Tiedon sekamelska teettää entistä enemmän töitä
1
Paperiset ja sähköiset asiakirjat voidaan viedä keskitettyyn tietokantaan, josta ne ovat haettavissa ja lajiteltavissa esimerkiksi avainsanoilla, tekijän, organisaation ja tietotyypin mukaan. Tavoitteena on välttää hajanaisen tallennuksen ongelmat.
Digikameroista ja tulostimista parhaiten tunnettu Canon kasvattaa yritysten palvelubisnestään. Erityisen suure toiveet kohdistuvat yritysten dokumentinhallintaan, koska tietomäärien kasvaessa asiakkaiden ongelmat pirstaloituvien tietovarastojen kanssa lisääntyvät. Canon patistaa yrityksiä panemaan asiakirjansa järjestykseen.
Mika Rajamäki toteaa, että dokumenttien ja sisällönhallinnan ohjelmistot näyttävät kasvaneen viime vuonna paremmin kuin ohjelmistot keskimäärin. Suurin osa bisneksestä syntyy kuitenkin palveluiden myynnistä.
Analyytikko Mika Rajamäki tutkimusyhtiö Market-Visiosta sanoo, että dokumenttien- ja sisällönhallinnan ohjelmistojen markkina oli Suomessa vuonna 2009 noin 47 miljoonaa euroa sisältäen uusien lisenssien myynnin ja nykyisten lisenssien ylläpidon ja tuen.
"Market-Vision arvion mukaan kasvua on tullut noin kuusi prosenttia, eli se on ollut voimakkaimmin kasvava osa ohjelmistoliiketoimintaa."
Sisällönhallinnan palveluiden kanssa puhutaan jo noin 180 miljoonasta eurosta vuodessa. Suurin osa bisneksestä tulee jo siis palveluista.
Asiakirjojen hallintaan kaivataan järjestystä
Kasvuvaraa on, koska yritysten dokumenttien ja web-sisältöjen hallinnassa on vielä paljon tekemätöntä työtä.
Monien työpaikkojen arkipäivää on se, että asiakirjat ovat hajallaan ympäriinsä koneiden kiintolevyillä, ulkoisissa muisteissa, palvelimissa, sähköpostiviesteissä ja paperille tulostettuna.
Kun laitekauppa ei enää vedä takavuosien tapaan, myös Canon vahvistaa palvelupuoltaan. Tämä näkyy siinäkin, että Suomessa jo 40 yritystä on ulkoistanut tulostintensa hallinnan kokonaan Canonille.
Kai Aittomäki sanoo, että asiakirjojen hallinta voi auttaa myös pienimpiä yrityksiä.
Asiakirjojen hallinnassa riittää työsarkaa. Tiedostokopioita on useita, vanhoja versioita niiden mukana. Tietoja on vaikea löytää, eikä tietoturvasta pystytä huolehtimaan. Nämä ovat puuttuvan tai heikosti hyödynnetyn dokumentinhallinnan oireita, luettelee toimistoratkaisujen markkinointipäällikkö Kai Aittomäki Suomen Canonista.
Aittomäki pohtii, että asia on eri näkökulmista ristiriitainen. Tavallinen työntekijä on hämillään, kun työtiedot ovat hajallaan, eikä työnantajalta välttämättä saa tähän apua. It-osasto taas saattaa ajatella, että dokumentinhallinta olisi jälleen yksi uusi ohjelmisto hallittavaksi.
Vastuu jääkin ylimmälle johdolle, jonka on mietittävä, miten työntekijöiden aika käytetään järkevästi, tiedot pidetään järjestyksessä ja tietoturva kunnossa.
Canon viittaa muun muassa Gartnerin selvitykseen, jonka mukaan tavallisen työntekijän työajasta jopa viidennes kuluu kateissa olevan tiedon etsimiseen. Silti yrityksissä ei välttämättä ymmärretä dokumentinhallinnan arvoa. "Jos asian tärkeys olisi täysin ymmärretty, se olisi pistetty jo kuntoon", sanoo Suomen Canonin toimitusjohtaja Harry Nyström.
Yritys myy dokumentinhallintaan Therefore-ohjelmistoaan, jonne kaikenlaiset asiakirjat kootaan yhteen keskitettyyn tietokantaan lajiteltuna ja luokiteltuna.
Canonin toimittamaa Therefore-järjestelmää käyttää 200 asiakasta Suomessa. Käyttäjiä organisaatioissa on vain yhdestä jopa tuhanteen. Ohjelmisto tunnettiin aiemmin nimellä Ados. Nimi vaihtui viime keväänä, ja samalla ohjelmiston käyttöliittymää ja tekniikkaa uudistettiin.
Dokummenttien hallinnassa kymmeniä yrityksiä
Kilpailu on kuitenkin kovaa dokumenttien hallinnassa, jossa ovat mukana niin isot it-palvelutalot kuin kymmenet pienet toimijat.
Canon on Market-Vision arvion mukaan saanut asiakkaita nimenomaan pienistä ja keskisuurista yrityksissä. Suurissa yrityksissä hallitsee erityisesti tallennusjätti EMC hankkimallaan Documentum-ohjelmistolla.
Markkinaosuuksia on haalinut aggressiivisesti ohjelmistoyhtiö Microsoft Sharepoint-ohjelmistollaan. Kilpailijoiden rajanveto on kuitenkin vaikeaa, koska Canonin järjestelmä toimii myös yhteistyössä Sharepointin kanssa.
Suotuisat ajat näyttävät jatkuvan
Market-Visio ennustaa kasvun jatkuvan suunnilleen aiempaan tahtiin tänä vuonnakin. Rajamäki arvioi, että tiedonhallintaan ja -jalostamiseen halutaan panostaa heikkoinakin taloudellisina aikoina. Niiden uskotaan lisäävän koko organisaation tuottavuutta.
Web-sisällön hallintaa taas edustaa tarve kehittää sähköistä kaupankäyntiä ja edistää tiedon parempaa löytymistä. Julkishallinnossa taas sitä edustaa tarve kehittää kansalaisten sähköistä asiointia.
Dokumenttienhallintaa vauhdittaa Rajamäen mukaan tarve viedä paperisia asiakirjoja sähköiseen muotoon esimerkiksi työnkulkujen kehittämiseksi. Samalla tapaa myös liiketoiminnan älykkyyttä kehittävät bi-sovellukset
