentaa tietokoneelle toiseen kertaan. Windows osaa käyttää molemmissa samaa ajuria, mutta tulostimiin voi tehdä eri asetukset ja niille voi antaa laatua kuvaavat nimet. Parhaan laadun tai säästölaadun voi näin valita suoraan tulostinlistasta.

Tarvikekasetti säästää – ongelma on laatu

Kun valmistajat pitävät musteiden hinnat korkealla, syntyy kysyntää halvemmille tarvikeväreille. Niissä on kuitenkin myös ongelmia.

Helpoin tapaus on lasertulostimen musta väri. Tyhjän kasetin voi kierrättää täyttöpalvelussa. Hinnat vaihtelevat palvelun ja tulostimen mallin mukaan. Harva käyttäjä huomaa eroa kierrätetyn ja uuden kasetin tulostuslaadussa.

Väritulostus on herkempi väri- ja laatuvirheille. Mustesuihkuissa ongelmia voi tulla tukkeutuvien suuttimien kanssa. Toisinaan tarvikekasetit toimivat ja laatu on varsin hyvää. Toisinaan kasetit eivät toimi kunnolla tai värisävyt vääristyvät.

Pdf-tiedosto voi korvata paperin

Paras tapa säästää tulostamisessa on tietysti vähentää tulosta-napin painalluksia. Jo pelkällä käyttäjien opastamisella pääsee pitkälle, jos luonnon säästämiseen löytyy halukkuutta.

Hyvä tekninen apukeino on pdf-tiedostojen käyttö. Joissakin monitoimilaitteissa kopion voi tehdä paperin sijasta pdf-tiedostoon, joka lähetetään suoraan käyttäjän tietokoneelle. Tietokoneessa tulostuksen voi ohjata pdf-tiedostoon sopivalla apuohjelmalla. Tietojen postittaminen ja arkistointi tiedostoina on paljon halvempaa kuin paperilla.

Säästäjän muistilista

1. Muista säätää tulostimen ajurit.
2. Tulosta kaksipuolisesti.
3. Käytä vedoslaatua.
4. Hanki tarkoituksiisi sopiva tulostin.
5. Harkitse tarvikekasettien ostoa.

Nettiyhteyksissä ja puhelimessa voi säästää paljon

Suurin osa tietotekniikkaan käytetyistä euroista voi päätyä teleoperaattorin kassaan. Moni ei tätä huomaa kun maksu jakautuu pieniin kuukausieriin. Pienistä puroista kasvaa nopeasti melkoinen vuosilasku. Jos lasketaan, että laajakaista maksaa keskimäärin 35 euroa kuussa, mobiililaajakaistaan kuluu kymppi ja kännykkäliittymään kuukausittain 25 euroa seuraa tästä 840 euron vuosilasku. Summa voi olla paljon suurempikin. Monet maksavat nopeasta laajakaistasta 50 euroa ja mobiililaajakaistasta 20 euroa kuussa. Kun tähän lisätään 40 euron kännykkälasku, nousee vuosihinta huimaan 1320 euroon.
Laajakaista
35 €/kk

Mobiililaajakaista
10 €/kk

Kännykkäliittymä
25 €/kk

Yhteensä vuodessa
840 €

Säästäjän muistilista

1. Vaihda laajakaista hieman hitaampaan. Harva tarvitsee nopeinta mahdollista yhteyttä.
2. Vaihda kännykkäliittymä kiinteähintaiseksi.
3. Mieti tarvitsetko todella mobiili- laajakaistaa.
4. Tutki operaattorisopimus tarkkaan.
5. Hanki kaiken kattava tietoliikennepaketti.
--------------------------------------------------------------------------------

Näin säästät tietoliikennekuluissa

Helposti luulisi, että laajakaistahinnat on kilpailtu samalle tasolle, mutta näin ei ole. Varsinkin valokuituyhteydet tuovat hintaeroja, sillä kuitua ei tarvitse vuokrata kilpailijalle. Valokuidun taloyhtiöön vetänyt operaattori pystyy tarjoamaan laajakaistaa huomattavasti kilpailijaa edullisemmin.

