Videoneuvottelu leikkaa jopa 1/3:n matkakuluista
4
Ciscon järein Telepresence 3200 -huone vetää jopa 18 keskustelijaa. Edessä ovat kolme 65-tuumaista teräväpiirtonäyttöä.
Yritykset vähentävät erityisesti sisäisiin kokouksiin matkustamista videoneuvotteluiden avulla. "Tällaisena aikana tyypillinen ohje johdolta on, että matkakulut kuriin", sanoo projektijohtaja Mika Ollikainen tutkimusyhtiö Market-Visiosta, jonka selvityksen mukaan parhaimmillaan voidaan päästä kolmanneksen säästöön matkakuluissa.
Arvio säästöistä perustuu Market-Vision selvitykseen videoneuvottelun hyödyntämisestä.
Yritysten ratkaisut vaihtelevat yksittäisten pc:iden muutamien kymmenien eurojen web-kamerasta ja mikrofonista satojen tuhansien eurojen kokonaisiin telepresence-huoneisiin, jotka pystyvät tarjoamaan teräväpiirtotason kuvan ja hyvän äänenlaadun.
"Yleensä yritykset katsovat, miten suuri osa matkakuluista voidaan säästää. Investointi voi maksaa itsensä takaisin hyvinkin nopeasti", toteaa Ollikainen.
Video ei korvaa fyysistä tapaamista
Tyypillisesti isoimmat säästöt syntyvät, kun yrityksellä on toimintaa useissa maissa ja kaupungeissa sekä paljon sisäisiä kokouksia. Videokokoukset voivat myös parantaa yhteydenpitoa liikkuviin työntekijöihin, kuten myyjiin kentällä.
Videoneuvottelu voi säästää fyysisesti aikaa ja tehostaa palaverikäytäntöjä, kun kokouksista tullut nopeampia ja tehokkaampia, luettelee Ollikainen.
Ollikainen kertoo, että tavallista on järjestää asiakkaiden ja kumppanien kanssa ensitapaaminen naamasta naamaan tapaamisessa, mutta sen jälkeen suhdetta voidaan ylläpitää videolla. "Muutamissa ääritapauksissa koko asiakassuhdekin on voinut perustua videoyhteyksiin."
Myyminen on kuitenkin vaikeaa etänä, eikä videoneuvottelu voi korvata fyysistä tapaamista, muistuttaa Ollikainen.
Osta itse tai vuokraa tila
Järeissä videoneuvotteluhuoneissa kilpailevat muun muassa Cisco, HP ja Tandberg. Jälleenmyyjinä toimivat niin it-järjestelmätoimittajat kuin teleoperaattorit.
Esimerkiksi Teliasonera arvioi Ciscon Telepresence 3000 -järjestelmänsä Helsingin ja Tukholman välillä maksaneen itsensä takaisin puolessa vuodessa säästettyinä matkakuluina, vaikka virtuaalisen neuvotteluhuoneen hinta on yli 200 000 euroa huonetta kohti. Helsingissä Vallilassa oleva videoneuvotteluhuone on yhtiön mukaan jatkuvassa päivittäisessä käytössä.
Mika Ollikainen kiittelee Suomen valtionhallintoa siitä, että videoneuvottelua on otettu innokkaasti käyttöön. Kaikissa virastoissa ei ole videoneuvottelutiloja, joten yhteyksiä varten kokoonnutaan eri toimipisteisiin.
Lisäksi markkinoilla on vuokrattavia videoneuvottelutiloja, jotka voi saada käyttöönsä muutamiksi tunneiksi tai päiväksi. Esimerkiksi kiinteistö- ja toimitilapalveluita tarjoava Technopolis on rakentanut näitä tiloja taloihinsa.
Monesti riittää yksittäisen työpisteen tai vain kannettavan tietokoneen videoyhteys. Web-kamerat ovat yleistymässä yrityskannettavissakin.
