Tiedonsäilytyspolitiikka vasta puolella yrityksistä
0
Grego Kosinskin mielestä sähköpostin merkitys ei ole hiipumassa. Määrä kasvaa jatkuvasti, mikä aiheuttaa haasteita viestien arkistointiin ja elinkaaren hallintaan.
Ateena – ”Vasta puolella yrityksistä on tiedonsäilytyspolitiikka”, tiivisti EMC:n sisällönhallintajärjestelmien tuotepäällikkö Grego Kosinski Ateenan Momentum 2009 -tapahtumassa.
Kosinskin mukaan 30 prosenttia yrityksistä pyrkii tosin säilyttämään kaiken tuotetun tiedon, mutta sitä ei voi laskea politiikaksi. ”Kaiken säilyttäminen on tarpeetonta ja tulee kalliiksi”, hän muistutti.
Tiedostoformaateissa kehitys on mennyt hyvään suuntaan. Lähes kaikki yritykset ovat siirtyneet joko pdf-a:n tai xml-kuvausten käyttöön. Avointen standardien ansiosta voidaan olla varmoja siitä, että tänään arkistoidut dokumentit aukeavat vielä vuosikymmenienkin päästä.
Sähköposti on hankalampi tapaus. Sen merkityksen on väitetty vähenevän uusien tekniikoiden myötä, mutta Kosinski on eri mieltä. ”Sähköposti on yhä tärkeämpi viestintäkanava yritysten välillä ja sen määrä jatkaa kasvuaan”.
Sähköpostista päänvaivaa
Sähköpostien hallinta ja arkistointi tuottaa yrityksille päänvaivaa. Postipalvelimen kanta on helppo arkistoida, mutta kun postilaatikon kiintiö tulee täyteen, työntekijät säilövät viestejä paikallisille levyille. Niihin yrityksen keskitetty tiedonhallinta ei ulotu.
EMC julkisti Ateenassa My Documentum -tuoteperheen, joka tuo arkistointitoiminnot Outlook-sähköpostiin, Windowsin työpöydälle ja Sharepoint-sovelluksiin. Integroinnin ansiosta esimerkiksi sähköpostit voidaan arkistoida vetämällä ne hiirellä Outlookista tietovarastoon.
Tiedostojen versiohallinta, oikeusmääritykset ja haku eri kriteereillä integroituvat käyttäjälle tuttuihin sovelluksiin. Mobiilikäyttäjät voivat hyödyntää ominaisuuksia offline-tilassa, jolloin muutokset synkronoidaan seuraavan yhteyskerran aikana.
Saumaton yhteys yrityksen tietovarastoihin on tärkeää, koska erilliset arkistointiohjelmat koetaan hankaliksi. Jos integraatio operatiivisiin sovelluksiin on tehty huonosti, työntekijät eivät käytä sitä.
Kun vanhoja ongelmia ratkaistaan, uusia on jo tulossa. Kosinski myöntää, että sosiaalinen media asettaa uusia haasteita yritysten tiedonhallintaan. ”Voimme tarjota teknisen ratkaisun pikaviestien tallentamiseen ja arkistointiin, mutta Facebook-käyttö on eri asia, koska se tapahtuu kokonaan yrityksen ulkopuolella.”
