Siivoa sähköpostit tänään
0
Sähköpostilaatikkoon on liian helppo piiloutua. Sosiaalisessa mediassa on osa heimoa, joka luo vastuuta, toteaa Luis Suarez
Yrityskäyttäjä saa noin sata sähköpostia päivässä. Kuukaudessa siitä kertyy tuhansien lukemattomien viestien sähköpostiangsti, ellei niitä perkaa viikoittain. Tähän menee kuitenkin aikaa kolme tuntia, mikä vuodessa on kolmen viikon työpanos, jolle olisi parempaakin käyttöä.
Tänään perjantaina on kansallinen sähköpostin siivouspäivä. Siivousvinkkejä löytyy sivustolta www.suurintyhjentaja.fi.
Samassa palvelussa tietotyötä tekevät kertovat esimerkein, miten he hallitsevat omaa postilaatikkoaan. Päivän aikana sivustolla voi myös seurata, kuinka suomalaiset ovat tarttuneet haasteeseen ja raportoida oman urakan onnistumisesta. Perjantai valittiin päiväksi, koska sen jälkeen on rento olo, kuten kotonakin perjantaisiivouksen jälkeen. Raportoimalla voi voittaa kodin fyysisen kevätsiivouksen.
Sähköpostista voi luopua
IBM:n tietojohtaja Luis Suarez lopetti sähköpostin käytön vuonna 2008. Hän tutki viestiketjuja ja pyrki siirtämään työskentelynsä pala kerrallaan sosiaaliseen mediaan. Nyt sähköposteja tulee enää 16 viikossa.
Mikäli ne eivät ole aivan henkilökohtaisia, kuten palkkaukseen liittyviä, hän etsii viestin lähettäjän Facebookista, Twitteristä tai Google+:sta ja vastaa hänelle siellä. Pidemmät vastaukset hän kirjoittaa wikiin tai blogiin, jolloin ne löytyvät hakukoneella eikä häntä enää vaivata samalla kysymyksellä.
Sähköpostin ongelma on se, että se on yksityistä ja läpinäkymätöntä. Monella kokeneella työntekijällä on postilaatikossaan paljon yritykselle arvokasta tietoa. Kun henkilö lähtee talosta, tieto katoaa. Sosiaalisessa mediassa, Wikeissä ja blogeissa tieto on haettavissa, jolloin turhia kyselyitä ei tule ja useampi näkee ihmisten osaamisen.
”Sähköpostilla on helppo työntää omia tehtäviään muille. Pahinta on bcc- ja ccc-vastaanottajien lisääminen, jolloin samalla viestillä kuormitetaan myös joukkoa esimiehiä. Sosiaalinen media on avointa eikä kukaan siellä halua näyttää laiskalta”, toteaa Suarez.
