Sähköposti syö 10 vuotta työaikaa
3
Sähköposti on helpottanut asioiden hoitamista ja yhteydenpitoa, mutta silläkin on varjopuolensa. Suuri osa sähköpostiviestinnästä on turhaa, ja aikaa kuluu liikaa tähdellistenkin asioiden hoitamiseen. Sähköposti ei myöskään kunnioita vapaa-aikaa.
Eurooppalaisten päällikkötason työntekijöiden haastatteluihin perustuva Henley Management Collegen tekemä tutkimus kertoo hurjia lukuja. Nykyvauhdilla johtajat ja päälliköt käyttävät sähköpostien kirjoittamiseen ja lukemiseen kymmenen vuotta työelämästään. Näistä vuosista peräti kolme ja puoli kuluvat tarpeettoman sähköpostin käsittelyyn.
"Sähköpostin ongelmana on, että tietoa tulvii runsaasti. Tämä johtuu osittain cc-jakelun helppoudesta, kun kaikille laitetaan viestejä varmuuden vuoksi, oman selustan turvaamiseksi. On laskettu, että yksi lähetetty sähköpostiviesti johtaa 4 - 6 uuteen viestiin", sanoo tutkimuksen tilanneen kuulokeyhtiö Plantronicsin Pohjoismaiden myyntipäällikkö Tom Rosenblad.
Ei pyhitä lepopäiviäkään
Toiseksi sähköpostin huonoksi puoleksi nostetaan ainainen velvollisuus työasioiden pyörittelyyn. Välineet hankkinut työyhteisö pitää usein oikeutenaan viedä työasioita eteenpäin työajan ulkopuolellakin. Sähköpostia voi lähettää ja odottaa siihen vastaustakin esimerkiksi sunnuntaina, vaikka puhelimella ei kehdattaisi asioita silloin hoitaa.
Rosenblad suosittelee asioiden hoitamista puhumalla, koska se on nopeaa, tehokasta ja henkilökohtaista.
"Tutkimuksemme osoittaa, että sähköpostin käyttö on täysin levinnyt käsiin ja se aiheuttaa väärinymmärryksiä ja hidastaa töiden hoitoa. Ja surkean kuvan työyhteisöistä antaa se, että mieluummin hoidetaan asioita sähköpostilla kuin kasvotusten keskustellen tai nopeasti puhelimitse. Tehokkaampaa olisi keskustelun tai kokouksen jälkeen vain vahvistaa
sovitut asiat sähköpostilla", Henley Management Collegen Future Work Forumin johtaja Peter Thomson opastaa.
