Joka toinen yritys arkistoi sähköpostit
0
Sähköpostien tallennus ja arkistoiminen alkaa olla arkipäivää monessa yrityksessä. Ohjelmistoyritys Veritaksen teettämään tutkimukseen osallistuneista yrityksistä lähes joka toinen arkistoi sähköpostin. Toisaalta noin 20 prosenttia ei nähnyt sitä tarpeelliseksi. "Sähköpostin arkistoiminen yleistyy, sillä ne sisältävät paljon liiketoiminnan kannalta tärkeää tietoa", Veritaksen myyntipäällikkö Jan Degerth ennustaa.
Sopimusten ja tarjousten sähköinen arkistointi on jo pitemmällä. 61 prosenttia yrityksistä on omaksunut käytännön ja 31 prosentilla se on työn alla tai suunnitteilla. Tutkimuksessa mukana olevat yritykset pitävät yhtenä suurimmista syistä lisääntyneisiin tallennustarpeisiin viranomaismääräykset, joiden vaikutuksen uskotaan edelleen kasvavan.
Kotimaisten ja EU-säädösten lisäksi myös muu rajantakainen lainsäädäntö vaikuttaa, esimerkiksi amerikkalaisyrityksiä sähköpostin tallentamiseen velvoittava Sarbanes-Oxley -laki. "Jos yritys tekee bisnestä amerikkalaisten kanssa, öain velvoittamat käytännöt on pakko omaksua", Veritaksen teknologiajohtaja Mark Seager tähdentää.
Turhaakin säilötään
Jos tallennusjärjestelmät ja käytännöt eivät ole ojennuksessa, kuluu huomattava osa tallennuskapasiteetista aivan turhan tiedon säilömiseen. Tutkimukseen osallistuneista yli 35 prosenttia arveli, että 20-40 prosenttia tallennuskapasiteetista täyttyy yrityksen toiminnan kannalta toissijaisista tiedoista.
"Tallennettavan tiedon määrä kasvaa, samoin tallennettavien tiedostotyyppien kirjo. Haasteeksi muodostuu tallennetun tiedon järjestäminen ja saatavuus, itse tallennus on vain jäävuoren huippu", Seager kuvailee.