Esimerkiksi kahdeksan megabitin normaalihinta on noin 43 euroa kuukaudessa. Valokuidun myötä nopeampaa kymmenen megabitin liittymää tarjotaan 33 eurolla kuussa. 18 kuukauden sopimuksella hinta olisi vain 28 euroa kuussa. Operaattoria vaihtamalla säästäisi siis 15 euroa kuussa eli 180 euroa vuodessa. Oman kodin kilpailutilanteen voi tarkistaa operaattorien nettisivuilta.

Kännykkäkuluissa voi säästää kiinteähintaisilla paketeilla, joiden valikoima on laaja. Reilulla kymmenellä eurolla voi saada 250 minuuttia puheaikaa kuukaudessa, ja 20 eurolla 500 minuuttia. Kun paketin räätälöi omia tarpeita vastaavaksi, voi laskua pienentää 10–20 euroa kuussa tai enemmänkin.

Kolmas säästökohde on mobiililaajakaista. Jos maksaa liittymästä 20 euroa kuussa, kannattaa etsiä tarjouksia, joissa hinta laskee kymppiin. Yleensä sopimukseen täytyy sitoutua vuodeksi tai kahdeksi, joten tarvetta kannattaa ensin miettiä.

Vieläkin halvemmalla voi päästä. Jotkin operaattorit tarjoavat yhdistelmäsopimusta, joka kattaa kaikki yhteystyypit. Huippunopean laajakaistan, mobiilinetin ja kännykkäliittymän voi saada 50 euron yhteishintaan.

Vaihtoehtojen ja tarjousten tutkiminen on eittämättä työlästä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että jokainen kuukautta kohti säästetty kymppi merkitsee 120 euroa vuodessa.

Säästäminen yrityksissä – suuria mahdollisuuksia, suuria riskejä

KPMG:n kansainvälinen tutkimus väittää, että jopa 90 prosenttia yritysten it-säästöhankkeista ei saavuta tavoitteitaan, tai ne jäävät lyhytaikaisiksi. Muidenkin selvitysten mukaan tietotekniikassa säästetään usein väärällä tavalla.

Säästötarve voi tulla nopeasti, ja tuloksiakin halutaan pian. Ulkoistusyhtiöille ilmoitetaan, että sopimusten hintoja halutaan alaspäin. Tämä on hyvä idea, sillä monesti pyyntöön suostutaan. Taantumassa palvelujen käyttökin yleensä kevenee ja asiakkaista halutaan pitää kiinni. Toinen nopea säästötapa on henkilöstön vähentäminen ja uusien it-hankkeiden laittaminen jäihin. Tässä piilee melkoisia vaaroja.

Tutkimusten mukaan kaksi kolmasosaa it-järjestelmien kustannuksista liittyy olemassa olevan tekniikan ylläpitoon. Uusi tekniikka tuppaa olemaan vanhaa tehokkaampaa ja edullisempaa ylläpitää. Jos siis uudet hankkeet laitetaan jäihin ja niiden henkilöstöä irtisanotaan, tekniikka vanhenee ja ylläpidon kustannukset kasvavat. Samalla yrityksen liiketoiminta jää paitsi uusista järjestelmistä, jotka olisivat tehostaneet toimintaa. Muutaman vuoden kuluttua tekniikka on rapautunut, mutta it-lasku voi olla alkuperäistä suurempi.

Perusongelma on säästömahdollisuus

Syynä epäviisaisiin ratkaisuihin on usein tietotekniikan perinteinen ongelma. It-väki ei ymmärrä riittävästi yrityksen liiketoiminnasta, ja yrityksen johto ei ymmärrä tietotekniikkaa.

Johdossa ajatellaan usein, että tietotekniikka on vain välttämätön paha, josta voi säästää helposti juustohöyläperiaatteella. Tietotekniikkapuolella taas käytetään rahaa hankkeisiin ja järjestelmiin, jotka ovat teknisesti järkeviä, mutta liiketoiminnan kannalta melko hyödyttömiä.

