Vältä sähköpostin miinat – älä kirjoita näitä viesteihin
5
Sähköposteista kaivetuista vahingollisista viesteistä on tullut niin arkinen ilmiö Yhdysvalloissa, että yhtiöitä kurssitetaan jo miten välttää ongelmia. Sähköpostiviestintään jää helposti monia miinoja, jotka räjähtävät silmille kun tutkijat katsovat niitä. Kurssi neuvoo, millaisia ilmaisuja ei pidä laittaa viesteihin. On myös kokonaisia viestityyppejä, jotka ovat tavattoman vahingollisia.
Lääkealalla yrityksiä kurssittaa The Medical Technology Learning Institute and Compliance-Alliance, kertoo uutistoimisto Reuters. Kurssilla muistutetaan, että sähköpostiviestintä ja asiakirjat jäävät yritysten haltuun jopa ikuisesti, ja oikeusjuttujen yhteydessä tutkijat pääsevät lukemaan niitä. Näin on varsinkin lääkealalla, joka on tarkasti säänneltyä, ja jossa oikeusjutut ovat Yhdysvalloissa yleisiä.
Älä kirjoita näin viesteihin
Tutkijoiden käsissä monet ilmaisut ovat tulenarkoja, vaikkei niillä välttämättä olisi viitattu mihinkään asiattomuuksiin. Viestin kirjoittajan tulisi aina miettiä teksti niin, että ulkopuoliset voivat lukea sen huoletta.
Esimerkiksi teksti "tavataan torstaina ja tuhotaan asiakirjat" kannattaisi laittaa muotoon "tavataan torstaina ja käsitellään asiakirjat säilytyskäytäntöjen mukaisesti", neuvoo kurssi Reutersin mukaan.
Viesteissä ei kannata kirjoittaa, että jonkin yrityksen tekemä asia on laiton tai että jotain asiaa laiminlyödään. Sen sijaan kannattaisi kirjoittaa, että "voitaisiin väittää, ettei tämä täytä vaatimuksia" tai "emme ehkä ole olleet niin varovaisia kuin meidän olisi pitänyt olla", kertoo Reuters.
Oman selustan suojaamisen viestit ovat vaarallisia
Erityisen vaarallisia ovat viestit, joilla yksittäinen työntekijä yrittää varmistaa oman asemansa. Hän voi lähettää esimiehelleen viestin, jossa suorasanaisesti varoitetaan, miten yhtiö toimii väärin joissain asioissa.
Työntekijä voi luulla, että kirjallinen dokumentti hänen varoituksestaan voi pelastaa hänet mahdollisesta pulasta myöhemmin. Viesti ei välttämättä vapauta vastuusta, mutta yritykselle se voi olla erittäin tuhoisa.
Kurssia on toki arvostelu myös siitä, että se voi auttaa yrityksiä rikkomaan lakia.
