Virtuaalikokoukset leikkaavat lentomatkat
0
Nick Earle laskee säätäneensä 17 tuntia työaikaa viikossa sen jälkeen, kun matkusteleminen Ciscon sisäiisiin tapaamisiin loppui. Puolet siitä hän kertoi antaneensa työnantajalleen, ja toisen puolikkaan itselleen ja perheelleen.
Lentoyhtiöt ja bisneshotellit toivovat, että taantuman jälleen liikematkustajat palaavat. Tietoliikenneyhtiö Ciscossa tähän ei uskota. Sen sijaan nähdään yritysten ottavan web-konferensseista ja videoneuvotteluista enemmän irti. "Kun toimintatavat on uudistettu, vanhaan maailmaan ei ole paluuta", sanoo Ciscon Euroopan palveluyksikön johtaja Nick Earle. Cisco hakee jättisäästöjä web-kokousten avulla ja lupaa samaa asiakkailleen.
Ensi viikolla 23 000 Ciscon työntekijää kokoontuu vuosittaiseen konferenssiin. Paitsi että tänä vuonna tapahtuma ei olekaan enää Cisco Sales Meeting Kaliforniassa, vaan Cisco Sales Experience verkossa.
Työntekijöitä ei lennätetä ympäri maailmaa San Franciscoon, vaan sen sijaan tapahtumaan osallistutaan Ciscon Webex-konferenssijärjestelmän avulla paikallisista tapahtumista.
Yhtiöllä on jo reilut 530 virtuaalikokousten neuvotteluhuonetta, joihin mahtuu parhaimmillaan 18 ihmistä. Laajemman joukon esityksiä voidaan tuoda isoille videoruuduille.
Cisco laskee tapaamisen kustannusten laskevan näin 70 miljoonasta dollarista 20:een, ehkä vain 7 miljoonaan dollariin. Parin viikon päästä yhtiössä arvioidaan, miten hyviä tuloksia saatiin. Nick Earle uskoo, että ne voivat olla parempia kuin ennen.
Vaikutus tuntuu Suomessakin. Tiistaina 800 ihmistä eri puolilta Suomea oli kokoontunut Helsingin Messukukseen asiakas- ja kumppanitapahtumaan. "Tällaista tapahtumaa ei tule enää", sanoo Nick Earle Tietokone-lehden haastattelussa.
Earle saapui lentäen Lontoosta Helsinkiin Cisco Expo -tapahtumaan – kenties viimeistä kertaa. Kokoontuminen siirtyy ainakin osin webiin, eli vain läheltä tulevat osallistuvat fyysisesti tilaisuuteen. Loput liittyvät mukaan videoyhteyden kautta.
Cisco arvioi säästäneensä jo yli 500 miljoonaa dollaria videokokousten avulla. Tavoite on päästä miljardiin vuoden 2009 aikana. "Tämän ansiosta olemme voineet kasvattaa uuden kehittämiseen käyttämäämme rahamäärää taloustaantumasta huolimatta", kehuu Nick Earle.
Kokonaan Ciscossa ei uskota matkustamisen loppuvan. Asiakkaita ja ulkoisia sidosryhmiä, kuten lehdistöä tavataan yhä fyysisesti – ainakin ensimmäisellä kertaa. Seuraava tapaaminen voi olla jo virtuaalitilassa.
Ihmiset ja prosessit muutoksen hidasteena
Virtuaalikokoukset säästävät aikaa, ympäristön hiilidioksidipäästöjä ja rahaa, mutta silti osa organisaatioista haraa Ciscon mukaan vastaan. Nick Earle toteaa, että muutos vie aikansa. "Johtajat ovat tottuneet siihen, että kokouksiin matkustetaan. Se on merkki siitä, että on tärkeä ihminen."
Earlen mukaan Ciscon pääjohtaja John Chambers ilmoitti yhtiön sisäisessä pikaviestissä videokokouksiin siirtymisestä, mutta kuuteen kuukauteen toivottua muutosta ei tapahtunut.
Videoneuvottelu vain korvasi puhelut. "Sitten hän sanoi, että teen tämän teille helpoksi. Leikkaan matkustusbudjettinne."
Cisco on toimittanut kumppaneidensa kautta Telepresence-nimellä kutsumiaan videoneuvotteluratkaisuja yli 2300 kappaletta 350 asiakkaalle. Järein 12–18 osallistujan telepresence-järjestelmä maksaa 200–300 tuhatta euroa. Se vaatii noin 8 Mbit/s -nettiyhteyden näyttöä kohti, joita on kolme.
Earle arvioi, että asiakkaat ovat säästäneet investointinsa neljästä kuuteen kuukaudessa rahoitusmallista riippuen, ja kun virtuaalikokoustilan käyttöaste on vähintään 40 prosenttia ajasta.
Tämä vastaa esimerkiksi Teliasoneran arviota siitä, missä ajassa yhtiön järjestelmä Helsingissä Teollisuuskadulla ja Tukholman liepeillä maksoi itsensä takaisin säästetyissä matkakuluissa.
Kansainvälisissä suuryrityksissä videoneuvottelun edut on jo huomattu. Suomessa esimerkiksi metsäyhtiöt ja Nokia ovat ottaneet Ciscon, HP:n, Tandbergin tai muiden toimittajien järjestelmiä käyttöön.
Palvelupaketteja pienemmillekin yrityksille
Cisco Systems Finlandin toimitusjohtaja Esa Korvenmaa uskoo, että vaikutukset myös suomalaiseen yhteiskuntaan ovat laajat. "Tappajasovellus on, että kongressi- ja tapahtumahotellit tulevat kuolemaan."
Nick Earle sanoo, että seuraavaksi tähtäimessä ovatkin pienet ja keskisuuret yritykset. Cisco neuvottelee parhaillaan operaattoreiden kanssa siitä, miten ne voisivat myydä järjestelmiä asiakkailleen esimerkiksi kuukausimaksulla ilman suurta kertainvestointia.
Elisan yritysasiakkaiden yksikön myyntijohtaja Pasi Mäenpää patisti yritysjohtajia asenteenmuutokseen. Mäenpään mukaan uusien työkalujen käytön esteenä ei ole tekniikka, vaan tyypillisesti it-osaston tai ylimmän johdon halu pitäytyä vanhoissa toimintatavoissa.
Mäenpää varoitti myös siitä, ettei tuottavuuden kasvua ole se, it-budjetti leikataan pois,
Cisco Systems Finlandin toimitusjohtaja Esa Korvenmaa sanoi, että Telepresence-tapaamisessa voi saada saman tunteen kuin fyysisesti tavatessa. "Olen jopa palkannut ihmisen tapaamatta tätä fyysisesti."
Cisco Systems Finlandin toimitusjohtaja Esa Korvenmaa sanoi, että Telepresence-tapaamisessa voi saada saman tunteen kuin fyysisesti tavatessa. "Olen jopa palkannut ihmisen tapaamatta tätä fyysisesti."