Ongelmassa piilee oiva mahdollisuus nopeisiin ja merkittäviin säästöihin. Kannattaa istua rauhassa alas ja tutkia huolellisesti, mitä järjestelmiä ja palveluja on olemassa, ja mikä on niiden arvo yritykselle. Monesti apuun hankitaan konsultteja, joilla on kokemusta säästöhankkeista.

Vaihe 1 – turha kulutus pois

Voidaan huomata, että jokin projekti tai palvelu on melko hyödytön. Ehkä projekti epäonnistui, tai aika on ajanut palvelun ohi. Turhien järjestelmien, palvelujen ja projektien lopettaminen tuo heti suuria säästöjä.

Accenturen johtava konsultti Kari Peltonen kertoo, että eräästä yrityksestä löytyi selvityksessä runsaasti palvelimia, jotka eivät näyttäneet kuuluvan kenellekään. Kun asia ei selvinnyt, palvelimet sammutettiin. Kukaan ei valittanut. Ylläpitolasku tippui merkittävästi.

KPMG:n johtava konsultti Panu Härkönen puolestaan kertoo eräässä selvityksessä huomatun, että ulkopuolelta ostettu it-palvelu oli määritelty aivan liian suureksi. Palvelu neuvoteltiin nopeasti oikealle tasolle, ja hintalappu tippui heti merkittävästi.

On myös syytä miettiä laatuvaatimuksia. Tarvitseeko jonkin palvelun toimia 24/7-periaatteella? Voidaanko palvelun laatutasoa (sla, service level agreement) laskea? Kustannukset yleensä laskevat, olipa kyseessä oma tai muualta ostettu palvelu.

Alkuselvityksessä kannattaa etsiä muitakin ilmiselviä säästökohteita. Voidaanko tietoliikenteen laskua pienentää? Onko yrityksellä tarpeettomia ohjelmalisenssejä? Voidaanko hankintoja keskittää ja järkeistää? Tällaisessa kartoituksessa löydetään yleensä tuntuvia säästöjä. Samalla saadaan ostettua aikaa ja rahaa toisen vaiheen säästöohjelmaan.

Vaihe 2 – järjestelmien optimointi

Tietotekniikan säästötalkoita ei kannata unohtaa nopeiden alkuvoittojen jälkeen. Järkeistämistä kannattaa jatkaa syvemmälle, sillä monesti hyödyt ovat suurempia.

Yrityksissä on paljon päällekkäisyyksiä. Eri osastot ovat hankkineet erillisiä järjestelmiä pohjimmiltaan samaan tarkoitukseen. Jos nämä yhdistetään, voi hyöty olla paljon suurempi kuin vain toisen järjestelmän kustannusten poistuminen. Esimerkiksi koko yrityksen kattava asiakashallinta on järkevämpi ratkaisu kuin tietojen ripottelu yksittäisten osastojen erillisiin tietokantoihin.

Palvelinjärjestelmiä voidaan tehostaa esimerkiksi virtualisoinnilla, jossa yhdessä koneessa ajetaan jopa 10–20 virtuaalista konetta. Palvelinten määrä ja niiden aiheuttamat piilokulut voivat vähentyä dramaattisesti.

Tällaisten hankkeiden säästöt näkyvät ehkä vasta kuukausien tai vuosien päästä, mutta tuloksena on järkevämpi, edullisempi ja helpommin hallittava kokonaisuus.

Vaihe 3 – toimintatapojen järkeistys

Kaikkein suurimmat säästöt saattavat löytyä strategiselta tasolta, jossa pohditaan, miten palveluja tarjotaan ja hallinnoidaan. Onko yrityksen toimintatavoissa ja prosesseissa parantamisen varaa? Voitaisiinko joitain työvaiheita jättää kokonaan pois? Tuotetaanko palvelut itse, vai ostetaanko ne muualta? Olisiko järkevää ulkoistaa sovelluskehitys tai ylläpito Intian tapaisiin edullisempiin maihin?

