Huonot tiedostonimet kiristävät välejä
0
Kun työpaikalla useat ihmiset joutuvat käsittelemään samoja tiedostoja, ei ole yhdentekevää, miten niitä nimetään. Tuoreen tutkimuksen mukaan huonosti nimetyt tiedostot saavat helposti aikaan sekaannuksia ja myös kiristävät työpaikan ihmissuhteita.
Brittiläinen sisällön- ja dokumenttienhallintaan perehtynyt Tower Software on selvittänyt tilannetta Pohjoismaissa, Hollannissa ja Brittein saarilla. Jostakin syystä asiat näyttävät olevan huonoimmalla tolalla manner-Euroopan puolella.
Lähes kaikki haastetullut työntekijät kertovat, että he joutuvat tavalla tai toisella käyttämään samoja tiedostoja työkaverien kanssa. Neljä viidestä nimeää tiedostonsa aina tai usein omien mieltymystensä mukaan, mikä aiheuttaa muille niiden käyttäjille suuria vaikeuksia.
Vainoavat sairaitakin
Lähes puolet kertovat työskennelleensä väärien tai vanhentuneiden tiedostojen kanssa nimeämisongelmien vuoksi. Neljännes arvelee, että tästä syystä on tullut vahingossa annettua väärää tietoa joko esimiehille, asiakkaille tai työtovereille vähintään pari kertaa vuodessa.
Väärin nimetyt tiedostot eivät anna ihmisten edes lomailla tai sairastaa rauhassa, koska niiden löytämiseksi joudutaan usein soittelemaan suuntaan jos toiseenkin. Monet tutkimukseen osallistuneet myöntävät joutuneensa soittamaan työtoverille, asiakkaalle tai yhteistyökumppanille pyytääkseen näitä lähettämään uudelleen jonkin tiedoston, jota eivät vain onnistu paikallistamaan koneeltaan.
Tutkimuksen mukaan huonot tiedostonimet voivat myös kiristää työpaikan ihmissuhteita. Näin tapahtuu todennäköisemmin Brittein saarilla kuin manner-Euroopassa, jossa asiaan suhtaudutaan löysemmin rantein.
"Yritysten kannattaisi suhtautua tiedonhallintaan vakavasti. Hyvin hoidettuna se tehostaa huomattavasti työntekoa ja säästää rahaa ja aikaa. Usein täsmällinen tiedonhallinta on ehdottoman kriittinen tekijä", Tower Softwaren varajohtaja David Oates painottaa.
