Työelämän tietosuojalaki tänään voimaan
0
Tänään 1.10.2004 astuu voimaan uusi työelämän tietosuojalaki, joka käsittelee muun muassa työnantajan oikeuksia työntekijän sähköpostin hakemiseen ja avaamiseen.
Sähköpostin voi katsoa kuuluvan työnantajalle, mikäli viesti on esimerkiksi muotoa etunimi.sukunimi@yritys.fi, ja viestin lähettäminen ja lukeminen tapahtuu työntekijälle annetun käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Laissa huomioidaan, että työpaikan sähköpostia käytetään yleisesti myös työhön kuulumattomaan henkilökohtaiseen viestintään. Yksityisluonteinen sähköpostiviesti on luokiteltavissa samaan luottamuksellisen viestinnän piiriin kuin puhelut. Sähköposti nähdään kuitenkin puheluista eroavana viestimismuotona, koska työntekijän sähköpostiin tulee sekä työnantajalle että työntekijälle kuuluvia viestejä.
Työntekijän suostumus tarvitaan
Nykyisten säännösten mukaan viestin voi avata ja lukea toinen henkilö työntekijän suostumuksella, joka edellyttää työntekijän luovuttavan käyttäjätunnuksensa ja salasanansa esimerkiksi työtoverilleen.
Työnantajan täytyy kuitenkin tarjota työntekijälle erilaisia mahdollisuuksia sähköpostiviestintään, kuten että sähköpostijärjestelmä lähettää viestin lähettäjälle automaattisen ilmoituksen työntekijän poissaolosta ja sijaisesta. Toinen vaihtoehto on, että työntekijän poissaolon aikana viestit ohjataan toiselle henkilölle tai toiseen työntekijän käytössä olevaan sähköpostiosoitteeseen. Työnantajalla ei kuitenkaan ole oikeutta tehdä työntekijän sähköpostiin tällaisia ohjauksia, vaan työntekijän täytyy itse hoitaa viestien edelleenohjaus.
Työntekijällä ei ole velvollisuutta käyttää tarjottuja mahdollisuuksia. Mahdollisuuksien tarjoaminen kuitenkin oikeuttaa työnantajan selvittämään, onko työntekijälle hänen poissaollessaan tai juuri ennen poissaoloaan lähetetty työnantajalle kuuluvia liiketoiminnan kannalta tärkeitä viestejä, kuten muun muassa tilauksia, laskutusta koskevia tai reklamaatioita.
Viestin otsikko ja lähettäjätiedot saa selvittää lisäkriteerein
Viestin kuulumista työnantajalle arvioidaan muun muassa lähettäjän tunnistamistietojen tai viestin otsikon perusteella, jotka eivät kuulu luottamuksellisen viestin ydinsisältöön. Näiden tietojen selvittämiseen tarvitaan vielä liuta pakollisia lisäkriteereitä.
Laissa on näiden lisäksi huomioitu myös kuolleen työntekijän viestien luottamuksellisuus, ja työnantaja on oikeuttu käyttämään oikeuksiaan vain tietojärjestelmän pääkäyttäjän avulla ja niistä on tehtävä kirjallinen selvitys työntekijälle.
Työnantaja roskapostin estäjänä
Lisäksi laissa on säännöksiä muun muassa tunnistamis- ja paikkatiedoista sekä roskapostista että haittaohjelmista, kuten viruksista ja madoista. Lain mukaan työnantajalla on mahdollisuus ilman työntekijän suostumusta estää sähköpostin ja tekstiviestien vastaanottaminen sekä poistaa viesteistä haittaohjelmia tietoturvan säilyttämiseksi.