Nämä ovat suuria kysymyksiä, joita pitää miettiä huolellisesti. Takavuosina innostuttiin esimerkiksi tietojärjestelmien ulkoistamisesta, mutta monesti hankkeet epäonnistuivat. Haluttuja säästöjä ei saavutettu, palvelu oli kehnoa tai tietojärjestelmien kehitys pysähtyi. Toisaalta monet ulkoistukset ovat onnistuneet mainiosti, ja kaikki ovat tyytyväisiä.

Fiksu säästäminen ei ole helppoa. Tulosten saaminen voi kestää vuosia, ja yleensä säästämiseen pitää ensin investoida aikaa ja rahaa. Tulokset ovat kuitenkin aivan toista luokkaa kuin lyhytnäköisissä kulujen pikaleikkauksissa.

Mihin yritysten it-raha oikein kuluu?

Harva yritys tietää vastausta tähän kysymykseen. It-kulut on ripoteltu eri yksiköihin ja eri puolille budjettia. Kulut ja niiden jakautuminen myös vaihtelevat valtavasti yrityksestä toiseen. Tutkimusyhtiöiden selvitykset antavat kuitenkin jonkinlaista osviittaa kuluista ja säästömahdollisuuksista.

Suurin yksittäinen rahareikä ovat datakeskukset (21 prosenttia), kertoo Gartnerin vuodenvaihteessa julkaisema selvitys. Työasemien ja lisälaitteiden osuus on vain 11 prosenttia. Puhelinverkon ylläpito vie rahoista kymmenen prosenttia, eli melkein tuplasti enemmän kuin dataverkko. Helpdesk-tukeen kuluu neljä prosenttia rahoista ja it-hallintoon yhdeksän prosenttia. Mielenkiintoista on se, että sovellusohjelmien kehitys, hankinta ja ylläpito vievät it-rahoista yhteensä 39 prosenttia.

Luvuista paljastuu heti lupaavia säästökohteita. Puhelinverkon ylläpito on monesti kohtuuttoman kallista. Ei ihme, että puheluja siirretään lähiverkkoon ja internetiin voip-tekniikoilla. Samalla saadaan melkoisia säästöjä ulkomaanpuheluissa. Tuntuvia säästöjä tavoitellaan myös palvelinkeskuksia tehostamalla.

Sovellusten määrää vähentämällä voidaan säästää valtavia summia lisensseissä ja ennen kaikkea ylläpidossa. Uusia ohjelmistoprojekteja kannattaa harkita tarkkaan, ja vanhaa ohjelmistokantaa kannattaa järkeistää.

Työasemien osuus kuluista on sen sijaan melko pieni. Tämä on yksi syy siihen, miksi perinteistä pc-tekniikkaa muuttavat hankkeet etenevät hitaasti.

Jos jaetaan kuluja rautaan, ohjelmiin, ulkoistukseen ja henkilökuluihin, huomataan että suurin osa rahasta menee työntekijöiden palkkoihin. Säästöt ikävä kyllä merkitsevät yleensä myös väen vähentämistä.

Älä säästä näin…

Kärjistetty esimerkki siitä, miten säästetään väärin. Jos kaikki uudet it-projektit laitetaan jäihin, iskee säästö uutta liiketoimintaa luoviin palveluihin ja it-järjestelmien modernisoimiseen. Rahaa kyllä säästyy aluksi, mutta pitkällä aikavälillä bisnes kärsii ja vanhenevien järjestelmien ylläpitoon kuluu yhä enemmän rahaa.

…vaan näin

Huonot projektit pitääkin lopettaa, mutta fiksu etsii säästettävää ennen kaikkea ylläpidon kustannuksista. Löytyykö palveluja, järjestelmiä tai ulkoistussopimuksia, joista on vain vähän hyötyä? Voidaanko niitä lopettaa tai muuttaa pienemmiksi? Fiksun säästämisen vaikutus säilyy pitempään.

Säästäjän muistilista

1. Harkitse säästöjä tarkkaan.
2. Pidä It-johdon ja yritysjohdon
yhteinen palaveri.
3. Kilpailuta ulkoistus.
4. Panosta uuteen tekniikkaan,
sen ylläpito on halvempaa.
5. Muista, että säästäminen on
pitkäjänteinen prosessi.